Ti chiedi a cosa serve la conservazione digitale? Qui troverai la risposta

04 marzo 2024

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Digitale è meglio: come la conservazione digitale rivoluziona la gestione documentale

La gestione dei propri documenti e del proprio archivio, specie ai fini fiscali, è di fondamentale importanza per evitare di incorrere in sanzioni. Tuttavia, questa spesso risulta difficoltosa e disagevole, soprattutto se i documenti sono molti.

Tramite la conservazione digitale, però, è possibile memorizzare e gestire in formato digitale la propria documentazione. Questo approccio consente non solo di conservare i documenti in modo sicuro e accessibile, attraverso l'utilizzo di tecnologie informatiche e sistemi di archiviazione digitale, ma anche di rispettarne la valenza, attraverso la validazione legale dei documenti mediante firma digitale e marcatura temporale.

Vediamo più nel dettaglio a cosa serve la conservazione digitale e per quale documentazione è possibile effettuarla.

A cosa serve la conservazione digitale e perché è importante

La conservazione digitale ha diversi scopi, primo tra tutti quello di liberare spazio nel proprio archivio fisico. Infatti, conservando digitalmente i documenti è possibile eliminare la loro copia cartacea.

Inoltre, i futuri documenti possono essere conservati direttamente in formato digitale. Questo si traduce in risparmio di tempo e costi per la stampa e in risparmio di carta, importante non solo dal punto di vista economico, ma anche dal punto di vista della salvaguardia ambientale.

La conservazione digitale, tuttavia, non è solo una scelta conveniente, ma spesso è anche un obbligo legale. Ad esempio, in Italia le fatture elettroniche e i contratti digitali devono essere obbligatoriamente conservati in formato digitale con valenza legale.

Conservazione digitale: quali documenti si possono conservare

Con la conservazione digitale è possibile conservare tutte le tipologie di documenti. Questo processo, però, si rivela particolarmente utile per la documentazione fiscale. In particolare, per tutti quei documenti importanti che vengono redatti con una cadenza fissa e che, dunque, possono essere difficili da trovare in un archivio fisico, come:

• Documenti fiscali: ad esempio fatture, libri contabili, note di credito, ordini, bilanci.
• Documenti del lavoro: quali LUL (Libretto Unico del Lavoro), note spese.

• Dichiarazioni fiscali: come il modello 730, il modello IVA, il CUD.
• Documenti fiscali con valore civile: quali contratti, preventivi e altri documenti legali.

Vediamo adesso, come fare per ottenere la conservazione digitale dei propri documenti e a chi bisogna rivolgersi.

Conservazione digitale a norma di legge: come fare per ottenerla

Ottenere la conservazione digitale a norma di legge della propria documentazione, implica che il processo di archiviazione sia conforme agli standard e alle normative stabilite dalle autorità competenti. Quindi, è di vitale importanza rivolgersi solo ad enti certificati dall'AgID (Agenzia per l'Italia Digitale) come LetteraSenzaBusta. In questo modo, non solo viene assicurata la conformità legale dei documenti, ma anche la sicurezza e l'affidabilità del processo di conservazione.

Il servizio di conservazione digitale di LetteraSenzaBusta permette, infatti, di conservare tutte le tipologie di documentazione e mantenerne il valore legale, tramite i servizi di marcatura temporale e firma digitale.

Takeaway

• La conservazione digitale è fondamentale per la gestione sicura e a lungo termine dei documenti in formato digitale e ne garantisce la valenza legale. Inoltre, permette di limitare la necessità di spazio fisico e tagliare i costi associati alla stampa.
• La conservazione digitale si estende ad una vasta gamma di documentazione, inclusi documenti fiscali, come fatture e bilanci, documenti del lavoro, come il Libretto Unico del Lavoro e le note spese, e dichiarazioni fiscali, come il modello 730 e il modello IVA. Inoltre, per alcuni documenti come le fatture elettroniche e i contratti in formato digitale, è obbligatoria per legge.
• È essenziale rivolgersi a enti certificati per garantire la conformità legale e la sicurezza dei documenti. Il servizio di conservazione digitale certificato dall’AgID offerto da LetteraSenzaBusta è una soluzione conveniente e veloce per conservare digitalmente i propri documenti.

Domande & risposte

In seguito alla conservazione digitale bisogna conservare anche i documenti cartacei?

Nella maggior parte dei casi, una volta conservati digitalmente, i documenti cartacei possono essere eliminati. Tuttavia, è sempre importante controllare la normativa vigente per evitare errori e sanzioni.

Cosa succede se non si conservano i documenti fiscali?

Se i documenti fiscali non vengono conservati o vengono persi, si può incorrere in sanzioni amministrative fino ad un massimo di 1000 euro. Questo discorso vale anche per le documentazioni che devono essere conservate digitalmente per legge.

Per quanti anni deve essere conservata la documentazione fiscale?

I documenti fiscali per legge devono essere conservati per 10 anni, sia che essi siano in formato cartaceo, sia che siano in formato digitale.