Quanto costa la conservazione digitale della PEC? Guida alle opzioni disponibili oggi

01 aprile 2024

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PEC e Conservazione Digitale: Norme, Pratiche e Costi

La gestione e la conservazione dei documenti hanno assunto un ruolo cruciale nelle operazioni aziendali e in quelle delle Pubbliche Amministrazioni.

La Posta Elettronica Certificata (PEC) rappresenta uno strumento fondamentale in questo contesto, offrendo una soluzione digitale affidabile per l’invio e la ricezione di corrispondenza con valore legale.

Tuttavia, la semplice detenzione di una PEC, anche di una posta elettronica certificata gratuita come quella di Letterasenzabusta, non è sufficiente: è necessario adottare pratiche di conservazione digitale a norma di legge per garantire l’integrità, la tracciabilità e la validità dei documenti nel tempo. Vediamo quali sono queste pratiche, perché sono importanti e quanto costano.

Conservazione digitale della PEC: perché è importante

Come già accennato, la conservazione digitale della PEC non solo assicura la validità legale dei documenti trasmessi ma garantisce anche l’integrità e la tracciabilità delle informazioni nel tempo.

In Italia, la conservazione digitale delle PEC è regolamentata dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), che stabilisce l’obbligo di mantenere questi documenti per un periodo di dieci anni.

Questo requisito non è solo un formalismo burocratico, ma una necessità che protegge le parti in comunicazione, assicurando che i dati siano recuperabili e autentici in caso di eventuali dispute legali o verifiche fiscali.

La conservazione digitale, infatti, si distingue da una semplice archiviazione per alcuni aspetti chiave:

• Sicurezza: i dati sono protetti da accessi non autorizzati e da eventuali alterazioni indebite.
• Integrità: ogni documento conservato mantiene la sua forma originale, con la possibilità di tracciare qualsiasi modifica.
• Accessibilità: i documenti vengono resi facilmente reperibili per consultazioni o controlli, rispettando i termini di legge.

Un sistema di conservazione digitale efficace, per poter soddisfare tutti questi requisiti, si avvale, dunque, di tecnologie molto avanzate, che nulla hanno a che vedere con un semplice sistema di archiviazione o backup.

Quanto costa la conservazione digitale della PEC

In generale, i costi per la conservazione digitale della PEC possono essere calcolati in base alla quantità di dati da conservare, misurata in gigabyte (GB), e alla durata del servizio.

Per esempio, alcuni fornitori offrono piani di conservazione digitale della PEC con un costo annuale per GB. Questo significa che il prezzo finale dipenderà dalla quantità di spazio di conservazione necessario per conservare tutti i messaggi PEC, compresi gli allegati e le ricevute di accettazione e consegna.

Inoltre, bisogna calcolare anche i costi aggiuntivi per servizi come l’apposizione di firme digitali e marche temporali, che sono essenziali per mantenere la validità legale dei documenti nel tempo. È importante notare che i costi possono variare notevolmente anche in base alle specifiche del servizio offerto e ad eventuali funzionalità aggiuntive.

Servizi di conservazione digitale della PEC: quale scegliere?

Come già detto, la conservazione digitale della PEC non si limita al mero archivio dei messaggi, servizio che spesso offrono i gestori PEC. Si tratta, invece, di un processo che assicura l’autenticità, l’integrità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti, conformemente alle Linee Guida dell’AgID sulla gestione dei documenti informatici.

Inoltre, la conservazione digitale si estende oltre la PEC, abbracciando tutti i documenti informatici rilevanti per l’azienda o le PA. Questo significa che ogni atto o documento che per legge richiede conservazione, se gestito digitalmente, deve essere conservato in modo conforme.

Tuttavia, conservare digitalmente e a norma di legge i propri documenti è un’operazione tutt’altro che semplice, che richiede conoscenze di tipo normativo, archivistico e di trattamento dei dati.

Per i servizi di conservazione digitale, però, è possibile affidarsi a terze parti che siano state certificate dall’AgID, come LetteraSenzaBusta.

Takeaways

• La conservazione digitale della PEC è essenziale per garantire la validità legale dei documenti, assicurando anche l'integrità e la tracciabilità nel tempo, conforme alle normative del CAD.
• La conservazione digitale della PEC va oltre l'archiviazione tradizionale, fornendo sicurezza, integrità e accessibilità dei documenti, rendendoli conformi alla legge.
• I costi della conservazione digitale della PEC dipendono dal fornitore del servizio di conservazione, dalla quantità di dati, dalla durata del servizio e da eventuali servizi aggiuntivi come firme digitali e marche temporali.
• Per la conservazione digitale della PEC è fondamentale scegliere servizi certificati dall'AgID, come LetteraSenzaBusta, che offre sia il servizio di conservazione digitale, sia servizi di firma digitale e validazioni temporali.

Domande & Risposte

Quali normative regolano la conservazione digitale della PEC?

La conservazione digitale della PEC è regolata dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dalle Linee Guida di AgID sulla gestione e conservazione dei documenti informatici.

Cosa si intende per integrità e autenticità in termini di conservazione digitale?

L’integrità si riferisce alla completa inalterabilità del contenuto del messaggio, mentre l’autenticità attesta che il messaggio sia effettivamente autentico e non manomesso esternamente.

È possibile conservare autonomamente i messaggi PEC o è necessario un servizio esterno?

È possibile conservare autonomamente i messaggi PEC, ma per garantire la conformità alle normative vigenti è spesso necessario affidarsi ad un servizio esterno specializzato.