27 novembre 2025
Conservazione
Ti sei mai chiesto come fanno le grandi organizzazioni – pubbliche e private – a non perdersi in un mare di documenti, email, PEC, fatture, delibere e comunicazioni interne?
Il segreto risiede nell’utilizzo di classi documentali e di un titolario ben strutturato: un sistema di classificazione che assegna fin da subito ad ogni documento la sua posizione corretta, consentendo un ordine logico, una consultazione rapida e una gestione trasparente nel tempo.
Le classi documentali costituiscono la spina dorsale della gestione documentale moderna: semplificano il recupero delle informazioni, determinano i tempi di conservazione, supportano la conservazione digitale a norma e assicurano il rispetto delle normative su trasparenza e protezione dei dati.
Se vuoi capire come funziona la conservazione corretta e conforme dei documenti nel lungo periodo, leggi la nostra guida sulla conservazione digitale a norma di legge, che ti fornisce un quadro chiaro e completo sul processo di conservazione e sugli obblighi normativi da rispettare.
In questo articolo analizzeremo come vengono applicate le classi documentali nella classificazione dei documenti, quale ruolo svolge il titolario, perché nella Pubblica Amministrazione rappresentano un requisito obbligatorio e come la digitalizzazione – con soluzioni avanzate come DocuCloud – consenta una gestione documentale più efficiente, strutturata e legalmente conforme.
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Attiva adesso DocuCloud Tariffa a consumo effettivo Pay per MB • Conservazione a norma garantita per 10 anni • Nessun abbonamento annualePer dare forma concreta alle classi documentali e creare un sistema funzionante, le organizzazioni si affidano a uno strumento fondamentale: il titolario, anche chiamato piano di classificazione.
Per capirlo meglio, immaginalo come la mappa concettuale dell’archivio. È una struttura gerarchica che ordina i documenti seguendo le funzioni e le attività specifiche dell’ente o dell’azienda che li produce.
Al suo interno troviamo i titoli e le classi principali, che rappresentano le macro-aree di attività, come “amministrazione del personale” o “gestione finanziaria”.
Poi, si scende nel dettaglio con le sottoclassi, che specificano ulteriormente le attività, ad esempio “assunzioni” o “pagamenti fornitori”.
Per evitare ambiguità e garantire uniformità, ogni voce del titolario è accompagnata da descrizioni esplicative che chiariscono i criteri di classificazione. Un titolario ben progettato è stabile, chiaro e completo, capace di adattarsi alle esigenze mutevoli dell’organizzazione e di garantire coerenza nel tempo, anche di fronte a riorganizzazioni interne.
In sintesi: senza un titolario, le classi documentali non esistono. È questo strumento che permette di applicare in modo concreto i criteri di organizzazione a tutti i documenti, analogici e digitali.
Se per le aziende private una buona gestione documentale è un vantaggio competitivo, per la Pubblica Amministrazione italiana è un vero e proprio obbligo di legge.
Ogni documento prodotto o ricevuto, indipendentemente dal suo formato – che sia una lettera cartacea o un file digitale – deve essere classificato secondo criteri ben definiti e coerenti con il titolario adottato.
Questa imposizione normativa non è un mero esercizio burocratico, ma risponde a esigenze fondamentali:
Integrato con il protocollo informatico, il sistema di classificazione diventa un potente strumento per gestire l’archivio corrente e per pianificare in modo efficace la selezione e lo scarto dei documenti non più utili, nel rispetto delle regole di conservazione.
Adottare un sistema di organizzazione basato sulle classi documentali porta con sé una serie di vantaggi tangibili sia per il settore pubblico che per quello privato.
Uno dei più evidenti è l’efficienza. Se devi trovare un documento specifico in un archivio disordinato, possono volerci anche ore di ricerca frustrante. Con le classi documentali, i tempi di ricerca si riducono drasticamente e i dipendenti possono concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.
Un altro beneficio fondamentale è il rispetto delle normative. Le leggi sulla conservazione e sul trattamento dei dati sono sempre più stringenti, e un sistema di classificazione adeguato aiuta le organizzazioni a rimanere conformi, evitando sanzioni e controversie legali.
Non dimentichiamo la conservazione del patrimonio informativo: documenti di valore storico o amministrativo vengono protetti e valorizzati, diventando una risorsa preziosa nel tempo, anziché “perdersi” in archivi improvvisati.
Infine, un buon sistema di classi documentali rende l’accesso ai documenti facile e intuitivo per tutti gli utenti autorizzati, anche in contesti complessi e distribuiti.
La digitalizzazione dei documenti non è più un optional, ma una vera e propria necessità per le organizzazioni che guardano al futuro. Non si tratta semplicemente di scansionare fogli di carta, ma di implementare un sistema completo per la gestione digitale dei documenti, che parta proprio dalle classi documentali.
I vantaggi sono numerosi:
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Le classi documentali e i criteri di organizzazione sono la chiave per una gestione documentale efficace, sia nel settore pubblico che in quello privato. Senza un sistema di classificazione chiaro e condiviso, anche la migliore piattaforma digitale rischia di trasformarsi in un “cassetto caotico” difficile da gestire.
La transizione al digitale, unita all’adozione di titolari ben strutturati e classi documentali coerenti, rappresenta un passo fondamentale per migliorare l’efficienza, garantire la sicurezza delle informazioni e rispettare le normative vigenti su conservazione, trasparenza e privacy.
Investire in una gestione documentale strutturata significa costruire un futuro più agile e competitivo. Affidarsi a soluzioni come LetteraSenzaBusta e al servizio di conservazione digitale DocuCloud ti permette di unire organizzazione, convenienza e piena conformità di legge, creando un ecosistema documentale davvero sotto controllo.
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Procedi all’attivazione di DocuCloud Attivazione immediata e gratuita • Certificazione eIDAS garantita • Perfetto per PA, imprese, studi professionali e privatiLe classi documentali sono insiemi omogenei di documenti raggruppati in base a criteri comuni, come funzione, attività o processo. In pratica, rappresentano le “categorie ufficiali” in cui vengono inseriti i documenti prodotti o ricevuti da un’organizzazione, così da gestirli, conservarli e ricercarli in modo coerente e strutturato.
Il titolario, o piano di classificazione, è lo schema gerarchico che funge da ossatura per l’intero sistema di classi documentali. È simile all’indice di un libro: contiene titoli, classi e sottoclassi che rappresentano funzioni e attività dell’ente (ad esempio “Affari generali > Risorse umane > Gestione del personale”). Ogni voce è descritta in modo chiaro per evitare ambiguità e garantire che i documenti vengano classificati sempre nello stesso modo.
L’archiviazione semplice consiste nel “mettere via” i documenti in cartelle o raccoglitori, senza un criterio strutturato e condiviso. La classificazione tramite classi documentali, invece, applica regole precise e un titolario ufficiale: ogni documento ha una posizione logica nell’archivio, tempi di conservazione definiti e collegamenti chiari a processi e funzioni dell’organizzazione.
Sì. Per la Pubblica Amministrazione italiana, l’adozione di un sistema di classificazione basato su titolario e classi documentali è un obbligo normativo. Questo garantisce trasparenza, tracciabilità, corretta conservazione degli atti e possibilità per i cittadini di esercitare i propri diritti di accesso ai documenti amministrativi.
Un sistema digitalizzato consente ricerche rapide tramite parole chiave e metadati, riduce drasticamente lo spazio fisico necessario, migliora la sicurezza grazie a backup e controlli di accesso, facilita la condivisione tra uffici e sedi diverse e riduce tempi e costi operativi. In più, integra in modo naturale i requisiti di conservazione digitale a norma.
Le classi documentali sono il punto di partenza per una conservazione digitale a norma. Solo se i documenti sono classificati correttamente è possibile stabilire quanto a lungo conservarli, come gestirne il ciclo di vita e quali regole applicare (firma digitale, marca temporale, metadati, esibizione). Senza classificazione, la conservazione digitale rischia di essere casuale e non conforme.
La classificazione permette di individuare in modo preciso dove si trovano i documenti che contengono dati personali o sensibili. Questo rende più semplice applicare misure di sicurezza adeguate (crittografia, limitazione degli accessi), gestire i tempi di conservazione, rispondere alle richieste di rettifica o cancellazione dei dati e tracciare accessi e modifiche, come richiesto dal GDPR.
Una classificazione errata o incoerente rende difficile trovare i documenti quando servono, aumenta il rischio di conservarli troppo a lungo (o troppo poco), complica la difesa in giudizio in caso di contenzioso e può esporre l’organizzazione a rilievi ispettivi o sanzioni per mancato rispetto degli obblighi di conservazione e trasparenza.
Assolutamente no. Le classi documentali si applicano a tutti i documenti, indipendentemente dal formato: file digitali, email, PEC, allegati, scansioni, documenti firmati digitalmente, ecc. La classificazione deve essere unica e coerente, così che l’ente abbia una visione completa del proprio patrimonio documentale, sia analogico che digitale.
Un servizio di conservazione digitale a norma come DocuCloud lavora in sinergia con il sistema di classi documentali: riceve i documenti già classificati, li conserva per il tempo previsto, applica firma digitale e marca temporale, gestisce metadati e tracciabilità e ne garantisce integrità e leggibilità per almeno 10 anni. In questo modo, l’organizzazione unisce buona organizzazione interna e piena conformità legale nella conservazione dei propri documenti.
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