13 novembre 2025
Conservazione
La conservazione digitale è un processo fondamentale per garantire che le fatture elettroniche rimangano integre, autentiche e leggibili nel tempo. Non si tratta di un semplice salvataggio dei file, ma di un insieme di procedure tecniche e legali che assicurano la validità fiscale dei documenti.
In Italia la conservazione a norma è un obbligo previsto dalla legge: imprese, professionisti e lavoratori autonomi devono conservare correttamente le fatture elettroniche per almeno 10 anni, rispettando i requisiti previsti dal CAD, dalle Linee Guida AgID e dalla normativa fiscale.
La conservazione digitale delle fatture non coincide con la semplice archiviazione su hard disk, cloud o dispositivi esterni; richiede invece un sistema regolamentato che applichi metadati, firma digitale e marca temporale per garantire integrità, reperibilità e valore legale.
Le fatture elettroniche, insieme ad altri documenti fiscali e contabili, PEC, comunicazioni e atti aziendali, devono essere conservate secondo queste procedure. Il mancato rispetto dell’obbligo comporta rischi fiscali, amministrativi e legali.
In questa guida scoprirai tutto ciò che serve per conservare correttamente una fattura elettronica: come funziona, chi deve farlo, per quanto tempo, quali strumenti usare e perché un servizio innovativo come DocuCloud semplifica totalmente il processo.
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Lo scopo della fatturazione elettronica è migliorare la trasparenza fiscale, tracciare tutte le operazioni e ridurre l’evasione.
Sia chi emette sia chi riceve una fattura elettronica ha l’obbligo di conservarla per almeno 10 anni secondo le modalità previste dalla legge.
La fattura elettronica non è un semplice file PDF: nasce esclusivamente in formato XML, l’unico riconosciuto dall’Agenzia delle Entrate.
Questo formato garantisce una struttura chiara e leggibile dai sistemi informatici, ma deve essere conservato correttamente affinché mantenga il suo valore legale nel tempo.
Una fattura elettronica valida deve essere:
Perché sia conservata correttamente, la fattura elettronica deve essere:
La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche garantisce numerosi benefici:
Le fatture elettroniche possono essere conservate tramite:
Il servizio dell’Agenzia delle Entrate rappresenta una soluzione minima, adatta soprattutto a chi gestisce un volume ridotto di fatture e non necessita di strumenti avanzati.
I software di terze parti, invece, permettono una gestione completa: conservazione automatica, catalogazione, notifiche, integrazioni con contabilità e reportistica.
Indipendentemente dal sistema scelto, è essenziale garantire che la conservazione delle fatture elettroniche sia svolta in conformità con i requisiti tecnici e normativi stabiliti dalla legge.
Un documento conservato correttamente deve essere integro, autentico, reperibile e protetto da modifiche non autorizzate per almeno 10 anni, per essere valido anche in caso di verifiche fiscali.
Affidarsi a un servizio certificato come DocuCloud garantisce un processo semplice, automatico e completamente conforme alle Linee Guida AgID.
Grazie al modello Pay per MB, senza abbonamenti annuali e attivabile in pochi secondi, DocuCloud rappresenta la soluzione ideale per aziende, professionisti e privati.
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Sì, la normativa italiana impone la conservazione decennale sia al mittente sia al destinatario.
Sì è valido, ma limitato: non automatizza i flussi e non integra altri documenti aziendali.
Sì, è necessaria per garantire la data certa dei pacchetti di conservazione.
Il titolare dell’attività, supportato dal Responsabile della Conservazione previsto dal Manuale.
Sì, ma la responsabilità finale resta sempre in capo all’impresa.
Si rischiano sanzioni fiscali e difficoltà in caso di controlli dell’Agenzia delle Entrate.
Sì, fanno parte del processo di conservazione e certificano l’esito della trasmissione.
No, la firma digitale del pacchetto è un requisito obbligatorio.
Sì, DocuCloud automatizza firma, marca temporale e conservazione per 10 anni senza intervento manuale.
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