PEC fuori dall'Italia: cosa funziona e cosa no

Cosa si ottiene inviando una PEC verso l'estero, a che punto è l'interoperabilità europea e come comunicano Germania, Polonia, Spagna e Svizzera

La PEC si usa anche fuori dall'Italia, ma l'effetto dipende da chi riceve: la ricevuta di avvenuta consegna la rilascia il gestore PEC del destinatario (art. 6, comma 2, DPR 68/2005), quindi un indirizzo estero senza PEC lascia al mittente la sola prova della spedizione.

Il tema è tornato d'attualità il 28 ottobre 2026, quando Aruba e la polacca Asseco Data Systems hanno annunciato una joint venture per un hub europeo di scambio delle comunicazioni certificate qualificate, senza indicare una data di avvio del servizio.

Ricevute, valore legale e obblighi della casella italiana sono raccolti nella guida alla PEC, dalle ricevute al domicilio digitale.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• Consegna solo tra PEC: La ricevuta di avvenuta consegna la rilascia il gestore PEC del destinatario (art. 6, comma 2, DPR 68/2005): verso un indirizzo estero ordinario resta la sola accettazione.
• Valore anche fuori Italia: Per l'art. 43, par. 1, del Regolamento eIDAS a un recapito certificato non si possono negare effetti giuridici e valore di prova solo perché è elettronico o non qualificato.
• Interoperabilità su accordo: I prestatori qualificati possono concordare l'interoperabilità (art. 44, par. 2 bis, eIDAS) seguendo le norme ETSI EN 319 522 del Regolamento di esecuzione (UE) 2025/1944.
• Hub europeo annunciato: Il 28 ottobre 2026 Aruba e Asseco Data Systems hanno annunciato una joint venture per un hub di scambio tra recapiti qualificati, senza una data di avvio.
• Sistemi nazionali diversi: In Polonia e-Doręczenia è obbligatorio per i soggetti pubblici dal 1° gennaio 2025, mentre in Germania la De-Mail chiude il 31 dicembre 2026, secondo la stampa tedesca.

Cosa succede se invio una PEC a un indirizzo estero?

Una PEC inviata a un indirizzo estero produce effetti diversi a seconda del destinatario: con una casella PEC arrivano accettazione e consegna, con qualsiasi altro indirizzo solo la ricevuta di accettazione, perché manca un gestore PEC che attesti la consegna.

Le ricevute in base al destinatario:

Fuori dall'Italia la PEC non è priva di valore. Per AgID soddisfa i requisiti del servizio elettronico di recapito certificato non qualificato, e l'art. 43, par. 1, del Regolamento eIDAS vieta di negare a questi servizi effetti giuridici e ammissibilità come prova solo perché sono elettronici o non qualificati.

Le presunzioni più forti, cioè integrità dei dati, mittente e destinatario identificati, data e ora esatte, valgono invece solo per i recapiti qualificati (art. 43, par. 2).

Cosa resta in mano al mittente quando scrive a una casella ordinaria è spiegato nell'articolo su ricevute e valore di una PEC spedita a un indirizzo email normale.

A che punto è l'interoperabilità tra PEC e recapiti europei?

L'interoperabilità tra la PEC e i recapiti certificati degli altri Paesi UE è ancora in costruzione: gli standard comuni esistono, ma lo scambio tra sistemi nazionali non è automatico e dipende da accordi tra i fornitori.

Il Regolamento di esecuzione (UE) 2025/1944, in vigore dal 20 ottobre 2025, indica le norme ETSI EN 319 522 per l'interoperabilità dei recapiti qualificati. L'art. 44, par. 2 bis, del Regolamento eIDAS stabilisce però che i prestatori qualificati possono concordarla, non che devono farlo.

In Italia l'adeguamento dei servizi PEC al Regolamento eIDAS è affidato a un decreto del Presidente del Consiglio (art. 65, comma 7, D.Lgs. 217/2017), che nelle fonti consultate al 29 ottobre 2026 non risulta adottato.

Intanto si muovono i gestori. Nell'ottobre 2024 Aruba PEC ha annunciato la qualifica per il recapito certificato qualificato, rilasciata da AgID, e l'iscrizione nell'elenco di fiducia europeo; a maggio 2025 ha completato con Asseco Data Systems un progetto pilota di scambio tra Italia e Polonia.

Il 28 ottobre 2026 le due società hanno annunciato una joint venture per un hub europeo che collegherà i prestatori qualificati e gestirà le prove di invio e ricezione. Il comunicato non indica quando partirà.

Perché la PEC non viene abolita e cosa prevede la legge sul suo futuro è spiegato nell'articolo su PEC e recapito qualificato eIDAS.

Esiste la PEC in Germania?

No, la Germania non ha la PEC: il suo sistema di posta certificata è la De-Mail, attiva dal 2011, che sta per chiudere.

Nel maggio 2026 il Bundestag ha approvato la fine della De-Mail statale, secondo il portale tedesco teltarif.de. L'ultimo fornitore rimasto, del gruppo Francotyp-Postalia, spegnerà il servizio il 31 dicembre 2026, riporta Techbook, dopo l'uscita di Deutsche Telekom e di 1&1.

Per scrivere in modo sicuro alle autorità tedesche, teltarif.de indica la BundID con la sua casella postale centrale per i cittadini.

Esiste la PEC in Polonia?

La Polonia ha un sistema proprio, e-Doręczenia, previsto da una legge del 18 novembre 2020 e obbligatorio per la maggior parte dei soggetti pubblici dal 1° gennaio 2025, con un periodo transitorio fino al 31 dicembre 2025.

Il sistema ha due canali principali. Il servizio pubblico collega gli enti con cittadini e imprese; il servizio qualificato, offerto da prestatori qualificati eIDAS, è il canale per la corrispondenza tra imprese, se entrambe hanno una casella qualificata.

Le società iscritte al registro KRS prima del 1° ottobre 2024 devono avere un indirizzo per le e-Doręczenia dal 1° aprile 2025. È il sistema scelto per il primo test di scambio con la PEC italiana.

Esiste la PEC in Spagna?

No, in Spagna non c'è una casella certificata come la PEC: le amministrazioni notificano gli atti per via elettronica nella DEHú, la Dirección Electrónica Habilitada única, o nella Carpeta Ciudadana.

Per l'art. 14.2 della Ley 39/2015 devono usare il canale elettronico con la Pubblica Amministrazione società e altre persone giuridiche, professionisti con iscrizione obbligatoria a un albo e chi rappresenta un soggetto obbligato; per i cittadini è una scelta.

Una notifica messa a disposizione e non aperta si considera rifiutata dopo 10 giorni naturali (art. 43.2 della Ley 39/2015), e il procedimento va avanti.

La PEC esiste in Svizzera?

No, la PEC non esiste in Svizzera, che non fa parte dell'Unione europea e ha regole proprie: per gli atti dei procedimenti si usano le piattaforme di trasmissione riconosciute dal Dipartimento federale di giustizia e polizia.

Le piattaforme riconosciute in via definitiva dal 19 maggio 2016 sono IncaMail della Posta Svizzera e PrivaSphere Secure Messaging. Servono nei procedimenti civili e penali, nelle esecuzioni e fallimenti e nei procedimenti amministrativi federali, documentando il momento di invio e ricezione.

SuperPEC e NotificaTo per scrivere a chi è all'estero

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La casella è emessa da Intesi Group, gestore PEC autorizzato da AgID, e si attiva con la firma digitale cheFIRMA!, gratis con la CIE di livello 3 oppure con il video riconoscimento a pagamento.

Lo spazio è illimitato e ogni PEC in arrivo è segnalata via email, WhatsApp, SMS o notifica push.

Se il destinatario non ha la PEC, la raccomandata digitale NotificaTo lo raggiunge via WhatsApp, SMS o email con fino a 8 prove certificate, dall'invio alla lettura. È un servizio elettronico di recapito certificato erogato tramite Namirial, prestatore di servizi fiduciari qualificato, a 9,97 € a invio IVA inclusa.

Per inviare con NotificaTo serve la firma digitale cheFIRMA!. Come ogni recapito certificato, gode della tutela dell'art. 43, par. 1, del Regolamento eIDAS in tutta l'Unione europea.

Conclusione

La PEC funziona all'estero come casella online, ma la prova della consegna esiste solo quando anche il destinatario ha una PEC: verso indirizzi esteri ordinari o sistemi certificati di altri Paesi resta la sola ricevuta di accettazione.

Gli standard europei per collegare i recapiti qualificati sono in vigore dal 2025, l'hub annunciato da Aruba e Asseco il 28 ottobre 2026 non ha ancora una data e il decreto italiano sulla PEC non risulta adottato.

Oggi si scrive alle caselle PEC con una PEC a consumo attivata con la firma digitale e a chi non ha la PEC con un recapito certificato su WhatsApp, SMS o email.