Scrivere una PEC formale: consigli, errori da evitare e frasi pronte
Come si scrivono oggetto, saluto iniziale, corpo del testo e congedo di una PEC formale, quali frasi usare e come conservare il messaggio a norma
Come si scrive una PEC formale?
Una PEC formale si scrive in quattro parti: un oggetto chiaro che riassume il contenuto, un saluto di circostanza con titolo e nome del destinatario, un corpo del testo che va dritto al punto e una formula di congedo seguita da nome e cognome. Il tono resta formale, senza errori. Per inviarla serve una casella di posta certificata come SuperPEC.
Una PEC formale segue le regole di una lettera ufficiale: oggetto, apertura, corpo e chiusura devono essere chiari, perché il messaggio ha lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno e può servire come prova.
Nel sondaggio Ipsos Doxa per l'Osservatorio LetteraSenzaBusta 2026, il 48% degli italiani sceglie la PEC per le comunicazioni con valore legale. Le regole d'uso sono riassunte nella guida alla scrittura e all'invio delle PEC.
Takeaways - Punti chiave dell'articolo
- Oggetto chiaro: L'oggetto riassume il contenuto con i riferimenti utili, come un numero di contratto, senza essere vago né troppo lungo.
- Saluto di apertura: Si apre con «Gentile» o «Egregio» seguiti da titolo, nome e cognome, oppure con «Spett.le» per aziende ed enti.
- Struttura in 4 parti: Una PEC formale si compone di 4 parti: oggetto, introduzione, corpo del testo e formula di congedo, separati da una riga bianca.
- PEC per il valore legale: Il 48% degli italiani usa la PEC per le comunicazioni con valore legale, contro il 35% che sceglie la raccomandata cartacea (Ipsos Doxa 2026).
- Conservazione a norma: Salvare una PEC sul computer non basta: per mantenerne il valore di prova serve la conservazione a norma dell'art. 44 del CAD.
Hai scritto la PEC ma non hai una casella?
Attiva SuperPEC e invia Attivazione gratuita • Nessun canone annuale • 1,97 € a destinatario, IVA inclusaL'oggetto di una PEC è la parte più importante
L'oggetto è la parte più importante di una PEC perché è la prima cosa che il destinatario vede, insieme all'indirizzo del mittente: da lì dipende se il messaggio viene letto con attenzione o trascurato.
L'oggetto di una PEC formale riassume in modo chiaro e conciso il contenuto del messaggio. Non deve essere prolisso, ma nemmeno così sintetico da omettere le informazioni che servono a capire di cosa si parla. Alcuni esempi:
- Richiesta di informazioni: «Richiesta informazioni contratto n° [numero del contratto] a nome di [nome e cognome]».
- Invio di documenti: «Invio documento d'identità di [nome e cognome]» oppure «Invio codice fiscale di [nome e cognome]».
In ogni caso la regola resta la stessa: chiarezza e sintesi.
Introduzione: come aprire una PEC formale nel modo migliore
Una PEC formale si apre rivolgendosi direttamente al destinatario con un aggettivo di circostanza seguito da titolo, nome e cognome: è l'introduzione a distinguere un messaggio formale da uno informale.
Gli aggettivi più usati sono «egregio» e «gentile»; «illustre» è ormai poco usato. Alcuni esempi:
- A un professionista: «Egregio Dott. [nome e cognome]» o «Gentile Dott.ssa [nome e cognome]».
- Se non si conoscono titolo o mestiere: «Gentile Sig. [nome e cognome]» o «Gentile Sig.ra [nome e cognome]».
- A un'azienda o a un ente: «Spett.le Ditta [nome dell'azienda]», con «spettabile» abbreviato.
Dopo il saluto iniziale si mette una virgola e si va a capo due volte, lasciando una riga bianca tra l'introduzione e il corpo del testo.
Corpo del testo: così va scritto il cuore del messaggio PEC
Il corpo del testo spiega in modo chiaro e completo il motivo della PEC, andando dritto al punto senza convenevoli e con un tono formale: un messaggio troppo lungo o pesante rischia di non essere letto con attenzione.
Alcune frasi per aprirlo:
- Richiesta di informazioni: «Le scrivo per chiederle informazioni in merito a…».
- PEC con allegati: «Le invio in allegato il modulo, la ricevuta o il documento…».
- Comunicazione di un fatto: «Le scrivo per comunicarle che…» oppure «per metterla a conoscenza del fatto che…».
Nel testo si mantiene la terza persona singolare e si evitano errori grammaticali e di sintassi. Un correttore ortografico aiuta: si incolla il testo in un programma di scrittura, si corregge e lo si riporta nel messaggio.
Anche il lessico conta: parole di cui non si conosce bene il significato producono frasi poco chiare. Meglio qualche termine ricercato in meno che risultare poco credibili. Come dare valore agli allegati è spiegato nell'articolo sugli allegati PEC con valore legale.
Quali formule di congedo utilizzare per chiudere una PEC formale
Per chiudere una PEC formale si usa una formula di congedo, separata dal corpo del testo da una riga bianca.
Le più usate sono:
- Distinti saluti: la più formale.
- Cordiali saluti: formale ma meno distaccata.
- Cordialmente: adatta ai rapporti già avviati.
Si possono usare anche formule meno rigide, come «Le auguro una buona giornata» o «buon lavoro»: la scelta dipende dall'importanza del destinatario e dalla confidenza che si ha, e conta il buon senso.
Quando serve una risposta, la si può sollecitare con garbo: «Resto in attesa di una sua cortese risposta e la saluto cordialmente» oppure «In attesa di cortese riscontro, porgo distinti saluti». Dopo il congedo si va a capo e si indicano nome e cognome.
Una PEC da attivare gratis per inviare il messaggio
Per inviare il messaggio serve una casella PEC, che si può attivare gratis con SuperPEC di LetteraSenzaBusta: non ha costi di rinnovo e offre spazio e archivio illimitati, senza il rischio di esaurire lo spazio.
Funziona a consumo: ogni invio costa 1,97 € a destinatario, IVA inclusa, e la ricezione è gratuita.
Il valore legale della PEC c'è solo se anche il destinatario ha una casella certificata, e a volte l'indirizzo non si conosce: nel sondaggio Ipsos Doxa per l'Osservatorio LetteraSenzaBusta 2026, il 26% degli italiani non è riuscito almeno una volta a spedire una PEC o una raccomandata per questo motivo.
In questi casi la raccomandata digitale NotificaTo recapita lo stesso testo via WhatsApp, SMS o email con fino a 8 prove certificate, a 9,97 € per invio. Gli altri dati sono nell'Osservatorio LetteraSenzaBusta 2026 e nell'articolo su caselle PEC registrate in Italia.
Come conservare una PEC formale a norma di legge
Una PEC formale inviata va conservata a norma, non solo lasciata nella casella: una copia sul computer non basta a tutelarne il valore legale nel tempo.
La conservazione digitale prevista dall'art. 44 del Codice dell'amministrazione digitale mantiene il messaggio integro, autentico e leggibile per tutto il periodo richiesto.
La conservazione a norma delle PEC con DocuCloud può conservare in automatico le PEC inviate e ricevute per 10 anni, a 0,97 € per MB, IVA inclusa, e le rende consultabili dall'area riservata. Il funzionamento è nell'articolo su come si conservano le PEC formali.
Conclusione
Una PEC formale si scrive con un oggetto chiaro, un saluto di circostanza, un corpo del testo diretto e una formula di congedo, in un tono formale e senza errori: la forma conta quanto il valore legale del messaggio.
Per inviarla senza costi fissi c'è la casella PEC gratuita di LetteraSenzaBusta; per scrivere a chi non ha la PEC, la raccomandata digitale via SMS o email.
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No, salvare una PEC sul computer non ne garantisce il valore legale nel tempo, perché la copia non è protetta da modifiche e non dimostra integrità e autenticità. Per conservarla con valore probatorio serve la conservazione digitale a norma prevista dall'art. 44 del Codice dell'amministrazione digitale.
Il tono del corpo del testo di una PEC formale è formale, diretto e chiaro, senza giri di parole né convenevoli. Si scrive in terza persona singolare, con un lessico corretto e senza errori: un controllo ortografico prima dell'invio rende il messaggio più credibile e facile da leggere.
Se non si conoscono titolo o professione del destinatario si usa un saluto formale generico, come «Gentile Sig.» o «Gentile Sig.ra» seguito da nome e cognome. In questo modo l'apertura resta rispettosa e si evita di attribuire un titolo sbagliato, che risulterebbe poco professionale.
Una PEC formale con allegati segnala i documenti già nel corpo del testo, con una frase come «Le invio in allegato il documento…», e li richiama nell'oggetto quando sono il motivo dell'invio. Così il destinatario capisce subito cosa riceve e trova gli allegati senza difficoltà.
La formula a consumo permette di attivare la casella senza costi fissi né canone annuale e di pagare solo i messaggi inviati, mentre la ricezione resta gratuita. È adatta a chi usa la PEC di rado. Con SuperPEC ogni invio costa 1,97 € a destinatario, IVA inclusa, con spazio illimitato.
Una PEC al comune si apre con «Spett.le Comune di [nome del comune]», indicando se possibile l'ufficio competente, e con un oggetto che riassume la richiesta. Nel corpo del testo si espone la richiesta in modo chiaro e si allegano i documenti necessari, citandoli nel messaggio.
