13 novembre 2025
Conservazione
La conservazione digitale ha cambiato in modo radicale il modo in cui aziende, professionisti e PA gestiscono i documenti: fatture elettroniche, PEC, contratti, report fiscali e comunicazioni ufficiali viaggiano ormai quasi esclusivamente in formato informatico.
Questa trasformazione porta enormi vantaggi in termini di efficienza, velocità di ricerca e riduzione dei costi di gestione, ma apre anche un fronte delicato: come proteggere correttamente i dati personali contenuti nei documenti digitali e come impostare processi di conservazione realmente conformi al GDPR, evitando rischi sanzionatori.
I documenti conservati digitalmente possono includere dati personali e categorie particolari di dati (ad esempio informazioni sanitarie, dati biometrici, informazioni economiche o giudiziarie) che devono essere trattati, protetti e conservati nel pieno rispetto del Regolamento UE 2016/679. Per avere un quadro chiaro delle regole tecniche e giuridiche puoi fare riferimento anche a questa guida completa dedicata alla conservazione digitale a norma.
Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), in vigore dal 2018, definisce in modo puntuale i principi da rispettare per la raccolta, l’uso, la conservazione e la cancellazione dei dati personali, imponendo limiti temporali precisi e misure di sicurezza adeguate.
In questa guida vedremo in pratica come conciliare conservazione digitale a norma e GDPR, chiarendo il ruolo del diritto all’oblio, i limiti di conservazione nel tempo, le responsabilità delle aziende e l’importanza di scegliere sistemi e fornitori realmente conformi, in grado di dimostrare la compliance in caso di controlli.
Vuoi conservare i tuoi documenti digitali rispettando davvero il GDPR?
Scopri la Conservazione Digitale con DocuCloud Pay per MB • Conservazione a norma per 10 anni • Soluzione pensata per GDPR e sicurezza dei datiUno dei cardini del GDPR è il diritto delle persone fisiche a mantenere il controllo sui propri dati personali: sapere chi li tratta, per quali finalità, per quanto tempo e con quali garanzie di sicurezza.
Tra i diritti più rilevanti in ottica di conservazione digitale troviamo:
Nel contesto della conservazione digitale, il diritto all’oblio assume un ruolo delicato: non tutti i dati possono essere cancellati immediatamente su richiesta dell’interessato. In presenza di obblighi legali di conservazione (come per fatture, scritture contabili, documenti fiscali), il titolare deve mantenere i dati per il periodo previsto dalla legge, anche se il soggetto chiede la cancellazione.
Essere conformi al GDPR significa quindi saper bilanciare correttamente i diritti della persona con gli obblighi di conservazione previsti dalla normativa civile, fiscale e amministrativa.
Il GDPR introduce il principio di “limitazione della conservazione”: i dati personali devono essere conservati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati.
In pratica, questo significa che:
Quando non esistono limiti temporali stabiliti da una legge specifica, spetta al titolare del trattamento definire, e documentare, un periodo di conservazione proporzionato e giustificabile rispetto allo scopo per cui i dati sono raccolti.
In ambito marketing, ad esempio, i dati relativi a contatti, preferenze e cronologia delle comunicazioni dovrebbero essere conservati solo finché l’azienda ha un legittimo interesse a utilizzarli (e comunque finché l’interessato non revoca il consenso o si oppone al trattamento).
La conservazione digitale dei documenti non riguarda solo lo spazio di archiviazione, ma l’intero processo tecnico, organizzativo e legale con cui i dati vengono gestiti nel tempo.
Per questa ragione, è fondamentale scegliere intermediari accreditati e soluzioni di conservazione digitale a norma, in grado di:
Affidarsi a servizi strutturati e certificati permette alle organizzazioni di dimostrare più facilmente la propria accountability, ovvero la capacità di provare, anche documentalmente, di aver adottato misure adeguate per proteggere i dati e conservare i documenti in modo conforme.
La conservazione digitale dei documenti non è solo un tema tecnologico: è un pilastro della compliance privacy e fiscale di ogni organizzazione moderna.
Per essere davvero conformi al GDPR non basta archiviare i file in formato elettronico: è necessario definire tempi di conservazione chiari, politiche interne documentate e misure di sicurezza adeguate, oltre a saper gestire correttamente le richieste di accesso, rettifica, limitazione e cancellazione dei dati.
DocuCloud, il servizio esclusivo di LetteraSenzaBusta, ti mette a disposizione una piattaforma di conservazione digitale a norma che integra sicurezza, tracciabilità e rispetto dei requisiti normativi italiani ed europei.
Grazie al modello Pay per MB, alla conservazione garantita per 10 anni e all’integrazione con gli altri servizi fiduciari digitali, DocuCloud ti aiuta a proteggere i dati personali contenuti nei tuoi documenti e a dimostrare, in caso di controlli, la piena conformità delle tue procedure.
Visita la pagina dedicata al servizio di conservazione digitale a norma e scopri come ottimizzare la gestione documentale nel rispetto del GDPR.
Pronto ad adottare una Conservazione Digitale a norma, sicura ed efficiente?
Attiva la Conservazione Digitale con DocuCloud Attivazione in pochi secondi • Conformità normativa documentabile • Ideale per privati, aziende e professionistiSì, quando i documenti conservati contengono informazioni riferibili a persone fisiche identificate o identificabili, la conservazione costituisce trattamento di dati personali e deve rispettare il GDPR.
No. Il diritto all’oblio non è assoluto: quando esistono obblighi di legge che impongono la conservazione (ad esempio per documenti fiscali o contabili), il titolare deve mantenere i dati per il periodo previsto, anche in presenza di una richiesta di cancellazione.
Il GDPR prevede che i dati siano conservati solo per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti. Se una legge specifica impone un termine minimo (come i 10 anni per alcune scritture contabili), tale termine va rispettato e documentato nelle policy interne.
No. La conservazione illimitata non è compatibile con il principio di limitazione della conservazione. Alla scadenza dei termini previsti, i dati devono essere cancellati, anonimizzati o resi non più riconducibili all’interessato.
È necessario definire per ogni tipologia di documento le finalità del trattamento, i termini di conservazione (legali e organizzativi), le modalità di cancellazione o anonimizzazione e le responsabilità interne, documentando tutto nel registro dei trattamenti e nelle procedure aziendali.
Il titolare del trattamento è sempre responsabile delle scelte sulla conservazione. Se si affida a un fornitore esterno, quest’ultimo opera come responsabile del trattamento e deve essere nominato tramite un accordo scritto che regoli sicurezza, tempi e modalità di conservazione.
La nomina del DPO è obbligatoria solo in determinati casi previsti dal GDPR (ad esempio enti pubblici o trattamenti su larga scala di categorie particolari di dati). Anche quando non è obbligatorio, avere un DPO o un referente privacy interno aiuta a governare meglio la conservazione digitale.
Il GDPR richiede misure tecniche e organizzative adeguate, come crittografia, controllo degli accessi, autenticazione forte, logging delle attività, backup sicuri, procedure di gestione degli incidenti e verifica periodica dell’efficacia delle misure adottate.
È possibile solo se sono garantiti un livello di protezione adeguato e un quadro di trasferimento conforme (decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altri strumenti previsti dal GDPR). In mancanza di tali garanzie, è preferibile utilizzare fornitori stabiliti nell’UE.
DocuCloud offre un sistema di conservazione digitale a norma che integra sicurezza, tracciabilità, gestione dei metadati e conservazione decennale, aiutando le aziende a rispettare gli obblighi legali e a dimostrare la propria compliance in caso di controlli o ispezioni.
Privacy Policy
Cookie Policy
Aggiornamento cookie
Termini e Condizioni
Copyright Innovatio Online Ltd
VAT number: GB206342932
