Passare da cartaceo a digitale: guida pratica per iniziare senza errori

14 maggio 2025

Conservazione

Takeaways

• La digitalizzazione dei documenti porta numerosi vantaggi, tra cui il recupero di spazio fisico in ufficio, la possibilità di effettuare ricerche immediate e una maggiore sicurezza rispetto al rischio di deterioramento, furti o danni che possono subire i documenti cartacei. Questo processo, se affrontato con una strategia chiara e strumenti adeguati, permette di trasformare una gestione documentale potenzialmente caotica in un sistema ordinato, efficiente e protetto;
• Il passaggio efficace dal cartaceo al digitale richiede una valutazione accurata del materiale esistente: è fondamentale identificare quali documenti devono essere conservati per legge, quali sono utili per l'operatività quotidiana e quali possono essere scartati. La fase di "decluttering" documentale, unita alla scelta di hardware (come scanner con ADF per grandi volumi) e software (con funzionalità OCR per testi ricercabili), è la base per costruire un archivio digitale funzionale;
• Per garantire il valore legale e la protezione a lungo termine dei documenti digitali, specialmente quelli con rilevanza fiscale o amministrativa, è indispensabile adottare la conservazione digitale a norma. Servizi specializzati in questo ambito offrono soluzioni complete che aiutano l'azienda a districarsi nella complessità normativa e tecnica, un aspetto fondamentale per tutelare il patrimonio informativo in modo corretto.

Addio faldoni, benvenuto archivio digitale: come passare dal cartaceo al digitale in modo efficace e senza intoppi, anche grazie al software giusto

L'accumulo di documenti cartacei è un problema per molte aziende: scartoffie che si accumulano sulle scrivanie e faldoni su faldoni negli archivi possono trasformare la gestione documentale in un incubo. La digitalizzazione è una possibile soluzione: porta infatti ordine, efficienza e sicurezza. Il passaggio da cartaceo a digitale, sebbene possa apparire complesso, può essere semplificato utilizzando un metodo preciso e hardware e software adeguati. L'obiettivo è trasformare pile di carta in file digitali organizzati, accessibili e sicuri: affrontare questo cambiamento con una strategia chiara permette di evitare errori comuni e di sfruttare al meglio i tanti vantaggi del digitale.

Perché dire addio alla carta? I vantaggi della conservazione digitale a norma

I motivi per abbandonare la gestione cartacea dei documenti sono diversi. Innanzitutto, lo spazio fisico occupato da archivi e faldoni può essere recuperato e destinato ad attività più produttive: pensiamo a quanto costa mantenere metri quadrati di ufficio solo per conservare carta su carta. La ricerca di un documento specifico in un archivio cartaceo, inoltre, può richiedere tanto tempo: minuti o addirittura ore che vengono sottratti al lavoro effettivo.

Un archivio digitale, al contrario, permette ricerche istantanee tramite parole chiave, date o altri metadati. La sicurezza è un altro fattore che fa pendere la bilancia a favore del digitale: i documenti cartacei sono infatti vulnerabili a incendi, allagamenti, furti e semplice deterioramento. La loro condivisione è spesso macchinosa e implica copie fisiche o scansioni occasionali. Il digitale, se gestito correttamente, offre livelli di protezione superiori, backup automatici e una condivisione controllata e immediata. Infine, ridurre il consumo di carta ha un impatto positivo sull'ambiente, un valore sempre più sentito.

Gestione e conservazione dei documenti: come passare dal cartaceo al digitale

Il primo step verso la digitalizzazione è una valutazione puntuale del materiale cartaceo esistente. Non tutto ciò che si possiede in formato cartaceo necessita di essere digitalizzato: dobbiamo saper distinguere tra documenti da conservare obbligatoriamente per legge, documenti utili per l'operatività corrente e documenti ormai obsoleti.

Comincia dall'inventario e chiediti quali documenti consulto regolarmente? Quali hanno valore legale o fiscale e per quanto tempo devono essere conservati? Quali posso eliminare subito? Questa fase di "decluttering" documentale è fondamentale per evitare di appesantire l'archivio digitale con file inutili. Stabilisci delle priorità: potresti iniziare dai documenti più recenti o da quelli consultati più frequentemente, oppure potresti concentrarti su una specifica categoria di documenti, come fatture o contratti. Avere un piano d'azione chiaro renderà il processo meno dispersivo e più gestibile.

La scelta degli strumenti per la conservazione digitale: hardware e software

Una volta definito cosa digitalizzare, è necessario dotarsi di strumenti adeguati. Il componente hardware principale è lo scanner. La scelta dipende dal volume e dalla tipologia dei documenti: per piccole quantità di fogli singoli, uno scanner piano multifunzione può essere sufficiente. Se invece devi digitalizzare grandi volumi di documenti, magari fascicolati, uno scanner con alimentatore automatico di documenti (ADF) è indispensabile. Nella scelta, prendi in considerazione fattori come la velocità di scansione, la risoluzione (misurata in DPI, punti per pollice) e la capacità di scansionare fronte-retro automaticamente. Per documenti particolari come ricevute o biglietti da visita, esistono scanner portatili dedicati.

Sul fronte software, il programma fornito con lo scanner spesso offre funzionalità base di acquisizione e salvataggio in formati comuni come PDF. Per esigenze più avanzate, potresti valutare software OCR (Optical Character Recognition). Questa tecnologia converte l'immagine scansionata in un testo ricercabile, un enorme vantaggio per ritrovare informazioni specifiche all'interno dei documenti. Molti software permettono anche di organizzare, rinominare in batch e talvolta applicare una firma digitale.

Organizzare l'archivio digitale: servono metodo e ordine

Avere un archivio digitale non serve a molto se i file non sono organizzati in modo logico. La struttura delle cartelle dovrebbe rispecchiare, per quanto possibile, un sistema che ti è familiare o che sia intuitivo. Puoi organizzare i file per anno, per cliente/fornitore, per tipologia di documento (fatture, contratti, corrispondenza) o una combinazione di questi criteri. L'importante è che la struttura sia coerente e mantenuta nel tempo. L'uso di metadati o tag può semplificare la ricerca.

Molti sistemi di gestione documentale permettono inoltre di associare parole chiave ai file, rendendo le ricerche ancora più potenti, indipendentemente dalla posizione del file nella struttura delle cartelle. Ricorda che un buon sistema di backup è imprescindibile: i file digitali devono essere protetti da guasti hardware, errori umani o attacchi informatici. Considera soluzioni di backup locale (su hard disk esterni) e soluzioni cloud sicure e a norma come DocuCloud.

Come smaltire la "vecchia" carta (se possibile)

Una volta che i documenti sono stati digitalizzati e, se necessario, posti in conservazione digitale a norma, sorge la domanda su cosa fare della versione cartacea. La risposta è semplice: i documenti che non hanno più valore legale o che possono essere distrutti dopo la digitalizzazione certificata, possono essere smaltiti. Bisogna però fare molta attenzione: gli atti che contengono dati sensibili o informazioni riservate non dovrebbero mai essere semplicemente cestinati. L'uso di un distruggi documenti è la soluzione più indicata per prevenire furti di identità o divulgazione non autorizzata di informazioni; soprattutto, verifica sempre le norme sulla conservazione dei documenti originali prima di procedere alla loro eliminazione definitiva.

Perché dovresti scegliere un servizio di conservazione digitale a norma

Per molti documenti, soprattutto quelli con rilevanza fiscale, legale o amministrativa, la digitalizzazione non basta a garantirne il valore nel tempo: serve una conservazione digitale a norma. Questo processo, regolamentato da specifiche normative, assicura l'autenticità, l'integrità, l'affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici per tutto il periodo di conservazione previsto dalla legge. Non si tratta solo di salvare un file su un hard disk o nel cloud: la conservazione digitale a norma implica l'apposizione di una firma digitale e di una marca temporale da parte di un responsabile della conservazione, oltre a prevedere procedure rigorose per la gestione dell'archivio. Servizi specializzati, come DO, offrono soluzioni complete per adempiere a questi obblighi, sollevando l'utente dalla complessità tecnica e normativa. Questo passaggio è fondamentale per le aziende e i professionisti che vogliono essere certi della validità legale dei propri archivi digitali.

Dalla gestione quotidiana alla tutela del patrimonio informativo: scegli la conservazione digitale ora

Passare dal cartaceo al digitale significa investire in efficienza, sicurezza e modernità: richiede una pianificazione iniziale e l'adozione di buone pratiche, ma i benefici a lungo termine sono innegabili. Un archivio digitale ben organizzato e conservato a norma semplifica il lavoro quotidiano e protegge il patrimonio informativo della tua attività, facilita la ricerca e tutela l'azienda.

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