Il quadro normativo della conservazione digitale

Quali norme regolano la conservazione dei documenti in Italia, come si dividono i compiti fra il Codice, le Linee guida dell'AgID e il regolamento europeo.

Chi cerca la norma sulla conservazione digitale ne trova tre, e questo genera la prima confusione: il Codice dell'amministrazione digitale, le Linee guida dell'Agenzia per l'Italia digitale e il regolamento europeo eIDAS. Non sono in concorrenza fra loro, si occupano di cose diverse.

Il Codice stabilisce i principi e dice che cosa deve essere garantito, le Linee guida dicono come si fa in pratica, il regolamento europeo fa sì che firme e marche temporali siano riconosciute anche fuori dai confini nazionali. Insieme formano un impianto a tre livelli.

Sapere quale dei tre risponde a una certa domanda evita di cercare nel posto sbagliato, e soprattutto di citare un testo superato. Il servizio che applica questo impianto è descritto sulla pagina di DocuCloud.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• Tre livelli, non uno: Il CAD fissa i principi, le Linee guida AgID le regole tecniche, il regolamento eIDAS il riconoscimento europeo di firme e marche.
• Il CAD è del 2005: Decreto legislativo 82 del 2005, più volte modificato: riguarda amministrazioni, imprese e cittadini, non solo il settore pubblico.
• Le Linee guida dal 2022: Vigenti dal 1 gennaio 2022, hanno superato il DPCM 3 dicembre 2013 che molti articoli online citano ancora come regola attuale.
• eIDAS è del 2014: Regolamento UE 910/2014, applicabile dal 1 luglio 2016: nel 2024 è stato modificato dal regolamento 2024/1183, che introduce l'archiviazione elettronica.
• Che cosa deve fare l'utente: Nulla di tutto questo: scegliere un servizio conforme significa ereditare un impianto normativo già applicato da chi lo eroga.

Quali sono le linee guida AgID per la conservazione digitale?

Sono le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, adottate dall'Agenzia per l'Italia digitale e vigenti dal 1 gennaio 2022. Contengono la parte operativa: come si formano i documenti, quali metadati li accompagnano, come funzionano i pacchetti di versamento, archiviazione e distribuzione.

Hanno superato il DPCM del 3 dicembre 2013, che per anni è stato il riferimento tecnico e che si trova ancora citato come vigente in molti articoli e in parecchi manuali aziendali non aggiornati. È il primo controllo da fare quando si legge una guida sulla conservazione: se cita quel DPCM come regola attuale, è vecchia di almeno quattro anni.

La loro forza sta nel fatto che il Codice le richiama: quando l'articolo 44 dice che il sistema assicura le sue garanzie secondo le modalità indicate nelle Linee guida, le rende parte dell'obbligo. Non sono quindi consigli, sono il modo in cui l'obbligo si adempie.

Cosa prevede l'articolo 20 del codice dell'amministrazione digitale?

L'articolo 20 riguarda il valore giuridico del documento informatico. Al comma 1-bis stabilisce che il documento soddisfa il requisito della forma scritta e ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, una firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata.

La norma prevede anche una seconda strada: lo stesso effetto si produce quando il documento è formato, previa identificazione informatica dell'autore, attraverso un processo che garantisce sicurezza, integrità e immodificabilità e, in maniera manifesta e inequivoca, la riconducibilità all'autore.

Negli altri casi il valore probatorio è liberamente valutabile in giudizio. È la ragione per cui il modo in cui un documento è stato formato e conservato non è un dettaglio tecnico: decide se in una controversia quel documento pesa oppure va dimostrato.

Che cos'è il Regolamento eIDAS del 2016 e cosa prevede?

Il regolamento è il numero 910 del 2014, ed è applicabile dal 1 luglio 2016: da qui la doppia data con cui viene citato. Disciplina l'identificazione elettronica e i servizi fiduciari, cioè firme elettroniche, sigilli, marche temporali, recapito certificato e autenticazione dei siti, stabilendo quando sono riconosciuti in tutta l'Unione.

Per la conservazione il punto è proprio il riconoscimento: una firma qualificata apposta in Italia ha lo stesso valore in ogni Stato membro, e lo stesso vale per la marca temporale che fissa il momento. Senza questo, un documento conservato varrebbe solo dentro il proprio confine nazionale.

Nel 2024 il regolamento è stato modificato dal numero 2024/1183, che ha introdotto fra i servizi fiduciari l'archiviazione elettronica, qualificata o meno. È la novità che sta avvicinando il modello europeo a quello italiano, che la conservazione a norma la prevedeva già.

Quale normativa regola la gestione e conservazione dei documenti nelle pubbliche amministrazioni?

Per le amministrazioni le fonti sono le stesse, con l'aggiunta del testo unico sulla documentazione amministrativa, il DPR 445 del 2000, che disciplina protocollo informatico e gestione documentale. L'articolo 44 del CAD, ai primi due commi, si rivolge proprio a loro.

Chi fa che cosa, per non cercare nella fonte sbagliata.

Conclusione

Il quadro si tiene su tre livelli: il Codice dice che cosa garantire, le Linee guida dell'AgID come farlo, il regolamento europeo fa valere il risultato oltre confine. Chi cita il DPCM del 2013 come regola vigente sta usando una fonte superata dal 2022.

Per chi deve conservare, la conseguenza pratica è una sola: la conformità si eredita dal servizio scelto, non si costruisce da soli. Come viene applicata è descritto sulla pagina di DocuCloud.