Quali documenti devono essere conservati digitalmente?

26 novembre 2025

Conservazione

Dalle fatture elettroniche ai registri fiscali: quali documenti conservare digitalmente per restare sempre in regola

La trasformazione digitale ha rivoluzionato il modo in cui aziende, professionisti e Pubbliche Amministrazioni gestiscono documenti e informazioni, spostando sempre più processi su file e piattaforme online.

Ma non basta più “salvare un file sul PC” o caricarlo su un cloud qualsiasi: per molti documenti fiscalmente e civilisticamente rilevanti la legge impone una vera e propria conservazione digitale a norma, con regole, tempi e responsabilità ben definite.

In questa guida vedremo in modo chiaro e pratico quali documenti devono essere conservati digitalmente, quali sono i principali riferimenti normativi e come organizzare un sistema di conservazione che ti permetta di essere sempre in regola, senza appesantire la gestione amministrativa.

Se desideri una panoramica completa su processi, obblighi e vantaggi, puoi anche consultare questa guida approfondita dedicata alla conservazione digitale a norma.

In questo articolo ti aiuteremo a capire...

• Come la conservazione digitale sia regolata dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dalle Linee Guida AgID, che definiscono principi e regole tecniche per garantire autenticità, integrità e accessibilità dei documenti nel tempo.
• Quali documenti rientrano tra quelli soggetti a conservazione digitale obbligatoria, come fatture elettroniche, registri fiscali, bilanci, contratti firmati digitalmente e comunicazioni PEC, da conservare per almeno 10 anni con procedure che ne assicurino immodificabilità e leggibilità.
• Perché per essere davvero a norma la conservazione digitale deve rispettare criteri rigorosi di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, supportati da firme digitali, marche temporali e sistemi di conservazione certificati.

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Takeaways: Punti chiave dell'articolo

• Normativa chiara ma stringente: scoprirai quali sono i riferimenti normativi principali (CAD e Linee Guida AgID) e perché non è più sufficiente limitarsi alla semplice archiviazione dei file.
• Documenti obbligatori da conservare: vedremo quali documenti devono essere sempre conservati digitalmente (fatture elettroniche, registri fiscali, PEC, contratti firmati digitalmente e altri documenti nativi digitali).
• Durate e scadenze di legge: capiremo per quanto tempo vanno conservati i diversi documenti e quali rischi si corrono in caso di mancato rispetto dei termini.
• Requisiti tecnici da rispettare: analizzeremo i criteri di autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità che un sistema di conservazione digitale deve garantire per essere a norma.
• Soluzioni pratiche per essere in regola: vedrai come un servizio come DocuCloud può semplificare la conservazione digitale, riducendo costi, complessità operative e rischi di non conformità.

Facciamo chiarezza: cosa significa davvero conservare digitalmente un documento

Per capire quali documenti devono essere conservati digitalmente, è utile chiarire prima che cosa si intende per conservazione digitale a norma.

Immagina di avere due “cassetti”:

• Nel primo cassetto metti semplicemente i file salvati sul computer o in un cloud generico: puoi modificarli, rinominarli, cancellarli in qualsiasi momento. È una forma di archiviazione, utile ma non sufficiente sul piano legale.
• Nel secondo cassetto inserisci solo documenti “bloccati”, firmati digitalmente, con data certa e gestiti da un sistema che ne tiene traccia nel tempo. Qui nulla può essere cambiato senza lasciare traccia: questa è la conservazione digitale a norma.

La normativa italiana chiede che molti documenti fiscalmente e civilisticamente rilevanti finiscano proprio in questo secondo cassetto digitale, gestito con regole precise, tempi certi e responsabilità definite.

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Cenni sulla normativa italiana in materia di conservazione digitale

La normativa italiana che regola la conservazione digitale dei documenti è incentrata sul Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), integrato dalle Linee Guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID). Questi strumenti normativi definiscono i principi e le regole tecniche per la gestione dei documenti informatici, con l’obiettivo di garantirne validità legale, sicurezza e accessibilità nel tempo.

Il CAD, introdotto con il Decreto Legislativo n. 82 del 2005 e successivamente aggiornato, stabilisce i principi fondamentali per la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione e delle imprese private. In particolare, l’articolo 44 definisce i requisiti tecnici e organizzativi per la conservazione digitale, evidenziando la necessità di:

• garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti conservati;
• adottare sistemi di conservazione certificati, capaci di preservare la validità legale e l’immodificabilità dei documenti;
• utilizzare firme digitali, marcature temporali e tecnologie equivalenti per attribuire ai documenti una data certa e impedirne alterazioni.

Le Linee Guida AgID, in vigore dal 1° gennaio 2022, disciplinano l’intero ciclo di vita del documento informatico, dalla sua formazione alla conservazione. Tra le principali indicazioni si evidenziano:

• l’obbligo di utilizzare sistemi di conservazione conformi agli standard nazionali ed europei;
• procedure dettagliate per l’apposizione di firme digitali e marche temporali, indispensabili per garantire immodificabilità e autenticità;
• l’obbligo di redigere un Manuale di Conservazione che descrive processi, ruoli e responsabilità;
• l’utilizzo di formati standard (come il PDF/A) per assicurare leggibilità e compatibilità nel tempo.

Le Linee Guida prevedono inoltre la nomina di un Responsabile della Conservazione, figura che supervisiona le attività connesse alla conservazione digitale e garantisce il rispetto delle normative.

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Documenti soggetti a conservazione digitale obbligatoria

La normativa italiana specifica le categorie di documenti per cui è obbligatoria la conservazione digitale, prevedendo requisiti stringenti per garantirne inalterabilità e reperibilità nel tempo.

Tra i principali documenti obbligatori rientrano:

• Fatture elettroniche: la loro emissione e conservazione digitale sono obbligatorie dal 2019. Devono essere conservate per almeno 10 anni, in modalità che ne garantiscano integrità e leggibilità.
• Registri fiscali e contabili: libro giornale, libro inventari, registri IVA, mastri e altri registri rilevanti ai fini tributari devono essere conservati digitalmente a norma quando prodotti o gestiti in formato elettronico.
• Bilanci e situazioni contabili: bilanci d’esercizio, note integrative, relazioni degli amministratori e dei sindaci, se nativi digitali o dematerializzati, rientrano tra i documenti da conservare a norma.
• Contratti firmati digitalmente: la firma digitale conferisce ai contratti lo stesso valore legale della firma autografa; di conseguenza, devono essere conservati in un sistema che ne assicuri immodificabilità e reperibilità.
• Comunicazioni via PEC: essendo la Posta Elettronica Certificata (PEC) equiparata a una raccomandata con ricevuta di ritorno, messaggi e ricevute legati ad adempimenti fiscali, legali o contrattuali devono essere conservati per almeno 10 anni.
• Documenti nativi digitali con rilevanza fiscale o civilistica: report aziendali, verbali di assemblee societarie, certificazioni uniche, dichiarazioni IVA e altre comunicazioni verso l’Agenzia delle Entrate o enti pubblici.

In generale, ogni documento che ha rilevanza ai fini fiscali, civilistici o probatori e nasce in formato elettronico deve essere conservato digitalmente a norma.

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Requisiti per una corretta conservazione digitale

Per essere a norma, la conservazione digitale deve rispettare una serie di requisiti tecnici e legali che assicurino validità e disponibilità dei documenti nel tempo:

• Autenticità: il documento deve garantire la certezza dell’identità del soggetto che lo ha prodotto o firmato. Ciò è ottenuto tramite l’uso di firme digitali e marcature temporali, che certificano la data e l’immodificabilità del documento.
• Integrità: il contenuto del documento deve rimanere invariato rispetto alla versione originale. I sistemi di conservazione adottano tecnologie che impediscono modifiche non autorizzate e registrano eventuali tentativi di manomissione.
• Affidabilità: il documento deve rappresentare fedelmente i fatti o gli atti a cui si riferisce, dimostrando la capacità di fornire una testimonianza valida in sede amministrativa, fiscale o legale.
• Leggibilità: i documenti devono poter essere visualizzati e compresi nel tempo, indipendentemente dall’evoluzione tecnologica. Per questo si utilizzano formati standard (come PDF/A) e si pianificano eventuali migrazioni tecnologiche.
• Reperibilità: deve essere possibile individuare e recuperare rapidamente i documenti. Servono quindi sistemi di indicizzazione e ricerca efficienti, anche per archivi di grandi dimensioni.

Questi requisiti non possono essere garantiti da un semplice cloud generico o da un backup: è necessario un sistema di conservazione digitale a norma, progettato per soddisfare tutte le prescrizioni di legge.

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Per quanto tempo vanno conservati i documenti digitali?

La regola generale prevede che i documenti fiscalmente rilevanti siano conservati per almeno 10 anni, ma per alcune tipologie o in presenza di contenziosi i termini possono essere più lunghi.

In linea di massima:

• Fatture elettroniche: almeno 10 anni dalla data di emissione.
• Registri contabili e fiscali: almeno 10 anni, in coerenza con gli obblighi civilistici e tributari.
• Bilanci e relativi allegati: almeno 10 anni.
• Contratti e documenti probatori: almeno 10 anni (o fino alla prescrizione dei diritti che attestano).
• PEC e comunicazioni certificate: almeno 10 anni, soprattutto se legate a rapporti contrattuali, fiscali o lavorativi.

Una corretta pianificazione della conservazione digitale permette di evitare cancellazioni premature e di avere sempre a disposizione la documentazione necessaria in caso di controlli o contenziosi.

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La soluzione ideale per una conservazione digitale sicura e conforme

La conservazione digitale non è più solo un aspetto tecnico della gestione documentale, ma una vera e propria necessità per chi opera in un contesto professionale. Con la crescita esponenziale dei dati e l’obbligo di rispettare normative sempre più stringenti, adottare un sistema sicuro ed efficace per gestire i documenti elettronici è diventato imprescindibile.

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Conclusione: essere in regola senza complicazioni

Capire quali documenti devono essere conservati digitalmente è il primo passo per evitare sanzioni, contestazioni e problemi in caso di controlli. Il passo successivo è dotarsi di un sistema di conservazione digitale a norma che rispetti la normativa italiana, garantendo autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità nel tempo.

Fatture elettroniche, registri fiscali, bilanci, contratti firmati digitalmente e comunicazioni PEC non possono più essere gestiti con soluzioni improvvisate: richiedono procedure strutturate e strumenti tecnologici adeguati.

Scegliere una soluzione come DocuCloud significa trasformare un obbligo normativo in un vantaggio competitivo: meno carta, meno errori, più sicurezza e una gestione dei documenti finalmente sotto controllo.

Non aspettare un controllo fiscale o una richiesta urgente di documenti per correre ai ripari: organizza oggi la tua conservazione digitale e sarai sempre un passo avanti.

FAQ - Domande frequenti su quali documenti devono essere conservati digitalmente

1. Quali sono le principali fonti normative per la conservazione digitale in Italia?

Le principali fonti normative sono il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e le Linee Guida AgID, che definiscono requisiti tecnici e organizzativi per garantire validità legale e sicurezza dei documenti conservati digitalmente.

2. Quali documenti devono essere sempre conservati digitalmente?

Rientrano tra i documenti obbligatori: fatture elettroniche, registri fiscali e contabili, bilanci, contratti firmati digitalmente, comunicazioni via PEC e, in generale, tutti i documenti nativi digitali con rilevanza fiscale o civilistica.

3. Per quanto tempo devo conservare le fatture elettroniche e i registri contabili?

In linea generale, fatture elettroniche e registri contabili devono essere conservati per almeno 10 anni, nel rispetto degli obblighi civilistici e tributari.

4. Un documento firmato digitalmente è automaticamente “conservato a norma”?

No. La firma digitale attesta autenticità e integrità al momento della sottoscrizione, ma è comunque necessario un sistema di conservazione digitale che ne garantisca leggibilità e reperibilità nel lungo periodo.

5. Le PEC salvate nella casella di posta sono sufficienti per la conservazione?

Salvare le PEC nella casella non è sufficiente. Per garantirne valore probatorio nel tempo, messaggi e ricevute devono essere inseriti in un sistema di conservazione digitale a norma, che gestisca metadati, integrità e marcature temporali.

6. Posso usare un normale cloud o un semplice backup come sistema di conservazione digitale?

No. Un cloud generico o un backup non garantiscono i requisiti di autenticità, integrità, tracciabilità ed esibizione a norma. Serve una piattaforma di conservazione progettata specificamente per soddisfare le prescrizioni del CAD e delle Linee Guida AgID.

7. Devo nominare un Responsabile della Conservazione?

Sì. Le Linee Guida AgID prevedono la figura del Responsabile della Conservazione, che coordina il processo, definisce le procedure nel Manuale di Conservazione e vigila sulla conformità del sistema adottato.

8. La conservazione digitale riguarda solo le grandi aziende o anche PMI e professionisti?

La conservazione digitale riguarda tutti i soggetti che emettono o gestiscono documenti fiscalmente rilevanti, quindi anche PMI, professionisti, studi associati e, in molti casi, privati cittadini che interagiscono digitalmente con la PA.

9. Cosa rischio se non conservo digitalmente i documenti obbligatori o li conservo in modo errato?

Il mancato rispetto degli obblighi di conservazione può comportare sanzioni fiscali, contestazioni in sede di controllo e difficoltà nel far valere i propri diritti in caso di contenzioso, per assenza o invalidità della documentazione.

10. Come posso semplificare la gestione della conservazione digitale per essere sempre in regola?

La soluzione più semplice è affidarsi a un servizio di conservazione digitale a norma, come DocuCloud, che automatizza i processi, garantisce conformità normativa, conserva i documenti per 10 anni e applica un modello di costo trasparente a consumo effettivo.