Classi Documentali e Metadati: il Cuore della Conservazione Digitale a Norma

04 novembre 2025

Conservazione

Tutto quello che devi sapere sulle Classi Documentali e sui Metadati prima di scegliere il servizio di Conservazione Digitale per la tua impresa o per i tuoi documenti personali

Se stai cercando un servizio di Conservazione Digitale a norma di legge davvero efficiente, devi conoscere due elementi fondamentali: le Classi Documentali e i Metadati.

Questi due strumenti sono alla base di qualsiasi sistema serio e conforme alla normativa italiana.

In questo articolo ti spegheremo nel dettaglio cosa sono e a cosa servono le Classi Documentali e i Metadati in modo tale che tu possa scegliere il servizio di conservazione digitale più appropriato alle tue esigenze.

Takeaways: Punti chiave dell'articolo

•  Le Classi Documentali garantiscono ordine e conformità
  Ogni documento digitale viene collocato nella giusta categoria per assicurare una gestione efficiente e conforme alle normative AgID e CAD.
•  I Metadati assicurano valore probatorio
  Rappresentano la “carta d’identità” dei tuoi documenti digitali e ne certificano autenticità, provenienza e tracciabilità nel tempo.
•  DocuCloud automatizza tutto il processo
  Con DocuCloud non serve inserire manualmente i metadati: il sistema li genera in automatico risparmiando tempo e riducendo gli errori.
•  34 Classi Documentali già configurate
  DocuCloud mette a disposizione un archivio completo con 34 classi pronte all’uso, coprendo tutte le tipologie di documenti aziendali e personali.
•  Conservazione digitale semplice, sicura e conforme
  Con DocuCloud hai un servizio certificato, conforme alla legge italiana, integrato con tutti i servizi fiduciari LetteraSenzaBusta e a consumo effettivo.

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Cosa sono le Classi Documentali?

Le classi documentali sono categorie che organizzano i documenti digitali secondo criteri ben precisi: tipologia, finalità, natura giuridica e contesto amministrativo.

Sono fondamentali perché:

• Garantiscono conformità alle normative, rispettando il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e le Regole Tecniche di AgID.
• Favoriscono l’ordine e l’efficienza, permettendo di trovare rapidamente ogni documento.
• Rendono il sistema sicuro, assicurando integrità e autenticità dei file conservati.

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Cosa sono i Metadati?

I metadati sono informazioni aggiuntive che accompagnano ogni documento.

Una sorta di carta d’identità digitale indispensabile per:

• Identificare i documenti, con dati su autore, data di emissione, e altri dettagli rilevanti.
• Facilitare la ricerca, anche in archivi digitali molto estesi.
• Garantire validità legale, conferendo valore probatorio ai documenti conservati.

Metadati obbligatori secondo la normativa:

1. Identificativo univoco del documento
2. Modalità di formazione
3. Dati di registrazione
4. Soggetti coinvolti
5. Chiave descrittiva
6. Allegati
7. Riservato
8. Verifica
9. Versione documento

Anche se la lista sembra breve, ciascun metadato richiede ulteriori informazioni dettagliate da inserire.

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Con DocuCloud tutto è più semplice

A differenza di molti servizi che richiedono l’inserimento manuale di ogni metadato, DocuCloud, l'unico servizio in Europa di Conservazione Digitale a consumo effettivo,  automatizza la compilazione della maggior parte di questi dati, risparmiandoti tempo e fatica.

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Come lavorano insieme Classi Documentali e Metadati?

Le classi documentali ti aiutano a organizzare, i metadati a descrivere.

Insieme rendono la gestione dei documenti:

• Ordinata e conforme
• Facile da consultare
• Legalmente valida in caso di verifiche

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34 Classi Documentali: la potenza di DocuCloud

Al contrario di altri servizi limitati, DocuCloud offre ben 34 classi documentali conformi al CAD e ad AgID, tra cui:

Fatture elettroniche attive e passive, Cedolini, Contratti, PEC, Registri fiscali, Bilanci, Certificazioni, Manuale di conservazione, Verbali, Note spese, Documenti sanitari (esclusi quelli vietati), e molti altri.

Questa ampia classificazione ti permette di catalogare in modo preciso e completo qualsiasi documento.

Perché sono così importanti le 34 classi documentali?

Un sistema con poche classi è disorganizzato e rischia di compromettere la validità dei documenti. Con DocuCloud:

1. Ogni file trova il suo posto preciso
2. Tutto è conforme alla legge
3. Nessun documento resta escluso o non classificato correttamente

Devo fare qualcosa per configurare DocuCloud?

No. DocuCloud è già configurato con tutte le classi pronte all’uso.

Tu dovrai solo completare, in alcuni casi, 3 o 4 metadati manualmente. Il resto viene compilato automaticamente.

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Metadati automatici per Fatture Elettroniche e PEC

• Fatture elettroniche: DocuCloud estrae i metadati dal file XML.
• Messaggi SuperPEC: attiva la conservazione dalla webmail, e DocuCloud conserva tutto automaticamente.
• Altri servizi LetteraSenzaBusta: tutti i documenti prodotti con Firma Digitale, Data Certa, Raccomandate, Reclami, Fax, ecc. vengono archiviati automaticamente.

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Conclusione

Scegliere un servizio di Conservazione Digitale a norma con poche classi documentali o che richiede metadati manuali, significa perdere tempo, rischiare errori e non rispettare la legge.

Con DocuCloud, invece, hai:

• 34 classi documentali pronte
• Metadati quasi totalmente automatizzati
• Risparmio di tempo
• Conformità normativa

Affidati al servizio di Conservazione Digitale a consumo effettivo che ti semplifica la vita, che ti fa risparmiare e che ti fa dormire sonni tranquilli.

FAQ - Domande frequenti su Classi Documentali e Metadati: il Cuore della Conservazione Digitale a Norma

1. Cosa significa “classe documentale” nella conservazione digitale?

È una categoria che definisce la tipologia del documento (ad esempio, fattura, contratto o verbale) e ne regola la gestione all’interno del sistema di conservazione digitale.

2. Quante classi documentali prevede DocuCloud?

DocuCloud offre 34 classi documentali già configurate, conformi alle Linee Guida AgID, pronte per accogliere qualsiasi tipo di documento aziendale o personale.

3. I metadati devono essere sempre inseriti manualmente?

No. Con DocuCloud la maggior parte dei metadati viene generata automaticamente dal sistema, riducendo al minimo l’intervento dell’utente.

4. Perché i metadati sono così importanti?

Perché garantiscono la tracciabilità, l’autenticità e il valore legale di ogni documento conservato digitalmente.

5. Posso modificare una classe documentale dopo aver caricato un documento?

No, una volta archiviato, il documento viene sigillato digitalmente per garantirne l’integrità. Tuttavia, puoi caricarne una nuova versione con la classe corretta.

6. I documenti personali dei privati devono essere conservati a norma?

Non è obbligatorio, ma altamente consigliato per garantire autenticità, reperibilità e sicurezza nel lungo periodo.

7. DocuCloud è conforme al Codice dell’Amministrazione Digitale?

Sì, è perfettamente conforme al CAD e alle Linee Guida AgID, offrendo un sistema di conservazione digitale riconosciuto e certificato.

8. Cosa succede se un metadato obbligatorio manca?

Il sistema DocuCloud ti segnala automaticamente l’anomalia e ti guida nel completamento del campo mancante, evitando errori di conformità.

9. Posso conservare anche PEC, Fatture Elettroniche e documenti firmati digitalmente?

Sì. DocuCloud conserva automaticamente PEC, fatture XML, file P7M e documenti firmati digitalmente, integrandosi con SuperPEC e cheFIRMA!

10. Quanto dura la conservazione digitale dei documenti?

La durata standard è di 10 anni, ma puoi scegliere estensioni personalizzate o conservazione permanente con il servizio Eternix di LetteraSenzaBusta.