Chi è obbligato a redigere il Manuale della Conservazione Digitale?

L’obbligo di redigere il Manuale riguarda Pubbliche Amministrazioni, aziende private, professionisti e altre organizzazioni che gestiscono documenti digitali.

Come si aggiorna il Manuale della Conservazione Digitale?

Il Manuale deve essere aggiornato ogni volta che ci sono cambiamenti nelle normative, tecnologie o procedure operative relative alla conservazione dei documenti.

Quali misure di sicurezza sono incluse nel Manuale?

Il Manuale include misure di protezione dei dati come firma digitale, marca temporale e crittografia per prevenire accessi non autorizzati e garantire l'integrità dei documenti.

Chi è il Responsabile della Conservazione?

Il Responsabile della Conservazione è la persona o il gruppo incaricato di garantire che i documenti vengano gestiti correttamente e che il sistema di conservazione rispetti le normative.

Come posso garantire che il mio sistema di conservazione digitale sia conforme?

Assicurati che il sistema segua le Linee Guida AgID e sia certificato secondo le normative italiane ed europee, come il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e il regolamento eIDAS.

Cos'è la firma digitale e perché è importante nel Manuale?

La firma digitale è una misura fondamentale che garantisce l'autenticità e l'integrità dei documenti. È essenziale per mantenere il valore legale dei documenti conservati digitalmente.

Che cos'è la marca temporale?

La marca temporale è un sistema che certifica la data e l'ora di creazione o modifica di un documento, garantendo la sua validità nel tempo.

Posso delegare la conservazione digitale a un fornitore esterno?

Sì, ma la responsabilità finale per la conformità rimane sempre in capo al soggetto detentore dei documenti.

DocuCloud è una soluzione sicura per la conservazione digitale?

Sì, DocuCloud è una soluzione sicura e conforme alle normative italiane ed europee, che offre una conservazione digitale a norma di legge con pagamento a consumo.

Manuale conservazione digitale: cos'è e chi ha l'obbligo?

25 novembre 2025

Conservazione

Manuale della Conservazione Digitale: Cos'è e Perché è Fondamentale per Aziende e Pubbliche Amministrazioni

Il Manuale della Conservazione Digitale è un documento obbligatorio che definisce regole operative, responsabilità e processi necessari affinché i documenti elettronici vengano conservati secondo quanto previsto dal Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) e dal Regolamento europeo eIDAS. Senza questo manuale, un sistema di conservazione non può essere considerato conforme e rischia di perdere valore legale in caso di verifica o contenzioso.

Per ampliare la comprensione sull’argomento e collocare correttamente il manuale all’interno delle procedure previste dalla normativa, puoi fare riferimento a questo contenuto sulla conservazione digitale a norma, che illustra i principali requisiti da rispettare nella gestione documentale.

Takeaways: Punti chiave dell'articolo

Che cos'è il Manuale della Conservazione Digitale: Scopri cosa include il Manuale della Conservazione Digitale e perché è fondamentale per le aziende e le pubbliche amministrazioni.
Obbligo di Redazione e Aggiornamento: Chi è tenuto a redigere e mantenere aggiornato il Manuale? Scopri quali soggetti sono obbligati dalla legge.
Funzioni del Manuale: Il Manuale non è solo un documento tecnico, ma una guida operativa completa per gestire la conservazione dei documenti nel tempo.
Ruoli e Responsabilità: Il Manuale definisce i ruoli e le responsabilità dei soggetti coinvolti nel processo di conservazione digitale, garantendo la conformità.
Protezione e Sicurezza: Scopri come il Manuale assicura la protezione e la sicurezza dei documenti, attraverso misure come la firma digitale e la marca temporale.

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Che cos'è il Manuale della Conservazione Digitale?

Il Manuale della Conservazione Digitale è un documento che descrive in dettaglio come vengono gestiti i documenti digitali in un'organizzazione. Esso include le procedure operative, l'architettura tecnologica adottata, e le misure di sicurezza necessarie per garantire che i documenti conservati mantengano le caratteristiche di autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità nel tempo, rispettando le normative italiane ed europee.

Il manuale deve essere aggiornato regolarmente per rispecchiare le modifiche normative, tecnologiche e procedurali, garantendo che il sistema di conservazione rimanga sempre conforme.

Redigerlo e mantenerlo aggiornato non è solo un obbligo normativo, ma una garanzia di sicurezza per l'organizzazione e per i clienti, evitando rischi legali e perdite di informazioni.

Funzione e contenuti del Manuale della Conservazione Digitale

Il Manuale della Conservazione Digitale ha come obiettivo principale quello di fornire una guida operativa chiara e dettagliata su come conservare i documenti digitali in modo sicuro e conforme alla legge. Tra le sue funzioni principali ci sono:

Definizione delle modalità di conservazione: il manuale documenta come i documenti digitali vengono acquisiti, conservati, consultati e, se necessario, eliminati.
Ruoli e responsabilità: descrive i compiti dei vari soggetti coinvolti nel processo di conservazione, come il Responsabile della Conservazione e i fornitori esterni.
Misure di sicurezza: stabilisce le tecniche di protezione dei dati, come la firma digitale e la marca temporale, per prevenire accessi non autorizzati e alterazioni.
Gestione dello scarto documentale e migrazione: fornisce le linee guida per la gestione dello scarto dei documenti obsoleti e per la migrazione sicura delle informazioni su nuovi supporti tecnologici.

Chi è obbligato a redigere e gestire il Manuale della Conservazione Digitale?

L’obbligo di redigere e mantenere aggiornato il Manuale della Conservazione Digitale riguarda vari soggetti, tra cui:

Pubbliche Amministrazioni: sono obbligate a conservare tutti i documenti relativi alla loro attività amministrativa, e devono predisporre un manuale che descriva il sistema adottato.
Imprese Private: anche le aziende che gestiscono documenti digitali devono redigere un manuale che descriva il loro sistema di conservazione.
Professionisti e Altri Enti: professionisti, studi legali, e altri enti che gestiscono documenti informatici sono tenuti a dotarsi di un sistema di conservazione e a predisporre un manuale di conservazione digitale conforme.

Nel caso di outsourcing del servizio di conservazione, la responsabilità della redazione e aggiornamento del Manuale rimane comunque in capo al soggetto detentore dei documenti.

Garantire l'autenticità e la sicurezza dei documenti con DocuCloud

DocuCloud offre una soluzione avanzata di conservazione digitale che ti aiuta a rispettare le normative italiane ed europee in modo semplice e sicuro. Grazie alla nostra tecnologia, puoi conservare i tuoi documenti a norma di legge senza preoccupazioni, garantendo autenticità, integrità e reperibilità nel tempo.

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Conclusione: Il Manuale della Conservazione Digitale è Essenziale per la Sicurezza dei Tuoi Documenti

Redigere e mantenere aggiornato il Manuale della Conservazione Digitale è fondamentale per garantire che i documenti digitali mantengano la loro validità legale e siano protetti nel tempo. Adottare un sistema conforme alle normative come DocuCloud è un passo importante per le aziende e le Pubbliche Amministrazioni che vogliono garantire la sicurezza dei propri documenti digitali.

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