26 novembre 2025
Conservazione
Oggi la maggior parte dei documenti nasce direttamente in digitale: contratti, fatture elettroniche, PEC, verbali societari, comunicazioni ufficiali, dichiarazioni e atti amministrativi.
Tuttavia, non tutti i file digitali hanno lo stesso valore. Soltanto il documento informatico realizzato secondo i requisiti previsti dal CAD e dal Regolamento eIDAS possiede valore legale e può essere utilizzato come prova giuridica in caso di contenzioso.
Per questo è fondamentale conoscere quali elementi rendono un file un vero documento informatico e quali obblighi comporta la sua gestione nel tempo.
In questa guida troverai spiegato in modo semplice e chiaro:
Se vuoi approfondire anche la parte normativa e capire come mantenere valore probatorio nel tempo, puoi consultare la panoramica completa sulla conservazione digitale a norma, con riferimenti al CAD e alle Linee Guida AgID.
Avvia subito la Conservazione Digitale a norma
Attiva ora DocuCloud Tariffazione a consumo reale (Pay per MB) • Conservazione decennale garantita • Zero costi di abbonamentoIl documento informatico è definito dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) come una rappresentazione digitale di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
In altre parole, non è solo un file, ma un’informazione elettronica strutturata e garantita, che può produrre effetti legali e costituire prova.
La sua rilevanza giuridica è paragonabile a quella di un documento cartaceo, ma solo se rispetta determinati requisiti tecnici e formali.
Affinché un documento informatico sia affidabile, deve rispettare alcune caratteristiche fondamentali:
Per questo, le Linee Guida AgID raccomandano formati stabili nel tempo come PDF/A, XML o altri standard aperti.
La firma digitale non è l’immagine della firma scritta a mano. È un meccanismo crittografico basato su una coppia di chiavi e un certificato qualificato.
Quando firmi digitalmente un documento:
Ai sensi dell’art. 2702 del Codice Civile, la firma digitale attribuisce piena validità probatoria al documento.
La marca temporale applicata al documento certifica che esso esisteva in uno specifico momento e che non è stato modificato successivamente.
È particolarmente importante quando la data assume valore giuridico (es. contratti, istanze, termini, opposizioni).
Dopo la creazione e la firma, un documento informatico deve essere conservato digitalmente a norma di legge.
La conservazione digitale non è salvataggio su PC o su cloud privato. È un processo regolamentato, con:
Senza conservazione a norma, un documento rischia di perdere validità o non poter essere esibito correttamente in sede giuridica.
Tutti questi documenti possono essere esibiti in giudizio con piena efficacia probatoria — ma solo se trattati correttamente.
Il documento informatico è diventato il vero centro della gestione digitale moderna. Ma la sua forza legale non deriva dal formato o dal supporto: deriva dai processi tecnici e normativi che ne garantiscono autenticità, integrità e opponibilità.
La creazione corretta, la firma digitale, l’apposizione di marca temporale e la conservazione a norma sono i passaggi fondamentali che trasformano un semplice file in una prova giuridica inconfutabile.
Investire nella gestione corretta del documento informatico significa proteggere la propria azienda, la propria responsabilità giuridica e il proprio patrimonio informativo nel tempo.
Pronto a conservare i tuoi documenti personali o aziendali in modo sicuro e economico?
Procedi all’attivazione di DocuCloud Attivazione gratis • Riconosciuto a livello UE • Ideale per tutti i profili da privati ad impreseNo. Un PDF è solo un file. Per essere documento informatico valido deve rispettare requisiti tecnici e, se necessario, essere firmato digitalmente.
No, non automaticamente. Senza processi di firma o conservazione a norma, non ha la stessa forza probatoria del documento nativo digitale firmato.
No. La firma digitale qualificata deve essere accettata ovunque, in tutta l’UE, con pieno valore giuridico.
Non sempre, ma diventa fondamentale quando bisogna dimostrare la data certa opponibile a terzi.
La firma può scadere, ma il documento può mantenere il suo valore probatorio se inserito nel processo di conservazione digitale a norma.
No. Quello è semplice archiviazione. La conservazione digitale a norma segue regole specifiche definite dal CAD e da AgID.
Sì, se conforme alle regole tecniche e, nei casi previsti, firmato digitalmente o conservato a norma.
Sì. In molti casi il digitale è persino più sicuro e affidabile del cartaceo.
L’organizzazione titolare dei documenti e il Responsabile della Conservazione, ove previsto.
Perché un documento legalmente rilevante deve poter essere consultato anche molto tempo dopo la sua creazione — e questo è garantito solo dalla conservazione digitale a norma.
Privacy Policy
Cookie Policy
Aggiornamento cookie
Termini e Condizioni
Copyright Innovatio Online Ltd
VAT number: GB206342932
