18 novembre 2025
Data certa
Hai mai firmato un contratto preliminare? O prestato del denaro a un amico con una scrittura privata? Probabilmente, in fondo al documento, hai scritto qualcosa come: "Letto, firmato e sottoscritto in data...".
Ecco la brutta notizia: quella data, legalmente, vale zero.
Per la legge italiana, qualsiasi data apposta su un documento tra due parti private può essere facilmente contestata da un "terzo".
Questo "terzo" è il soggetto più temibile: l'Agenzia delle Entrate, un curatore fallimentare, un creditore. Se un giorno la tua azienda dovesse fallire (facendo i debiti scongiuri), il curatore potrebbe sostenere che tutti i contratti che hai prodotto sono stati retrodatati per frodare i creditori. E senza "Data e Ora Certa", avrebbe ragione lui.
Qui entra in gioco la Data Certa: non è una semplice data, ma l'unica prova legale inattaccabile che un documento è stato formato in un certo giorno o prima.
È un sigillo notarile o digitale che rende quel documento opponibile a terzi.
Questo articolo è il tuo punto di riferimento per comprendere a fondo il concetto di Data Certa, un pilastro del diritto civile (Art. 2704 c.c.) che ogni imprenditore, professionista e privato cittadino dovrebbe padroneggiare.
Se hai poco tempo, ecco i 5 punti chiave da memorizzare:
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Apponi Data Certa Online Valore legale garantito • Opponibile a terzi • Servizio immediato 24/7Per ottenere una data certa, il principio è uno solo: devi coinvolgere un soggetto terzo qualificato che attesti in modo indiscutibile che quel documento esisteva in quel preciso momento.
Una semplice data scritta a mano non ha alcun valore probatorio, perché le parti potrebbero teoricamente accordarsi per retrodatarla: serve quindi un meccanismo che garantisca immodificabilità, tracciabilità e verificabilità.
Fino al 1° aprile 2016 era possibile recarsi presso un ufficio postale di Poste Italiane e richiedere l’apposizione del timbro datario, ma il servizio è stato dismesso e oggi non è più disponibile.
Attualmente esistono diversi sistemi per attribuire data e ora certa a un documento. Alcuni sono tradizionali (analogici), altri completamente digitali.
Come abbiamo visto, non puoi essere tu e nemmeno il tuo avvocato.
La data certa può essere apposta solo da soggetti terzi che per legge sono ritenuti attendibili e imparziali.
Questi soggetti sono:
Il costo è estremamente variabile e dipende dalla "forza" e dalla formalità che si vuole ottenere.
| Metodo | Costo Stimato | Complessità | Quando Usarlo |
|---|---|---|---|
| Atto Notarile | Altissimo (parcella Notaio) | Alta | Compravendite immobiliari, atti societari, donazioni, testamenti pubblici. |
| Registrazione (AdE) | Alto (imposta registro + bolli) | Alta (F24, ufficio AdE) | Contratti privati che necessitano data certa opponibile a terzi. |
| Raccomandata A/R | Medio (costo spedizione postale) | Media (spedire e conservare busta) | Comunicazioni formali cartacee con prova di ricezione. |
| Marca Temporale | Basso | Media (serve software di firma) | Certificare data e ora certa di esistenza di un documento digitale. |
| PEC | Basso | Bassa | Comunicazioni ordinarie, invio documenti con valore legale di notifica. |
Oggi, per la maggior parte delle esigenze (contratti e scritture private), la combinazione Marca Temporale Qualificata + PEC + Conservazione Digitale a norma offerto dal servizio Data Certa Online di LetteraSenzaBusta offre il miglior rapporto costo/beneficio/sicurezza.
Una scrittura privata è qualsiasi documento firmato tra due o più parti senza l'intervento di un Pubblico Ufficiale (es. un contratto di prestito tra amici, un accordo commerciale, un preliminare di vendita).
Questo è il caso d'uso più importante per la data certa, per evitare che uno dei firmatari (o un terzo) possa contestarla.
Ecco i metodi migliori, dal più semplice al più forte:
Assolutamente sì. È uno dei suoi valori legali principali, equiparato a quello di una Raccomandata A/R (DPR 68/2005).
Il valore non sta nel messaggio e-mail in sé, ma nelle ricevute generate dal sistema PEC.
Queste ricevute sono firmate digitalmente dal gestore e contengono una marca temporale, rendendole prove legali inoppugnabili.
Sì, è la sua esatta funzione.
La marca temporale (o timestamping) è un servizio digitale fornito da un'autorità di certificazione (TSA). Tecnicamente, il sistema non "legge" il tuo documento, ma:
Il risultato è un "sigillo" che garantisce legalmente che quel file, con quel preciso contenuto, esisteva in quella data e ora e non è stato più modificato da quel momento.
Abbiamo visto che la Data Certa non è un dettaglio burocratico, ma un pilastro fondamentale per la validità legale dei tuoi documenti.
Ignorarla significa esporre i propri contratti, crediti e accordi al rischio di essere invalidati dal primo soggetto che ha interesse a farlo.
Utilizzarla, al contrario, significa "congelare" il tempo e dare ai propri documenti la forza di una prova inattaccabile.
Nell'era digitale, con strumenti come la Marca Temporale Qualificata, la PEC, il Contrassegno Elettronico e la Conservazione Digitale a norma, tutti disponibili in un unico servizio online di apposizione data certa, ottenere questa "blindatura" non è più un lusso per pochi (come l'atto notarile), ma una prassi di buona gestione alla portata di tutti.
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È l'articolo 2704 del Codice Civile. Stabilisce che una scrittura privata non autenticata non è opponibile a terzi se non dal giorno in cui è stata registrata, o dal giorno della morte/sopravvenuta impossibilità di uno dei firmatari, o "dal giorno in cui il contenuto è riprodotto in atti pubblici" o "dal giorno in cui si verifica un altro fatto che stabilisca in modo egualmente certo l'anteriorità della formazione del documento". PEC e Marche Temporali rientrano in quest'ultima categoria.
No. La firma digitale (es. CAdES o PAdES) garantisce chi ha firmato (autenticità) e che il documento non è stato alterato dopo la firma (integrità). Ma non fornisce una data/ora legalmente certa e opponibile. Per quello serve la Marca Temporale.
Assolutamente no. È una meta-informazione che può essere modificata da chiunque con estrema facilità. Non ha alcun valore legale.
Non ha valore di data certa. I server di posta ordinaria non sono "certificati" e non forniscono ricevute con valore legale che attestino data e ora di invio/ricezione.
Devi conservare non solo il messaggio .eml, ma soprattutto le due ricevute (accettazione e consegna), che sono i file .xml firmati digitalmente dal gestore. Idealmente, tutto questo dovrebbe finire in un sistema di Conservazione Digitale a Norma.
Sì. Apponendo una Marca Temporale a un file (un .jpg, un .mp3, un .pdf che descrive la tua idea), puoi dimostrare in modo inoppugnabile che quel file esisteva in quella data. È molto usato per la tutela base del diritto d'autore.
È il metodo tradizionalmente più "forte" e incontestabile, ma è anche il più lento e costoso. Per il 90% degli usi commerciali (contratti, preventivi), la PEC e la Marca Temporale sono più che sufficienti e molto più agili.
La marca temporale ha una validità legale (tipicamente 20 anni), ma il fatto che attesta (l'esistenza del documento a quella data) è perpetuo. La conservazione a norma serve a estendere la validità legale della firma e della marca nel tempo.
No, il servizio è stato dismesso il 1 Aprile 2016 e non è più disponibile..
È un ottimo "fatto" collaterale. Se nel contratto (es. un prestito) si fa riferimento a un bonifico e la causale del bonifico (es. "saldo contratto del GG/MM/AA") combacia, si crea una prova molto forte che rafforza la datazione.
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