05 maggio 2025
Pec
Scrivere una PEC formale può sembrare complicato, ma con le giuste indicazioni è molto più semplice di quanto immagini.
Ti sei mai trovato davanti alla necessità di inviare una comunicazione ufficiale via Posta Elettronica Certificata senza sapere da dove iniziare?
Come ci si rivolge correttamente al destinatario?
Qual è il tono giusto da usare?
E come si conclude in modo professionale?
Quando si tratta di scrivere una PEC, ogni dettaglio conta: dall’oggetto alla formula di apertura, fino alla chiusura finale.
Ma niente paura: in questa guida ti spieghiamo passo dopo passo come scrivere una PEC formale chiara, corretta e credibile, con esempi pratici e frasi già pronte all’uso, oltre che a farti conoscere l'unica casella PEC che si attiva gratis con spazio illimitato.
Inoltre, scoprirai come conservarla in modo sicuro e conforme alla legge grazie al servizio di conservazione digitale a norma DocuCloud.
L’oggetto di un messaggio è un’informazione da scrivere accuratamente perché, quando invii una e-mail, sarà la prima cosa visualizzata dal destinatario assieme all’indirizzo di posta elettronica.
Da questa parte della comunicazione può dipendere la differenza tra essere presi in considerazione o essere cestinati, soprattutto per quanto riguarda la PEC.
L’oggetto di una e-mail certificata formale dovrebbe riassumere in maniera chiara e concisa ciò di cui parli per esteso nel testo del messaggio.
Non essere troppo prolisso, ma non eccedere nemmeno in sintesi, magari omettendo delle informazioni indispensabili per far capire al tuo interlocutore ciò di cui intendi parlare.
Se hai inviato la PEC allo scopo di richiedere informazioni su un contratto che hai stipulato con un operatore telefonico potresti scrivere nell’oggetto: “Richiesta informazioni contratto n° [numero del contratto] a nome di [tuo nome]”.
Se stai inviando dei documenti personali, allora l’oggetto potrebbe essere “Invio documento d’identità di [tuo nome]”, oppure “Invio codice fiscale di [tuo nome]” e via dicendo.
Di qualunque cosa tu voglia parlare, ricorda: sii chiaro e sintetico.
È proprio l’introduzione a fare la differenza tra un messaggio informale e uno formale.
In questo secondo caso dovresti iniziare la stesura della e-mail rivolgendoti direttamente al tuo interlocutore con un saluto formato da un aggettivo di circostanza più il suo nome e cognome.
Gli aggettivi di questo tipo più utilizzati sono ‘egregio’, ‘gentile’ e ‘illustre’.
Quest’ultimo, però, è abbastanza obsoleto e non è consigliabile utilizzarlo.
Per intenderci, se invii un messaggio di posta elettronica certificata PEC a un medico, dovresti iniziare con “Egregio/a Dott./Dott.ssa [nome e cognome]” o “Gentile Dott./Dott.ssa [nome e cognome]”.
Se, invece, spedisci una comunicazione a una persona della quale non conosci né il mestiere né il titolo di studio, potresti scrivere “Gentile Sig./Sig.ra [nome e cognome]”.
Quando il tuo interlocutore non è una persona (azienda, ente, ecc.) allora puoi utilizzare ‘spettabile’, contraendolo in ‘Spett.le’.
Esempio: “Spett.le Ditta [nome dell’azienda]”.
Al termine di questo saluto iniziale va posta una virgola, dopodiché è opportuno andare a capo due volte, lasciando un’intera riga bianca tra l’introduzione e il corpo del testo.
Nel corpo del testo dovresti spiegare chiaramente e per esteso il motivo per il quale hai inviato la PEC.
È opportuno andare dritti al punto, senza perdersi in convenevoli, ma ricordando di mantenere un tono formale e corretto. Il destinatario, infatti, potrebbe disinteressarsi al messaggio se questo risulta eccessivamente lungo o pesante da leggere.
Ecco alcuni suggerimenti su quali parole utilizzare per aprire questa parte della e-mail:
Fai molta attenzione a mantenere la terza persona singolare lungo tutto il testo e a non commettere errori grammaticali o sintattici.
Se non sei sicuro di ciò che hai scritto, copia il messaggio e incollalo su un nuovo documento di un software di scrittura che abbia un efficace strumento di correzione ortografica.
Dopo aver effettuato questa verifica, copia e incolla nuovamente il testo corretto nella e-mail.
Fai anche attenzione al lessico che utilizzi. Se usi parole di cui non conosci precisamente il significato, potresti scrivere frasi con poco senso e risultare poco serio di fronte al tuo interlocutore.
Meglio utilizzare qualche termine ricercato in meno piuttosto che fare la figura dell’ignorante!
Una volta che hai terminato di scrivere quello che intendevi comunicare, la PEC va conclusa con una formula di congedo.
Anche questa parte del testo va distanziata dalla precedente con un’intera riga bianca andando due volte a capo.
Le formule di congedo formali più utilizzate sono:
Tuttavia può essere una buona idea utilizzare anche formule meno formali come “Le auguro una buona giornata/buon lavoro”.
La scelta della frase di chiusura va fatta tenendo in considerazione l’importanza della persona con la quale si sta comunicando e la confidenza che si ha con essa.
Il buon senso è uno strumento indispensabile in questo frangente.
Se il tuo messaggio necessita di una risposta, e vorresti esortare il destinatario a fartela avere, puoi farlo in modo formale modificando le formule di congedo summenzionate in questo modo: “Resto in attesa di una sua cortese risposta e la saluto cordialmente” o “In attesa di cortese riscontro, porgo Distinti Saluti” ecc.
Dopo aver scritto la formula di congedo è opportuno andare a capo e indicare il proprio nome e cognome, dopodiché il messaggio è pronto per essere spedito.
Se devi ancora attivare una casella di Posta Elettronica Certificata, SuperPEC di LetteraSenzaBusta è la soluzione ideale.
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Dopo aver scritto e inviato un messaggio PEC formale, è fondamentale non limitarsi ad archiviarla nella propria casella: per tutelare il suo valore legale nel tempo, deve essere conservata digitalmente a norma di legge.
Infatti, salvare una semplice copia sul computer non basta: solo la conservazione digitale conforme al Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) assicura che la PEC rimanga integra, autentica e opponibile legalmente per almeno 10 anni, come richiesto dalla normativa italiana ed europea.
Per semplificare questo processo, puoi affidarti a DocuCloud, il servizio di conservazione digitale a norma di LetteraSenzaBusta, che si integra perfettamente con la casella SuperPEC.
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Scrivere una PEC formale efficace è una competenza sempre più utile, sia in ambito professionale che personale.
Curare ogni parte del messaggio, dall’oggetto all’introduzione, dal corpo del testo fino alla formula di congedo, ti consente di comunicare con chiarezza, serietà e credibilità.
Tuttavia, inviare correttamente una PEC non è sufficiente: per tutelare il suo valore legale nel tempo, è fondamentale conservarla a norma di legge.
Una semplice archiviazione nel proprio computer non basta.
Per questo motivo, la combinazione tra SuperPEC (la PEC gratuita con spazio illimitato) e DocuCloud (il servizio di conservazione digitale automatica e certificata) è la soluzione ideale per privati, professionisti e imprese.
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Non lasciare nulla al caso: scrivi bene, invia in modo sicuro, conserva a norma.
L'oggetto di una PEC deve essere scritto con cura e dovrebbe riassumere in modo chiaro e conciso il contenuto del messaggio.
Nell'introduzione della PEC formale, è importante rivolgersi al destinatario con un saluto formale, utilizzando aggettivi di circostanza come "Egregio" o "Gentile".
Nel corpo del testo, è consigliabile essere diretti ma professionali, mantenendo un tono formale e utilizzando frasi chiare e precise.
Per la chiusura, si possono usare formule come "Distinti Saluti" o "Cordialmente", eventualmente accompagnate da una richiesta di risposta.
È fondamentale rileggere e correggere il messaggio prima dell’invio, per evitare errori grammaticali o di forma.
Chi ha bisogno di una casella PEC e non vuole stipulare un contratto di abbonamento annuale, può attivare gratuitamente la SuperPEC con la formula a consumo Pay per Email
Dopo l’invio, è consigliabile conservare la PEC a norma di legge con un sistema certificato come DocuCloud, per tutelare il suo valore legale nel tempo e accedervi in qualsiasi momento in caso di necessità.
Quali sono le parti fondamentali di una PEC formale?
Oggetto, introduzione, corpo del testo e formula di congedo, tutte da curare con attenzione per risultare chiari e professionali.
Come scrivere l’oggetto di una PEC formale?
In modo chiaro, sintetico e descrittivo del contenuto del messaggio, indicando ad esempio il tipo di richiesta e i riferimenti utili.
Quali formule di congedo utilizzare per chiudere una PEC formale?
"Distinti Saluti", "Cordiali Saluti", "Cordialmente", oppure formule più articolate come "In attesa di cortese riscontro, porgo i miei saluti".
È sufficiente salvare la PEC nel proprio computer per conservarla legalmente?
No. Per mantenere il valore legale della PEC è necessario conservarla digitalmente a norma di legge, tramite un sistema certificato.
Come posso conservare a norma le mie PEC inviate e ricevute?
Puoi utilizzare DocuCloud di LetteraSenzaBusta, il servizio che conserva automaticamente tutte le PEC SuperPEC in modo conforme al CAD e alle normative europee per almeno 10 anni.
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