Come conservare i file digitali in modo sicuro: consigli utili per evitare errori costosi

25 giugno 2025

Conservazione

Takeaways

È importante capire la differenza tra archiviazione e backup: l'archiviazione è dove i file si trovano quotidianamente, mentre il backup è una copia di sicurezza conservata altrove per ripristinare i dati in caso di perdita; salvare un file su un singolo hard disk non è un vero backup, che invece richiede almeno due copie in luoghi differenti;
Gli strumenti di archiviazione fisica, come hard disk e chiavette USB, offrono controllo diretto, ma sono vulnerabili a guasti e danni; affidare documenti importanti a un unico dispositivo fisico è una strategia rischiosa; anche i servizi cloud, pur utili, non sono sempre la soluzione definitiva per la conservazione sicura a lungo termine a causa delle politiche dei fornitori e dei rischi informatici;
La regola del 3-2-1 è una strategia efficace per la sicurezza dei dati: consiste nel mantenere tre copie dei dati, su due supporti diversi, con almeno una copia conservata in un luogo fisico differente; per i documenti con valore legale, come fatture e contratti, è necessaria la conservazione digitale a norma, che garantisce autenticità e valore legale nel tempo attraverso firme digitali e marche temporali.

Documenti fiscali, fatture, contratti: ogni file può trasformarsi in un problema se non viene conservato in modo adeguato e secondo stringenti criteri di sicurezza

Ogni giorno aziende e professionisti producono e gestiscono una quantità notevole di informazioni digitali, tra contratti di lavoro, fatture, documenti d'identità, ma anche fotografie e video. Questi file rappresentano una parte importante della nostra vita personale e professionale: spesso li diamo per scontati, salvandoli sul desktop del computer o in una cartella generica, credendoli al sicuro. La realtà, purtroppo, è ben diversa: problemi come un guasto improvviso, un furto o un semplice errore umano possono cancellare file importanti, con conseguenze potenzialmente molto gravi.

La perdita di dati non è solo un contrattempo: può causare un danno economico e persino problemi legali. A livello aziendale, è fondamentale adottare strumenti professionali per la conservazione dei file digitali: questo articolo ha lo scopo di spiegarti, passo dopo passo, i metodi più efficaci per proteggere i tuoi documenti e come evitare gli errori più comuni che mettono a rischio il tuo patrimonio digitale.

La prima cosa da fare: distinguere tra archiviazione e backup

Molte persone usano i termini "archiviazione" e "backup" come sinonimi. In realtà descrivono due concetti molto diversi e conoscere la differenza può aiutare a gestire in modo sicuro i dati. L'archiviazione è semplicemente il luogo dove i file "vivono" quotidianamente. La cartella "Documenti" del tuo PC è un sistema di archiviazione: lo stesso vale per un hard disk esterno dove sposti i file per liberare spazio sul computer.

Il backup, invece, è una copia di sicurezza di quei file, conservata in un luogo diverso dall'originale. La sua funzione è quella di poter ripristinare i dati in caso di perdita o danneggiamento dell'originale. Salvare un file solo su un hard disk esterno non è un backup: se quell'hard disk si rompe o viene smarrito, il file è perso per sempre. Un vero backup prevede che esistano almeno due copie dello stesso file in due posti differenti.

Le opzioni di archiviazione fisica e i loro limiti

Gli strumenti di archiviazione fisica sono i più conosciuti: parliamo di hard disk interni o esterni (HDD), unità a stato solido (SSD) e chiavette USB, dispositivi che offrono il vantaggio di avere un controllo totale e diretto sui propri dati ma, essendo sistemi di conservazione "fisica", sono esposti a numerosi rischi.

Un hard disk meccanico ha una vita limitata e può subire guasti improvvisi; una chiavetta USB è piccola e facile da perdere. Entrambi questi supporti sono vulnerabili a danni fisici come cadute, incendi, allagamenti o sbalzi di tensione, per non parlare del rischio di furti. Affidare la conservazione di documenti importanti a un unico dispositivo fisico è una strategia fragile, fin troppo rischiosa: è un po' come tenere tutti i propri risparmi in un solo cassetto di casa.

Conservare i file digitali: il cloud è davvero la soluzione definitiva?

I servizi di cloud storage, come Google Drive, Dropbox o OneDrive, sembrano aver risolto molti problemi: offrono accessibilità da qualsiasi dispositivo, facilità di condivisione e liberano spazio sui nostri computer. Sono senza dubbio strumenti molto utili per l'archiviazione e la sincronizzazione quotidiana. Ma sono la soluzione definitiva per una conservazione sicura a lungo termine? Non sempre e non per tutte le necessità.

Quando carichiamo un file su un servizio cloud, ne stiamo affidando la custodia a un'azienda terza. Le condizioni del servizio possono cambiare e la nostra privacy dipende dalle politiche di sicurezza del fornitore, che non sempre sono trasparenti. Un attacco informatico ai loro server o la chiusura del servizio potrebbero mettere in pericolo i nostri dati. Il cloud è sicuramente più affidabile di un device fisico, ma i documenti con valore legale o fiscale potrebbero comunque essere a rischio.

Conservazione digitale: regola del 3-2-1 per una sicurezza a più livelli

Esiste una strategia universalmente riconosciuta per la sicurezza dei dati, semplice da ricordare e molto efficace: la regola del 3-2-1. Questo approccio riduce le possibilità di perdere un file. Ecco in cosa consiste:

3 copie dei dati, ovvero mantenere sempre almeno tre copie di ogni file importante, l'originale e due backup;
2 supporti diversi, che significa mantenere le copie su almeno due tipi di supporto differenti. Ad esempio, una copia sul disco interno del PC, una su un hard disk esterno e un'altra su un servizio cloud. Questo protegge da guasti specifici di una tecnologia;
1 copia off-site, che significa infine assicurarsi che almeno una delle copie sia conservata in un luogo fisico diverso dagli altri. Se tieni il computer e l'hard disk di backup nella stessa stanza, un incendio o un furto li comprometterebbero entrambi. Una copia sul cloud o in un hard disk tenuto in un altro edificio (come l'ufficio o la casa di un parente) soddisfa questo requisito.

Seguire la regola del 3-2-1 garantisce una protezione robusta per la maggior parte delle esigenze personali e professionali, garantendo la sopravvivenza dei dati anche in caso di eventi gravi.

Oltre il semplice salvataggio: la conservazione digitale a norma

Quando si parla di documenti con valore legale, come fatture elettroniche, contratti firmati digitalmente o comunicazioni ufficiali, un semplice backup non è sufficiente. In questi casi non basta salvare una copia del file: le norme impongono che vengano garantite l'autenticità, l'integrità, l'affidabilità, la leggibilità e la reperibilità nel tempo. Questo processo si chiama conservazione digitale.

A differenza di un normale salvataggio su cloud o hard disk, un sistema di conservazione digitale a norma è in grado di apporre firme digitali e marche temporali ai documenti che ne "cristallizzano" il contenuto e la data, rendendoli immutabili e opponibili a terzi. Il processo assicura che un documento digitale conservato oggi abbia lo stesso valore legale anche tra dieci o venti anni. È la soluzione pensata per professionisti, aziende e chiunque abbia la necessità di custodire documenti che devono mantenere la loro validità legale nel tempo, proteggendoli non solo dalla perdita, ma anche da qualsiasi contestazione futura.

Quando la sicurezza dei dati passa dalla normativa: perché la conservazione digitale a norma è essenziale

Proteggere i propri file digitali può richiedere un piccolo sforzo iniziale, ma i benefici in termini di sicurezza e tranquillità sono immensi. Abbiamo visto che affidarsi a un solo dispositivo è un errore che può costar caro, e che distinguere tra archiviazione e backup è fondamentale. La regola del 3-2-1 rappresenta un'ottima base di partenza per chiunque voglia mettere al sicuro i propri dati.

Per i documenti aziendali, quelli che hanno un valore fiscale o legale, serve un passo in più. La conservazione digitale a norma è un processo che garantisce il valore legale dei tuoi file nel tempo, la scelta più sicura per trasformare un file digitale in un documento solido, sicuro e a prova di futuro.

Hai fatture, contratti o documenti legali che devono mantenere il loro valore nel tempo? Scopri subito il nostro servizio di conservazione digitale DocuCloud.

Conservare i file digitali in modo sicuro: FAQ

Qual è la differenza tra archiviazione e backup dei file digitali?

L'archiviazione è il luogo dove i file vengono conservati per l'uso quotidiano, come il disco del computer o un hard disk esterno. Il backup è una copia di sicurezza di quei file, conservata altrove per permettere il recupero in caso di perdita. Avere un solo file su un hard disk non è un backup, serve almeno una seconda copia in un altro luogo.

I servizi cloud sono sufficienti per una conservazione sicura dei documenti?

I servizi cloud sono utili per la gestione quotidiana e la sincronizzazione, ma non sempre rappresentano una soluzione definitiva per la conservazione a lungo termine. Esistono rischi legati alla privacy, alle condizioni contrattuali e alla possibile perdita di dati in caso di attacchi informatici o chiusura del servizio.

Cos'è la conservazione digitale a norma e quando è necessaria?

La conservazione digitale a norma è un processo regolamentato che garantisce il valore legale nel tempo di documenti digitali come contratti o fatture. Si basa su firme digitali e marche temporali che ne assicurano autenticità, integrità e reperibilità anche a distanza di anni.