13 novembre 2025
Conservazione
La conservazione digitale è un processo essenziale per garantire che le fatture elettroniche mantengano integrità, autenticità, leggibilità e pieno valore fiscale nel tempo. Non parliamo della semplice archiviazione dei file, ma di procedure tecniche e legali indispensabili per assicurarne la validità probatoria.
In Italia la conservazione a norma è un obbligo previsto dalla legge: imprese, professionisti e lavoratori autonomi devono conservare correttamente le fatture elettroniche per almeno 10 anni, seguendo quanto stabilito dal CAD, dalle Linee Guida AgID e dalla normativa fiscale vigente.
La conservazione digitale delle fatture non coincide con il caricamento dei file in cloud o su un hard disk. È necessario un sistema regolamentato che applichi metadati, firma digitale e marca temporale per garantire integrità, reperibilità e valore legale.
Le fatture elettroniche, così come altri documenti fiscali, contabili, PEC e atti aziendali, devono essere gestiti con queste modalità. Ignorare l’obbligo significa esporsi a sanzioni fiscali, contestazioni e potenziali problemi legali.
Se vuoi approfondire le norme che regolano la conservazione digitale e capire quali documenti rientrano nell’obbligo puoi consultare questa guida completa sulla conservazione digitale, utile per operare in modo conforme e gestire le fatture elettroniche senza rischi.
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Lo scopo della fatturazione elettronica è migliorare la trasparenza fiscale, tracciare tutte le operazioni e ridurre l’evasione.
Sia chi emette sia chi riceve una fattura elettronica ha l’obbligo di conservarla per almeno 10 anni secondo le modalità previste dalla legge.
La fattura elettronica non è un semplice file PDF: nasce esclusivamente in formato XML, l’unico riconosciuto dall’Agenzia delle Entrate.
Questo formato garantisce una struttura chiara e leggibile dai sistemi informatici, ma deve essere conservato correttamente affinché mantenga il suo valore legale nel tempo.
Una fattura elettronica valida deve essere:
Perché sia conservata correttamente, la fattura elettronica deve essere:
La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche garantisce numerosi benefici:
Le fatture elettroniche possono essere conservate tramite:
Il servizio dell’Agenzia delle Entrate rappresenta una soluzione minima, adatta soprattutto a chi gestisce un volume ridotto di fatture e non necessita di strumenti avanzati.
I software di terze parti, invece, permettono una gestione completa: conservazione automatica, catalogazione, notifiche, integrazioni con contabilità e reportistica.
Indipendentemente dal sistema scelto, è essenziale garantire che la conservazione delle fatture elettroniche sia svolta in conformità con i requisiti tecnici e normativi stabiliti dalla legge.
Un documento conservato correttamente deve essere integro, autentico, reperibile e protetto da modifiche non autorizzate per almeno 10 anni, per essere valido anche in caso di verifiche fiscali.
Affidarsi a un servizio certificato come DocuCloud garantisce un processo semplice, automatico e completamente conforme alle Linee Guida AgID.
Grazie al modello Pay per MB, senza abbonamenti annuali e attivabile in pochi secondi, DocuCloud rappresenta la soluzione ideale per aziende, professionisti e privati.
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Sì, la normativa italiana impone la conservazione decennale sia al mittente sia al destinatario.
Sì è valido, ma limitato: non automatizza i flussi e non integra altri documenti aziendali.
Sì, è necessaria per garantire la data certa dei pacchetti di conservazione.
Il titolare dell’attività, supportato dal Responsabile della Conservazione previsto dal Manuale.
Sì, ma la responsabilità finale resta sempre in capo all’impresa.
Si rischiano sanzioni fiscali e difficoltà in caso di controlli dell’Agenzia delle Entrate.
Sì, fanno parte del processo di conservazione e certificano l’esito della trasmissione.
No, la firma digitale del pacchetto è un requisito obbligatorio.
Sì, DocuCloud automatizza firma, marca temporale e conservazione per 10 anni senza intervento manuale.
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