26 novembre 2025
Conservazione
Nella conservazione digitale a norma, uno degli aspetti più critici e spesso sottovalutati è la scelta del formato del documento. È proprio il formato a determinare se il file rimarrà leggibile, integro e valido legalmente tra 5, 10 o 20 anni. In questa guida scoprirai come scegliere il formato giusto fin dall’origine del documento e perché questo impatta direttamente sul suo valore probatorio.
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Attiva ora DocuCloud Paghi solo per lo spazio utilizzato (Pay per MB) • Archiviazione certificata per un decennio • Nessun abbonamento annualeSalvare un file su un hard disk o su un cloud NON equivale a conservarlo digitalmente a norma. La conservazione digitale implica una serie di regole e procedure, tra cui l’obbligo di utilizzare formati idonei, stabili, documentati e riconosciuti dagli standard tecnici di lungo periodo.
Un documento salvato in un formato errato potrebbe diventare in futuro:
È per questo che la scelta del formato è un atto tecnico con conseguenze giuridiche.
Secondo le Linee Guida AgID, i formati ammessi e consigliati per la conservazione digitale sono specificamente pensati per garantire durata e leggibilità nel tempo.
Ecco i principali formati approvati:
PDF/A e TIFF sono ad oggi gli standard più solidi e duraturi.
Il formato PDF/A non è un PDF comune. È progettato specificamente per la conservazione a lungo termine.
I suoi vantaggi principali:
Un PDF/A visualizzato nel 2025 apparirà identico nel 2040.
Alcuni formati sono molto diffusi, ma NON adatti alla conservazione legale:
Usare questi formati non garantisce integrità, leggibilità futura o compatibilità normativa.
Nella conservazione digitale, non conta solo il file, ma anche il contesto.
Un documento conservato deve includere:
Un sistema serio di conservazione come DocuCloud gestisce tutto questo automaticamente.
Il rischio più grande della conservazione digitale è l’invecchiamento dei formati. Un documento salvato in un formato proprietario oggi potrebbe essere illeggibile domani.
Se serve un software speciale per aprire un documento, quel documento non è sicuro per il lungo termine.
I formati aperti invece garantiscono:
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Procedi all’attivazione di DocuCloud Attivazione immediata e senza spese • Servizio conforme agli standard europei • La scelta giusta per aziende, studi professionali e utenti privatiLa scelta del formato di un documento destinato alla conservazione digitale non è un dettaglio, ma un elemento strutturale che determina se quel documento sarà leggibile e opponibile in giudizio tra dieci anni.
Utilizzare formati aperti, standardizzati e raccomandati dalla normativa è la base per garantire valore legale nel tempo. E affidarsi a un sistema professionale di conservazione digitale certificata rende questo processo sicuro, automatico e sostenibile.
Se devi conservare documenti importanti per il futuro — fiscali, societari, legali o personali — fai attenzione a scegliere il formato giusto sin dall’origine e valuta una soluzione a norma come DocuCloud.
No. Il PDF standard può contenere elementi dinamici o dipendere da font esterni. Il PDF/A invece è progettato appositamente per l’archiviazione a lungo termine.
Perché TIFF conserva il contenuto senza compressione (senza perdita). Il JPEG invece elimina parti dell’immagine e quindi riduce l’integrità del dato.
Sì, OOXML è supportato. Tuttavia, per un documento definitivo è consigliabile convertirlo in PDF/A prima della conservazione.
Le PEC sono conservate all’origine in formato RFC 2822 / MIME, che è lo standard per i messaggi email certificati.
Sì, ma non è consigliato. TIFF è il formato raccomandato per immagini di valore probatorio.
Sì, perché alcuni formati garantiscono integrità e certificazione, mentre altri non offrono garanzie nel tempo.
No. Se il sistema di conservazione è professionale e conforme, prevede migrazione dei formati verso nuove versioni standard.
Si deve verificare nelle Linee Guida AgID o affidarsi a un sistema certificato come DocuCloud che applica automaticamente le regole.
Il documento potrebbe perdere valore probatorio e non essere riconosciuto legalmente come documento integro o autentico.
Sì. Il sistema controlla automaticamente la conformità, converte i formati, applica firma digitale, marca temporale e conserva a norma per 10 anni.
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