Conservazione Digitale a norma

Q: Chi è il Responsabile della Conservazione e cosa deve fare?

È una persona fisica che coordina il processo, controlla i flussi documentali, verifica periodicamente l?integrità dei documenti e mantiene aggiornato il Manuale della Conservazione secondo le Linee Guida AgID.

Q: Quanto costa e come vengono conteggiati i MB? I pacchetti scadono?

Costo a consumo: Euro 0,97/MB per 10 anni. Pacchetti da 50/100/200/500/1000/5000 MB con prezzi decrescenti per MB. Calcolo al MB effettivo (minimo 1 MB per ordine). I pacchetti non hanno scadenza e scalano lo spazio effettivamente usato.

Q: Quali classi documentali sono disponibili?

Sono disponibili 35 classi documentali (ad es. Fatture attive/passive, Registri fiscali, PEC, Manuale della Conservazione, DDT, LUL, Dichiarativi, Verbali, ecc.) per una catalogazione conforme e una gestione semplificata.

Q: È possibile automatizzare la conservazione dei documenti generati da altri servizi?

Sì. Puoi attivare la conservazione automatica per file generati da SuperPEC, cheFIRMA!, Data Certa Online, Raccomandata, Telegramma, Prioritaria Gold, Fax, ecc., con notifiche quando lo spazio pacchetto sta per esaurirsi.

Q: Come si attiva DocuCloud, come si verifica la presa in carico e cosa non è conservabile?

Attivazione gratuita con firma digitale della delega (in qualità di RdC), compilazione e conservazione del Manuale, caricamento documenti/metadata e pagamento a MB o pacchetto. È possibile scaricare il Rapporto di Versamento (RdV) firmato e marcato temporalmente. Non sono conservabili cartelle cliniche elettroniche, dati e documenti sanitari. Sono previste procedure di revoca via PEC, raccomandata o Disdetta Certa.

L'unico servizio di conservazione digitale a consumo effettivo: si attiva gratis, si paga per ogni MB (Pay per Megabyte) e si conserva fin da subito per 10 anni

NO abbonamenti annuali - NO costi nascosti - Paghi solo quello che conservi - Risparmia fino al 68% rispetto ad altri servizi di conservazione

DocuCloud conservazione digitale DOCUCLOUD

Conservazione Digitale per ditte individuali, professionisti e piccole imprese (e anche per privati cittadini)

Cosa è la conservazione digitale e per chi è obbligatoria?

Conservare digitalmente NON significa semplicemente salvare dati e documenti informatici in un semplice hard disk, disco rigido o in un qualsiasi servizio cloud.

La conservazione digitale a norma di legge, chiamata anche preservazione digitale, è un processo informatico che consente di proteggere e custodire documenti e dati informatici garantendone l'integrità, l'autenticità, la leggibilità e la disponibilità nel tempo ai sensi dell’art. 44 del Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) e del DPCM 3 dicembre 2013 (Regole tecniche sul sistema di conservazione).

In Italia la conservazione digitale è obbligatoria per le imprese e le pubbliche amministrazioni che devono conservare le scritture contabili per almeno 10 anni di tempo ai sensi dell’art. 2200 del Codice Civile, mentre per i privati cittadini, anche se non obbligatoria, la conservazione digitale è altamente raccomandabile al fine di mantenere l’accesso a documenti come bollette, polizze, dichiarazione dei redditi, multe o altri documenti importanti e la loro l’integrità sopratutto in caso di eventuali futuri controlli o contestazioni.

Ogni impresa e pubbliche amministrazioni hanno anche l'obbligo di nominare un Responsabile della Conservazione (solo persona fisica) ovvero colui che coordinerà il processo di conservazione, controllerà tutti i flussi di documenti in entrata e anche in uscita e che verificherà periodicamente l’integrità dei dati e dei documenti messi in conservazione, ai sensi delle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Il Responsabile della Conservazione dovrà inoltre creare e firmare il Manuale della Conservazione mantenendolo aggiornato in caso di evenutali futuri rilevanti cambiamenti procedurali tecnologici e normativi.

Quali sono i documenti da conservare obbligatoriamente per 10 anni?

Fatture e corrispondenza: oltre alle fatture di vendita emesse e a quelle di acquisto ricevute, sia cartacee che elettroniche, deve essere conservata tutta la corrispondenza inviata e ricevuta tramite PEC, lettere, raccomandate e telegrammi.
Registri contabili: i libri contabili obbligatori, come il libro giornale, il libro degli inventari e il libro mastro eventuali registri IVA, come il registro delle fatture emesse e il registro delle fatture ricevute.
Bilanci: documenti relativi al bilancio d'esercizio, come bilancio di verifica, stato patrimoniale, conto economico e relazione sulla gestione.
Documenti relativi alle dichiarazioni fiscali: tutte le dichiarazioni annuali dei redditi, IVA, IRAP e i relativi allegati e documentazione di supporto.
Documentazione relativa a contributi e rapporti di lavoro: tutti i documenti legati ai rapporti di lavoro, contributi previdenziali e assicurativi, contratti di lavoro, buste paga e libri paga.
Documentazione relativa alle ritenute d'acconto: i certificati di ritenuta d'acconto e la documentazione relativa alle ritenute operate sui compensi erogati.

Conservazione Digitale per 10 anni a consumo effettivo in base ai MB (Megabyte) conservati

DocuCloud è l'unico servizio di conservazione digitale a norma in Italia che si attiva gratis con la formula Pay per Megabyte e che consente di preservare a norma di legge dati e documenti informatici, per garantire la loro integrità, autenticità, leggibilità e reperibilità per una durata di 10 anni.

Si tratta di un sistema di preservazione digitale a consumo effettivo ideato per professionisti, ditte individuali e piccole e aziende dove il Responsabile della Conservazione (RdC) deve obbligatoriamente coincidere con il titolare/legale rappresentante dell'azienda.

Il processo di conservazione è gestito e garantito dalla società Intesi Group S.p.A., in qualità di conservatore iscritto nel Marketplace dei servizi di conservazione AgID, certificato ISO 9001:2015 e ISO/IEC 27001:2013 e presente nel catalogo delle Infrastrutture digitali e dei Servizi cloud dell’Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale (ACN), disponibile in esclusiva sul portale LetteraSenzaBusta.com

A differenza di tutte le altre aziende che offrono servizi di conservazione digitale di documenti informatici solo a numero di pagine conservate o a blocchi di spazio di GB (gigabyte) all'anno, con conseguenti rinnovi annuali praticamente obbligatori (pena la perdita di tutti i dati e documenti conservati), con DocuCloud non si stipula alcun contratto di abbonamento annuale e si paga per 10 anni di conservazione a norma in base ai MB (megabyte) che effettivamente si vanno a conservare.

Questo per il Responsabile della Conservazione di una azienda significa:

ottenere il pieno controllo delle spese evitando sprechi di spazio e di soldi
avere la tranquillità che i documenti messi in conservazione saranno conservati a norma di legge fin da subito per 10 anni
tutelarsi da eventuali upgrade di spazio e di probabili futuri aumenti dei costi della conservazione digitale
risparmiare minimo il 50% rispetto ai più economici servizi di conservazione digitale

Inoltre il Responsabile della Conservazione potrà creare ed aggiornare il Manuale di Conservazione (obbligatorio dal 1 Gennaio 2022) e disporre di ben 34 classi documentali per poter conservare e catalogare con la massima semplicità e sicurezza tutti i documenti informatici da porre obbligatoriamente in conservazione.

Una funzionalità avanzata di DocuCloud consente, attraverso un'interfaccia semplice e intuitiva, di automatizzare la conservazione digitale di tutti i documenti generati dai servizi di LetteraSenzaBusta, permettendo di selezionare le tipologie di file da conservare e la data di inizio della conservazione.

In particolare, è possibile conservare a norma di legge e in modo completamente automatico i documenti e file relativi ai seguenti servizi:

SuperPEC: tutti i messaggi PEC inviati e ricevuti, comprese le ricevute di accettazione e le ricevute di avvenuta consegna.
cheFIRMA!: tutti i documenti firmati digitalmente, indipendentemente dal formato di firma utilizzato.
Data Certa Online: tutti i documenti in formato PDF su cui è stata apposta la Marca Temporale e il Contrassegno Elettronico, incluse le ricevute del servizio di autoinvio via PEC.
Raccomandata Verde: tutte le copie degli atti giudiziari inviati e delle ricevute di ritorno elettroniche firmate dai destinatari
Raccomandata Senza Busta, Disdetta Certa e Reclamo Sicuro: tutte le copie delle raccomandate inviate, delle ricevute di ritorno e delle ricevute del servizio Anticipata via PEC.
Telegramma 1: tutte le copie dei telegrammi inviati inclusi gli avvisi di consegna elettronica.
Prioritaria Gold: tutte le copie delle lettere prioritarie inviate tramite il servizio Posta 1.
Fax gratis: tutte le copie dei fax inviati, comprensivi dei relativi rapporti di trasmissione.

IMPORTANTE: DocuCloud NON consente di conservare cartelle cliniche elettroniche (CCE), dati e documenti sanitari.

Quante classi documentali sono disponibili con il servizio DocuCloud?

Le classi documentali sono le fondamenta di ogni sistema di conservazione digitale in quanto consentono di catalogare ogni documento nel pieno rispetto della legge.

Il servizio di conservazione digitale DocuCloud dispone delle seguenti 35 classi documentali:

Assegno di Inclusione (ADI), Cedolini, Certificazione Unica, Contratti, Deleghe, Dichiarativi fiscali, Dichiarazione 730, Dichiarazione 770, Dichiarazione Invalidità Civile, Dichiarazione IVA, Dichiarazione IVA 74-bis, Dichiarazione RdC/PdC, Dichiarazione RED, Dichiarazione Redditi Persone Fisiche, Dichiarazione Redditi Società di Capitali, Dichiarazione Redditi Società di Persone, Dichiarazione Sostitutiva Unica (DSU), Documento di Trasporto (DDT), Estratti conto contabili, Fatture attive, Fatture elettroniche attive, Fatture elettroniche passive, Fatture passive, Libri e registri fiscali, Libro Unico del Lavoro (LUL), Manuale della Conservazione, Nodo Smistamento Ordini, Nota spese, Ordini, Posta Elettronica Certificata, Registro giornaliero di protocollo, Registro Volontari, Supporto per la Formazione e il Lavoro (SFL), Verbali Libri Sociali

Come si attiva e come funziona il servizio DocuCloud?

accedi alla pagina Attivazione DocuCloud
registrati su LetteraSenzaBusta.com o effettua il Login
ottieni gratis la Firma Digitale cheFIRMA! con SPID, CIE o video identificazione
attiva gratis il servizio DocuCloud firmando digitalmente in qualità di Responsabile della Conservazione la delega alla conservazione digitale
compila online, firma e conserva digitalmente il Manuale di Conservazione
decidi quali file generati dagli altri servizi di LetteraSenzaBusta mettere in conservazione automatica
carica i documenti da conservare, scegli la classe documentale e inserisci eventuali metadati mancanti
paga con carta di credito in base ai MB caricati o acquista un pacchetto di conservazione da 50, 100, 200, 500, 1000 o 2000 MB
controlla e verifica i dati e documenti messi in conservazione
scarica il rapporto di versamento (RdV) di presa in carico firmato digitalmente con marca temporale dal gestore della conservazione digitale nell'area riservata di LetteraSenzaBusta

Quanto costa il servizio di conservazione digitale DocuCloud?

L’attivazione del servizio DocuCloud è gratuita e poi si paga per ogni MB di spazio messo in conservazione:

Euro 0,97 iva inclusa per ogni MB conservato per 10 anni
Euro 0,79 iva inclusa per ogni MB conservato per 10 anni se si acquista un pacchetto di conservazione da 50 MB per un totale di Euro 39,50
Euro 0,69 iva inclusa per ogni MB conservato per 10 anni se si acquista un pacchetto di conservazione da 100 MB per un totale di Euro 69,00
Euro 0,59 iva inclusa per ogni MB conservato per 10 anni se si acquista un pacchetto di conservazione da 200 MB per un totale di Euro 118,00
Euro 0,49 iva inclusa per ogni MB conservato per 10 anni se si acquista un pacchetto di conservazione da 500 MB per un totale di Euro 245,00
Euro 0,39 iva inclusa per ogni MB conservato per 10 anni se si acquista un pacchetto di conservazione da 1000 MB per un totale di Euro 390,00
Euro 0,37 iva inclusa per ogni MB conservato per 10 anni se si acquista un pacchetto di conservazione da 5000 MB per un totale di Euro 1850,00

IMPORTANTE:

nel caso di un ordine di messa in conservazione di documenti di dimensione inferiore a 1 MB, il calcolo dei MB sarà arrotondato a 1 MB. Esempio: se si caricano documenti di dimensioni totali di 0,42 MB, si pagherà 1 MB.
nel caso di acquisto di un pacchetto di conservazione da 50, 100, 200, 500, 1000 o 5000 MB si andrà a scalare da ogni pacchetto conteggiando lo spazio effettivo in MB caricati. Esempio: se si acquista un pacchetto da 50 MB e si caricano 1,42 MB, dal pacchetto verranno scalati esattamente 1,42 MB, lasciando un residuo disponibile nel pacchetto di 48,58 MB (50-1,42).

N.B. i pacchetti di conservazione non hanno alcuna scadenza temporale e possono essere utilizzati senza alcun limite di tempo.

Conservazione digitale Posta Elettronica Certificata SuperPEC e altri servizi LetteraSenzaBusta

Il servizio di conservazione digitale automatico dei messaggi PEC inviati e ricevuti dalla casella SuperPEC, può essere attivato dopo aver:

attivato il servizio di conservazione digitale DocuCloud
acquistato uno dei pacchetti di conservazione per 10 anni da 50, 100, 200, 500, 1000 o 5000 MB

Pochi secondi dopo l'attivazione saranno messe in conservazione tutte le PEC ricevute e tutte le PEC inviate, comprese le ricevute di accettazione, le ricevute di consegna e gli eventuali avvisi di mancata consegna e si sarà avvisati con una notifica via email e direttamente sulla tua webmail di SuperPEC quando lo spazio nel pacchetto di conservazione sta per esaurirsi, permettendoti di gestire al meglio la tua capacità di conservazione a norma.

Revoca servizio di Conservazione DocuCloud

Nel caso si decidesse di revocare la delega alla conservazione e disdire il servizio di Conservazione Digitale DocuCloud, si deve inviare (a proprie spese) la richiesta di revoca della firma digitale:

via PEC a revoca@ig-trustmail.com allegando modulo di revoca delega alla conservazione con contestuale disdetta del servizio DocuCloud, firmato digitalmente con una Firma Digitale (Firma Elettronica Qualificata) intestastata al richiedente, inclusa la Firma Digitale cheFIRMA!
tramite raccomandata ar indirizzata a: LetteraSenzaBusta c/o Agenzia Sailpost PD1, via petrarca 35 - 35028 Piove di Sacco (PD), allegando copia carta identità e codice fiscale
tramite il servizio Disdetta Certa via Raccomandata Senza Busta con ricevuta di ritorno compilando il modulo revoca alla conservazione con contestuale disdetta del servizio DocuCloud

FAQ. Domande frequenti sul servizio di Conservazione Digitale DocuCloud

1. Che cos’è la conservazione digitale a norma e in cosa differisce da un semplice backup?

La conservazione digitale a norma (preservazione) è un processo regolato dal CAD e dal DPCM 3/12/2013 che garantisce nel tempo integrità, autenticità, leggibilità e disponibilità dei documenti. Non è un semplice salvataggio su hard disk o cloud: segue regole tecniche, ruoli e controlli formali.

2. Per chi è obbligatoria la conservazione digitale in Italia e per quanto tempo?

È obbligatoria per imprese e PA, che devono conservare scritture contabili e documenti per almeno 10 anni (art. 2200 c.c.). Per i privati non è obbligatoria, ma fortemente consigliata per tutelare documenti importanti (bollette, polizze, dichiarazioni, multe, ecc.).

3. Chi è il Responsabile della Conservazione e cosa deve fare?

È una persona fisica (nelle PMI coincide con il titolare/legale rappresentante) che coordina il processo, controlla i flussi in entrata/uscita, verifica periodicamente l’integrità dei documenti e mantiene aggiornato il Manuale della Conservazione secondo le Linee Guida AgID.

4. Quali documenti devono essere conservati obbligatoriamente 10 anni?

Fatture e corrispondenza (PEC, raccomandate, telegrammi), registri contabili (libro giornale/inventari/mastri, registri IVA), bilanci, dichiarazioni fiscali e relativi allegati, documenti su lavoro e contributi, ritenute d’acconto e documentazione connessa.

5. Come funziona DocuCloud e cosa lo rende diverso dagli altri servizi?

DocuCloud si attiva gratis e si paga a consumo effettivo in MB per 10 anni di conservazione (nessun abbonamento/rinnovo periodico). Evita sprechi, blocchi annuali e aumenti futuri, garantendo controllo dei costi e conservazione immediata a norma.

6. Chi gestisce tecnicamente la conservazione e quali certificazioni ci sono?

Il processo è gestito da Intesi Group S.p.A., conservatore presente nel Marketplace AgID, certificato ISO 9001:2015 e ISO/IEC 27001:2013, e presente nel catalogo ACN per infrastrutture e servizi cloud.

7. Quanto costa e come vengono conteggiati i MB? I pacchetti scadono?

Costo a consumo: es. €0,97/MB per 10 anni; pacchetti da 50/100/200/500/1000/5000 MB con prezzi decrescenti per MB. Il calcolo è al MB effettivo con minimo 1 MB per ordine; i pacchetti non hanno scadenza e scalano l’esatto spazio usato.

8. Quali classi documentali sono disponibili?

Sono disponibili 35 classi documentali (es. Fatture attive/passive, Registri fiscali, PEC, Manuale della Conservazione, DDT, LUL, Dichiarativi vari, Verbali, ecc.) per catalogare i documenti in modo conforme e semplificare la ricerca e la gestione.

9. È possibile automatizzare la conservazione dei documenti generati da altri servizi?

Sì. Puoi attivare la conservazione automatica per: SuperPEC (messaggi inviati/ricevuti + ricevute), cheFIRMA! (documenti firmati digitalmente), Data Certa Online (PDF con marca temporale/contrassegno e ricevute), oltre a Raccomandata, Telegramma, Prioritaria Gold, Fax, ecc. Ricevi anche notifiche quando lo spazio pacchetto sta per esaurirsi.

10. Come si attiva DocuCloud, come si verifica la presa in carico e cosa non è conservabile?

Procedura: attivazione, firma digitale della delega (in qualità di RdC), compilazione e conservazione del Manuale, caricamento documenti/metadata e pagamento a MB o pacchetto. Puoi scaricare il Rapporto di Versamento (RdV) firmato e marcato temporalmente. Non è consentita la conservazione di cartelle cliniche elettroniche e dati/documenti sanitari. In caso di revoca, sono previste procedure via PEC/raccomandata/Disdetta Certa.