Chi è e che compiti ha il responsabile della conservazione digitale?

24 novembre 2025

Conservazione

Nel cuore della conservazione digitale: scopriamo il ruolo essenziale del Responsabile della Conservazione

Con l’evoluzione delle norme italiane in materia di amministrazione digitale, la conservazione digitale è oggi obbligatoria per moltissimi documenti informatici, tra cui fatture elettroniche, contratti firmati digitalmente, comunicazioni PEC, atti amministrativi e documentazione fiscale di privati, aziende e professionisti.

La conservazione digitale non è una semplice archiviazione in cloud, ma un processo tecnico e giuridico che tutela i documenti nel lungo periodo, preservandone integrità, autenticità, leggibilità e reperibilità, in piena conformità a quanto stabilito dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dalle Linee Guida AgID.

Affinché la conservazione sia davvero valida, non basta adottare strumenti tecnologici evoluti: è obbligatorio stabilire procedure formali, definire ruoli specifici e nominare figure responsabili. Ed è proprio in questo contesto che assume un ruolo centrale il Responsabile della Conservazione, che supervisiona tutte le attività e garantisce la piena conformità normativa.

Questa figura professionale deve possedere competenze tecniche, capacità archivistiche, conoscenze in materia di sicurezza informatica e un approccio organizzativo strutturato. Nei paragrafi successivi vedremo chi è, cosa fa e quali responsabilità assume. Per comprendere come inquadrare correttamente la conservazione secondo CAD e AgID, può esserti utile approfondire il funzionamento completo della conservazione digitale e dei suoi obblighi legali.

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Takeaways: Punti chiave dell'articolo

• Figura centrale del sistema: scoprirai perché il Responsabile della Conservazione è il “regista” dell’intero processo di conservazione digitale e perché la sua nomina non è un dettaglio formale.
• Compiti operativi e strategici: vedremo quali attività quotidiane, periodiche e di controllo spettano al Responsabile e come queste incidono sulla validità legale dei documenti.
• Manuale di Conservazione: capiremo cos’è, cosa deve contenere e perché rappresenta la “mappa” ufficiale del sistema di conservazione.
• Nomina interna o esterna: analizzeremo le differenze tra Responsabile interno, esterno e delega al conservatore, con un focus sui casi in cui è utile scegliere un partner specializzato.
• Supporto di servizi come DocuCloud: vedrai come un servizio di conservazione digitale a norma può alleggerire il carico operativo del Responsabile e garantire conformità continua a CAD e Linee Guida AgID.

Chi è il Responsabile della Conservazione digitale

Il Responsabile della Conservazione è la figura che ha il compito di governare il sistema di conservazione digitale, assicurandone il corretto funzionamento nel tempo. È il punto di riferimento per l’organizzazione, per i fornitori esterni e per le autorità in caso di verifiche o controlli.

Si tratta di un ruolo che richiede un mix di competenze:

• Normative — conoscenza del CAD, delle Linee Guida AgID e della normativa fiscale e civilistica sui tempi di conservazione.
• Tecniche — comprensione dei sistemi informativi, delle firme digitali, delle marche temporali e delle soluzioni di storage sicuro.
• Archivistiche — capacità di classificare documenti, definire classi documentali e tempi di conservazione.
• Organizzative — gestione di processi, ruoli, deleghe e rapporti con eventuali fornitori di conservazione.

In caso di perdita, danneggiamento o illeggibilità dei documenti conservati, il Responsabile della Conservazione è la prima figura chiamata a rispondere sul funzionamento del sistema e sull’adeguatezza delle procedure adottate.

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Compiti operativi del Responsabile della Conservazione

I compiti del Responsabile della Conservazione vanno ben oltre la semplice “archiviazione” dei documenti digitali. Il suo obiettivo è garantire che i documenti rimangano autentici, integri, leggibili e reperibili per tutto il periodo di conservazione previsto.

Tra i principali compiti rientrano:

• Definire i requisiti del sistema di conservazione, scegliendo soluzioni tecniche e organizzative idonee alla realtà (PA, azienda, studio professionale, ecc.).
• Monitorare il corretto funzionamento del sistema, anche tramite verifiche periodiche, reportistica e controlli sugli accessi.
• Supervisionare i flussi di versamento dei documenti in conservazione, verificando che le informazioni siano complete, corrette e correttamente classificate.
• Verificare periodicamente l’integrità degli archivi e adottare misure per garantire la leggibilità nel tempo (migrazioni, riversamenti, aggiornamento dei formati).
• Garantire la disponibilità e l’esibizione dei documenti conservati in caso di controlli fiscali, ispezioni o contenziosi.
• Gestire incidenti e anomalie (ad esempio problemi di accesso, errori di versamento, segnalazioni di perdita o corruzione di dati) documentando le azioni correttive.

Per supportare queste attività, il Responsabile della Conservazione si avvale spesso di un team interno e/o di fornitori esterni che gestiscono gli aspetti più tecnici, mantenendo però il presidio delle decisioni chiave.

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Il Manuale di Conservazione: la “mappa” del sistema

Uno degli strumenti più importanti nella responsabilità del Responsabile della Conservazione è il Manuale di Conservazione.

Si tratta di un documento ufficiale che descrive in modo chiaro e strutturato:

• l’architettura del sistema di conservazione (piattaforme, infrastrutture, ruoli interni ed esterni);
• le classi documentali gestite, con i relativi tempi di conservazione e le regole di versamento;
• le procedure tecniche di formazione, versamento, conservazione e scarto dei documenti;
• le modalità di firma digitale e marcatura temporale applicate ai pacchetti di archiviazione;
• le misure di sicurezza (controllo accessi, log, backup, disaster recovery);
• le modalità di esibizione dei documenti richiesti da autorità, clienti o altre controparti.

Il Responsabile della Conservazione ha il compito di redigere, mantenere aggiornato e applicare il Manuale di Conservazione, adeguandolo all’evoluzione normativa, tecnologica e organizzativa dell’ente.

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Nomina del Responsabile della Conservazione digitale

Il Responsabile della Conservazione deve essere individuato e nominato formalmente dall’ente o dall’azienda che adotta il sistema di conservazione. La nomina avviene tramite un atto interno (delibera, determina, lettera di incarico, contratto, ecc.) che definisce:

• identità e ruolo del Responsabile;
• ambito di responsabilità (documenti e sistemi coperti dall’incarico);
• durata dell’incarico e modalità di revoca;
• eventuali deleghe operative a strutture interne o fornitori esterni.

La figura può essere:

• Interna — un dipendente o dirigente dell’ente/azienda con adeguate competenze;
• Esterna — un professionista o una società specializzata incaricata tramite contratto;
• Delegata al conservatore — in alcuni casi, parte delle attività possono essere demandate a un conservatore accreditato AgID, che mette a disposizione infrastrutture, procedure e competenze specifiche.

I servizi di conservazione digitale possono quindi essere delegati a soggetti esterni, a condizione che rispettino le Linee Guida AgID e offrano tutte le garanzie richieste dalla normativa.

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Responsabile della Conservazione e DocuCloud: come semplificare il ruolo

Gestire un sistema di conservazione digitale interamente “in casa” può essere complesso, specie per piccole e medie imprese, studi professionali e organizzazioni senza un reparto IT strutturato. In questi casi, affidarsi a un servizio specializzato permette al Responsabile della Conservazione di concentrarsi più sugli aspetti di governance che sugli aspetti tecnici.

DocuCloud è il servizio di conservazione digitale di LetteraSenzaBusta che consente di:

• conservare a norma qualsiasi tipologia di documento digitale (fatture, PEC, contratti, documenti del personale, ecc.);
• beneficiare di una tariffa a consumo (Pay per MB) senza canoni annuali obbligatori;
• automatizzare i flussi di conservazione collegando DocuCloud agli altri servizi della suite (es. SuperPEC, cheFIRMA!, Data Certa Online);
• disporre di procedure e controlli già allineati a CAD ed eIDAS, riducendo il rischio di errori o non conformità;
• contare su un supporto specializzato che affianca il Responsabile della Conservazione nella gestione quotidiana e nelle verifiche.

In questo modo, il Responsabile della Conservazione può svolgere il proprio ruolo con maggiore serenità, sapendo di avere alle spalle un’infrastruttura tecnologica solida e un partner affidabile.

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Conclusione: perché il Responsabile della Conservazione è una figura strategica

Il Responsabile della Conservazione digitale non è una figura puramente formale, ma un ruolo strategico per la compliance, la tutela legale e la continuità operativa di qualsiasi organizzazione che gestisca documenti informatici.

Grazie alle sue decisioni e alle procedure che supervisiona, l’ente può dimostrare nel tempo la piena validità giuridica dei documenti conservati, affrontare senza timori controlli fiscali e ispezioni, e proteggere il proprio patrimonio informativo da perdite, danneggiamenti o contestazioni.

Affidarsi a soluzioni specializzate come DocuCloud significa mettere il Responsabile della Conservazione nelle condizioni di lavorare meglio: meno oneri tecnici, più controllo sui processi e una maggiore garanzia di conformità normativa.

FAQ - Domande frequenti su chi è e che compiti ha il Responsabile della Conservazione digitale

1. Chi è il Responsabile della Conservazione digitale?

È la figura incaricata di governare il sistema di conservazione digitale, assicurandone il corretto funzionamento nel tempo e la conformità alla normativa. Coordina procedure, strumenti e soggetti coinvolti nella conservazione dei documenti informatici.

2. È obbligatorio nominare un Responsabile della Conservazione?

Sì, per i soggetti che adottano un sistema di conservazione digitale a norma è necessario individuare formalmente un Responsabile della Conservazione, interno o esterno, a cui attribuire compiti e responsabilità precise.

3. Qual è la differenza tra Responsabile della Conservazione e Responsabile della Gestione Documentale?

Il Responsabile della Gestione Documentale presidia la fase di gestione corrente dei documenti (protocollazione, classificazione, fascicolazione), mentre il Responsabile della Conservazione è focalizzato sulla conservazione a lungo termine e sul mantenimento del valore legale dei documenti informatici.

4. Di quali competenze deve disporre il Responsabile della Conservazione?

Deve possedere competenze in ambito normativo (CAD, Linee Guida AgID, normativa fiscale e civilistica), tecnico-informatico (firme digitali, marche temporali, sistemi di storage), archivistico (classi documentali, tempi di conservazione) e organizzativo (gestione di processi, ruoli e fornitori).

5. Che cos’è il Manuale di Conservazione e chi lo redige?

Il Manuale di Conservazione è il documento che descrive il sistema di conservazione digitale, i processi adottati, i ruoli coinvolti, le misure di sicurezza e le classi documentali gestite. La sua redazione e il suo aggiornamento rientrano tra le responsabilità del Responsabile della Conservazione.

6. Il Responsabile della Conservazione risponde personalmente in caso di perdita dei documenti?

Il Responsabile non è automaticamente responsabile “in solido” di ogni evento, ma deve dimostrare che il sistema di conservazione è stato progettato, gestito e controllato secondo le regole previste. La sua responsabilità è legata alla corretta impostazione e supervisione dei processi.

7. Il ruolo può essere esternalizzato a un fornitore esterno?

Sì, il ruolo può essere affidato a un soggetto esterno o alcune attività possono essere delegate a un conservatore digitale che fornisce infrastrutture e servizi conformi. Resta comunque necessario definire chiaramente responsabilità e compiti nel contratto e negli atti di nomina.

8. Come può un servizio come DocuCloud aiutare il Responsabile della Conservazione?

DocuCloud mette a disposizione una piattaforma di conservazione digitale già conforme alle normative, con flussi automatizzati, gestione dei metadati, firme e marche temporali. In questo modo il Responsabile può concentrarsi sulla governance del sistema, riducendo il carico tecnico e operativo.

9. Il Responsabile della Conservazione deve essere per forza un dipendente dell’azienda?

No, può essere sia interno (dipendente o dirigente) sia esterno (consulente, società specializzata). L’importante è che abbia le competenze necessarie e che la sua nomina sia formalizzata, con compiti e responsabilità chiaramente definiti.

10. Cosa succede se non viene nominato un Responsabile della Conservazione o il sistema non è a norma?

In assenza di un Responsabile e di un sistema di conservazione digitale conforme, l’ente rischia di non poter dimostrare nel tempo il valore legale dei documenti informatici, con possibili conseguenze in caso di verifiche fiscali, ispezioni o contenziosi. Per questo è fondamentale nominare la figura e adottare un servizio a norma come DocuCloud.