12 novembre 2025
Conservazione
La transizione verso il digitale, per aziende e Pubbliche Amministrazioni, non è il futuro: è il presente. Uno dei pilastri di questa evoluzione è la conservazione digitale, un processo che va ben oltre la semplice archiviazione elettronica: parliamo infatti di un sistema regolamentato che deve garantire l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici nel lungo periodo.
Al centro di questo panorama normativo si trova il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), il Decreto Legislativo n. 82 del 2005, che definisce le regole e i principi fondamentali per la gestione e la conservazione dei documenti digitali in Italia.
Comprendere come il CAD si applica alla conservazione digitale significa proteggere il valore legale dei documenti, prevenire contestazioni, semplificare i rapporti con la PA e ridurre i rischi di sanzioni o di perdita di informazioni critiche.
In questa guida vedremo cosa prevede il CAD per la conservazione digitale, quali sono i requisiti minimi da rispettare, quali figure coinvolge (come il Responsabile della Conservazione) e perché affidarsi a un servizio professionale come DocuCloud può fare la differenza.
Vuoi conservare i tuoi documenti digitali a norma di legge?
Attiva ora la Conservazione Digitale DocuCloud Servizio conforme a CAD ed eIDAS • Validità decennale immediata • Ideale per professionisti, aziende e privatiIl CAD è la legge di riferimento che disciplina l'uso degli strumenti digitali nei rapporti tra Pubblica Amministrazione, cittadini e imprese. Nasce con l'obiettivo di promuovere i diritti di cittadinanza digitale, semplificare le procedure e favorire la dematerializzazione dei processi.
Per quanto riguarda la conservazione digitale, il CAD stabilisce le basi normative che assicurano il valore legale dei documenti informatici. Un documento digitale, infatti, è davvero utile solo se può essere esibito e riconosciuto come prova valida nel tempo. Senza una corretta conservazione a norma, un documento informatico, pur esistente, può perdere efficacia probatoria, esponendo l'organizzazione a rischi legali, fiscali e operativi.
Comprendere il CAD significa, quindi, non solo "rispettare la legge", ma proteggere il patrimonio informativo della propria organizzazione, assicurandosi che documenti fiscali, amministrativi e contrattuali siano sempre difendibili in caso di controllo o contenzioso.
L'articolo 44 del CAD, insieme alle Linee Guida di AgID (Agenzia per l'Italia Digitale), descrive in modo dettagliato i requisiti che un sistema di conservazione digitale deve possedere per essere considerato a norma. L'obiettivo è garantire che il documento informatico mantenga nel tempo lo stesso valore probatorio che avrebbe un documento cartaceo correttamente conservato.
Un sistema di conservazione deve assicurare almeno:
Per raggiungere questi obiettivi, la normativa prevede l'adozione di processi specifici, tra cui l'apposizione di marcature temporali e firme digitali sul "pacchetto di archiviazione", oltre alla redazione di un Manuale di Conservazione che descrive in modo puntuale:
Senza questi elementi, il sistema non può considerarsi pienamente conforme al CAD e alle Linee Guida AgID.
Il CAD e le Linee Guida AgID definiscono ruoli e responsabilità chiare all'interno del processo di conservazione. La figura del Responsabile della Conservazione è centrale: è il soggetto incaricato di definire, gestire e vigilare sul sistema di conservazione digitale, garantendo che esso operi nel rispetto delle normative.
Il Responsabile della Conservazione deve, tra le altre cose:
Per le imprese e le PA che non dispongono di risorse o competenze interne sufficienti, la normativa prevede la possibilità di affidarsi a Conservatori Accreditati, ovvero fornitori esterni che rispettano standard elevati di sicurezza e qualità.
Scegliere un partner specializzato come LetteraSenzaBusta, che mette a disposizione servizi come DocuCloud, permette di delegare la parte più tecnica e normativa, mantenendo comunque la governance complessiva del processo.
La conservazione digitale non riguarda solo i documenti "nativi digitali", cioè quelli creati direttamente in formato elettronico, ma anche i documenti analogici che vengono trasformati in digitale attraverso processi di dematerializzazione.
La legge stabilisce che le copie informatiche di documenti analogici possono avere lo stesso valore giuridico degli originali se la loro conformità è attestata da un pubblico ufficiale autorizzato o se non viene espressamente disconosciuta.
Alcuni esempi di documenti che spesso richiedono la conservazione digitale a norma includono:
La scelta di quali documenti sottoporre a conservazione digitale va effettuata valutando la rilevanza legale, fiscale e amministrativa di ciascuna tipologia, tenendo conto dei tempi di conservazione previsti dalle normative settoriali (spesso almeno 10 anni).
Un sistema di conservazione in linea con il CAD aiuta a evitare errori di valutazione, dispersione di documenti e difficoltà di esibizione in caso di controlli.
Molte organizzazioni temono che adeguarsi al CAD significhi introdurre complessità, costi elevati e processi difficili da gestire. In realtà, con gli strumenti giusti, la conservazione digitale può diventare un processo semplice e in gran parte automatizzato.
Le strade possibili sono due:
Soluzioni come DocuCloud permettono di ridurre al minimo l’impatto operativo interno, lasciando al personale il compito di versare i documenti e consultarli quando necessario, mentre il sistema si occupa della loro corretta conservazione a norma.
La conservazione digitale non è solo un adempimento tecnico, ma un pilastro della gestione documentale moderna. Il CAD offre il quadro normativo necessario per garantire che i documenti informatici abbiano pieno valore legale, purché siano conservati secondo regole precise.
Ignorare o sottovalutare questi obblighi significa esporsi a rischi concreti: contestazioni in caso di controllo, difficoltà di esibizione dei documenti, sanzioni fiscali e perdita di credibilità nei confronti di clienti, fornitori e Pubblica Amministrazione.
Affidarsi a soluzioni professionali come DocuCloud consente di rispettare il CAD senza complicarsi la vita, trasformando un vincolo normativo in un vantaggio competitivo in termini di sicurezza, organizzazione e affidabilità.
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Il CAD e le Linee Guida di AgID richiedono che un sistema di conservazione digitale garantisca autenticità, integrità, reperibilità, leggibilità e affidabilità dei documenti. Per farlo è necessario adottare processi specifici, applicare marcature temporali e firme digitali e dotarsi di un Manuale di Conservazione che descriva in dettaglio il sistema.
Il Responsabile della Conservazione definisce e attua le politiche del sistema di conservazione, ne monitora il funzionamento e ne assicura la conformità alle normative vigenti. È la figura che coordina procedure, controlli e aggiornamenti, ed è il punto di riferimento in caso di verifiche o ispezioni.
I Conservatori Accreditati sono soggetti che offrono servizi di conservazione digitale conformi agli standard previsti dalla normativa. Affidarsi a un conservatore è particolarmente utile quando l'organizzazione non dispone di competenze interne o infrastrutture adeguate per gestire in autonomia un sistema di conservazione a norma.
In base al contesto, possono essere soggetti a conservazione digitale a norma fatture elettroniche, libri e registri contabili, documenti fiscali e tributari, PEC, contratti firmati digitalmente e documentazione rilevante ai fini GDPR. È opportuno valutare ogni tipologia documentale in funzione degli obblighi di legge e dei tempi di conservazione.
No. Un servizio di archiviazione in cloud conserva i file, ma non garantisce di per sé autenticità, integrità, tracciabilità, gestione corretta dei metadati e procedure di esibizione a norma. Per rispettare il CAD è necessario un vero sistema di conservazione digitale certificato.
No. Il backup è una copia di sicurezza utile per proteggersi da perdite o guasti, ma non garantisce il valore probatorio dei documenti, né rispetta tutte le regole di processo richieste dalla conservazione digitale a norma.
Dipende dalla tipologia documentale e dalla normativa di riferimento. In molti casi (ad esempio per documenti fiscali e contabili) il periodo è di almeno 10 anni. Un sistema di conservazione conforme al CAD aiuta a gestire correttamente scadenze e tempi di mantenimento.
È necessario verificare che vengano rispettati i requisiti previsti da CAD e Linee Guida AgID, che siano gestiti correttamente metadati, firme digitali, marcature temporali e audit trail, e che esista un Manuale di Conservazione aggiornato che descriva il sistema.
Un servizio come DocuCloud è progettato per essere conforme al CAD e alle Linee Guida AgID: gestisce in modo automatizzato marcature temporali, firme digitali, metadati e processi di versamento e archiviazione, consentendoti di conservare i documenti a norma senza dover gestire internamente tutta la complessità tecnica e normativa.
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