Quanto dura un file firmato digitalmente e come conservarlo

Se un contratto firmato elettronicamente è valido, come funziona la conservazione di un file con firma digitale e se il formato di firma conta

Contratti, verbali, dichiarazioni: sempre più documenti nascono con una firma digitale e devono restare validi per anni, ben oltre la vita del certificato usato per firmarli.

Da qui nasce la domanda su quanto dura davvero un file firmato.

Le regole della conservazione sono descritte nella guida alla conservazione dei documenti informatici.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• Valida alla firma: Per l'art. 32 eIDAS la firma si convalida verificando, tra l'altro, che il certificato fosse valido alla data della firma.
• Certificato scaduto: Per l'art. 24 del CAD una firma apposta con certificato scaduto, revocato o sospeso equivale a mancata sottoscrizione.
• Data opponibile: Per l'art. 20 del CAD data e ora di formazione del documento sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle Linee guida.
• Atti immobiliari: Gli atti dell'art. 1350, nn. 1-12, c.c. richiedono firma qualificata o digitale a pena di nullità (art. 21, comma 2-bis, CAD).
• Custodia del dispositivo: Per l'art. 32 del CAD il titolare custodisce gli strumenti di firma e li usa personalmente, senza affidarli ad altri.

Un contratto firmato elettronicamente è valido legalmente?

Sì, ma il peso dipende dalla firma. Con firma digitale, qualificata o avanzata il contratto informatico soddisfa la forma scritta e ha l'efficacia dell'art. 2702 c.c.; con una firma elettronica semplice il giudice ne valuta liberamente idoneità e valore probatorio (art. 20 CAD).

Per gli atti dell'art. 1350, nn. 1-12, c.c., come la vendita di un immobile, serve la firma qualificata o digitale a pena di nullità (art. 21, comma 2-bis, CAD). Il quadro delle norme è nell'articolo su CAD, Linee guida ed eIDAS.

Come funziona la conservazione sostitutiva di una firma digitale?

Il file firmato si conserva così com'è, con la firma incorporata: il sistema ne custodisce l'integrità nel tempo e attesta la presa in carico con il rapporto di versamento.

La conservazione non rinnova il certificato, ma aiuta a dimostrare che il documento non è cambiato dopo il versamento. Per la data della firma conta un riferimento temporale opponibile, come la marca descritta nell'articolo su marca temporale nella conservazione.

PAdES, CAdES o XAdES: il formato conta per la conservazione?

Il formato di firma non impedisce la conservazione: PAdES, CAdES e XAdES sono formati di firma digitale, e il sistema conserva il file nel formato in cui è stato firmato. Conta invece che il documento sia in un formato ammesso dall'allegato 2 delle Linee guida AgID.

Con DocuCloud per i file firmati, i documenti firmati con la firma digitale cheFIRMA! entrano in conservazione automatica in qualsiasi formato di firma, se l'utente sceglie di versarli. Gli altri file firmati si caricano a mano, a 0,97 € per MB per 10 anni.

Cosa versare è spiegato nell'articolo su versare i documenti obbligatori, l'attivazione in quello sui passaggi per iniziare a conservare.

Conclusione

Un file firmato digitalmente non scade: conta che il certificato fosse valido al momento della firma, e nel tempo bisogna poterlo dimostrare. La conservazione a norma custodisce il file e ne preserva l'integrità, in qualsiasi formato di firma.

Per i documenti firmati c'è la conservazione automatica dei documenti firmati.