26 novembre 2025
Conservazione
Nell’era della digitalizzazione spinta, quasi ogni attività genera file: email, PDF, scansioni, fatture elettroniche, contratti firmati online, verbali, registrazioni audio e video.
Molto spesso si utilizzano come sinonimi i termini documento elettronico e documento informatico, ma in realtà indicano due livelli diversi di “peso giuridico”: il primo è un contenitore digitale generico, il secondo è un documento che ha una rilevanza legale ben precisa.
Capire cosa cambia tra queste due nozioni è fondamentale per chi lavora in azienda, nello studio professionale o nella Pubblica Amministrazione, perché da questa distinzione dipendono validità probatoria, firme corrette da usare e modalità di conservazione digitale a norma.
In questo articolo di LetteraSenzaBusta analizzeremo le differenze fondamentali tra documento elettronico e documento informatico, vedremo quali norme li disciplinano, cosa serve per dare loro valore legale e perché la conservazione digitale a norma (ad esempio con DocuCloud) è il passaggio decisivo per non perdere valore nel tempo.
Se vuoi approfondire aspetti normativi, obblighi e procedure con un’impostazione più completa, puoi scoprire come funziona la conservazione digitale e perché è indispensabile per attribuire valore nel lungo periodo ai documenti informatici.
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Attiva subito DocuCloud Tariffa a consumo effettivo (Pay per MB) • Conservazione decennale garantita • Zero abbonamenti annualiPer capire davvero la differenza tra documento elettronico e documento informatico è necessario partire dalle definizioni ufficiali contenute nelle norme europee e italiane.
Il Regolamento eIDAS definisce il documento elettronico come “qualsiasi contenuto che sia conservato in forma elettronica, in particolare in modalità testuale o come registrazione sonora, visiva o audiovisiva”.
Questa definizione è volutamente ampia: rientrano nella categoria di documento elettronico una mail, una fotografia, un file audio, un video, una scansione, un PDF non firmato e così via.
Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), invece, definisce il documento informatico come la “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.
Qui l’attenzione si sposta sulla rilevanza giuridica: il documento informatico non è un semplice file, ma un documento che può produrre effetti legali ed essere utilizzato come prova in caso di controversia.
In sintesi: tutti i documenti informatici sono documenti elettronici, ma non tutti i documenti elettronici sono documenti informatici. La differenza è tutta nel loro “peso” giuridico e nei requisiti che rispettano.
Le differenze tra documento elettronico e documento informatico emergono con chiarezza quando si guarda a origine, requisiti tecnici e valore probatorio.
Comprendere queste differenze permette di sapere quando un semplice file deve diventare un vero documento informatico e quando è necessario attivare processi di firma digitale e conservazione a norma.
Un altro elemento che distingue in modo netto documento elettronico e documento informatico è il modo in cui devono essere gestiti e conservati nel tempo.
Possiamo riassumere così:
Questo ha un impatto enorme su aziende, professionisti e Pubbliche Amministrazioni, che non possono più limitarsi a “salvare un file”, ma devono garantire una gestione documentale pensata per resistere nel tempo e in sede di contenzioso.
La distinzione tra documento elettronico e documento informatico non è teorica: incide in modo concreto sui processi quotidiani.
Per le Pubbliche Amministrazioni, l’utilizzo del documento informatico è ormai la regola: fatture elettroniche, determinazioni dirigenziali, delibere, comunicazioni ufficiali, atti protocollati. Tutti questi contenuti devono avere valore legale, essere firmati correttamente e conservati secondo norme precise.
Per aziende e professionisti, riconoscere quando un file digitale è un semplice documento elettronico e quando diventa un vero documento informatico è essenziale per:
In pratica, sapere quando un documento elettronico deve “salire di livello” e diventare documento informatico – firmato correttamente e conservato a norma – significa ridurre i rischi legali e aumentare la sicurezza dei processi.
Una volta chiarita la differenza, è evidente che il documento informatico non può limitarsi a “esistere” su un hard disk: deve essere conservato in modo tale da mantenere valore probatorio nel tempo.
La conservazione digitale a norma è un processo regolamentato che assicura:
Per questo, un documento informatico davvero rilevante (contratti, fatture, atti societari, PEC importanti, ecc.) non dovrebbe mai essere lasciato in un semplice archivio elettronico, ma inserito in un sistema di conservazione digitale a norma gestito da un soggetto competente.
Per dare continuità e valore nel tempo ai propri documenti informatici, non basta “un cloud qualunque”: serve una piattaforma di conservazione digitale a norma, pensata proprio per gestire documenti giuridicamente rilevanti.
DocuCloud, il servizio di conservazione digitale di LetteraSenzaBusta, è stato progettato proprio con questo obiettivo:
Scegliere una soluzione come DocuCloud significa trasformare la gestione dei documenti informatici da problema da risolvere a asset strategico per la tutela legale e organizzativa.
Il documento elettronico è il punto di partenza: un qualsiasi contenuto digitale che usiamo ogni giorno. Il documento informatico è il livello successivo: quel file che, grazie a requisiti tecnici e normativi, assume valore giuridico e può essere utilizzato come prova.
Capire la differenza significa sapere quando un semplice file deve essere firmato con la giusta firma elettronica, quando è necessario applicare una marca temporale e quando – soprattutto – va inserito in un processo di conservazione digitale a norma per non perdere forza probatoria nel tempo.
Per aziende, professionisti e Pubbliche Amministrazioni questo non è un dettaglio: è la base per processi digitali sicuri, conformi e sostenibili.
Affidarsi a un servizio di conservazione digitale come DocuCloud significa avere la certezza che i propri documenti informatici saranno gestiti, firmati e conservati nel modo giusto, senza sprechi e con pieno rispetto delle regole.
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Procedi all’attivazione di DocuCloud Attivazione immediata senza costi • Conforme al regolamento europeo eIDAS • Perfetto per Pubbliche Amministrazioni, imprese, professionisti e privatiUn documento elettronico è qualsiasi contenuto conservato in forma digitale: un’email, una foto, un PDF, un file audio o video, un testo scritto al computer. È una categoria molto ampia, che non implica automaticamente valore legale o particolari garanzie di integrità.
Il documento informatico, secondo il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. In pratica è un documento digitale che, per contenuto e modalità di gestione, è pensato per avere valore legale ed essere utilizzato come prova.
No. Un documento elettronico di per sé è solo un contenuto digitale. Per acquisire valore legale deve rispettare determinati requisiti (ad esempio essere firmato con una firma elettronica adeguata, avere una corretta data certa, essere conservato a norma se necessario). Solo allora può essere considerato un vero documento informatico con pieno valore probatorio.
Un documento elettronico diventa documento informatico quando rappresenta atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti e viene formato e gestito secondo le regole previste (firme elettroniche appropriate, eventuale marca temporale, conservazione digitale a norma). Ad esempio, un contratto in PDF firmato digitalmente con firma qualificata è un documento informatico.
Una scansione di un documento cartaceo firmato a penna è un documento elettronico, ma non ha automaticamente il valore probatorio di un documento informatico correttamente formato e firmato digitalmente. In caso di contenzioso può essere contestata più facilmente rispetto a un documento nativo digitale con firma elettronica qualificata o avanzata.
La firma elettronica semplice è il livello base (es. un flag, un PIN, un clic di accettazione); la firma elettronica avanzata identifica in modo più forte il firmatario e collega la firma al documento; la firma elettronica qualificata è emessa da un prestatore qualificato e ha lo stesso valore giuridico della firma autografa in tutta l’UE. Per i documenti informatici che devono avere pieno valore legale, si utilizzano in genere firme avanzate o qualificate.
Perché un documento informatico, anche se inizialmente valido, può perdere forza probatoria se non viene conservato correttamente. La conservazione digitale a norma assicura nel tempo integrità, autenticità, leggibilità e reperibilità del documento, così da poterlo utilizzare come prova anche dopo molti anni.
Dipende dalla tipologia di documento e dalla normativa di riferimento. In molti casi il termine minimo è di 10 anni (ad esempio per documenti fiscali e contabili), ma per alcuni documenti i tempi possono essere più lunghi. In ogni caso, la conservazione deve garantire valore probatorio per tutto il periodo richiesto.
Sì, se contengono atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (es. comunicazioni formali, diffide, accettazioni di condizioni, invio di contratti). Nel caso della PEC, i messaggi e le ricevute hanno un forte valore probatorio, ma per mantenerlo nel tempo è consigliabile inserirli in un sistema di conservazione digitale a norma come DocuCloud.
Una soluzione pratica è utilizzare un servizio di conservazione digitale a norma come DocuCloud, che permette di conservare documenti informatici (contratti, fatture elettroniche, PEC, atti societari, ecc.) in modo conforme alle norme, con modello Pay per MB e conservazione garantita per 10 anni, senza abbonamenti rigidi.
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