Conservazione digitale: quanto costa e come si calcola

Quanto costa l'archiviazione digitale, quanto la conservazione di fatture elettroniche e PEC e quanto costano le ricariche di credito DocuCloud

Il prezzo della conservazione digitale non si confronta come quello di uno spazio online: conta per quanti anni i documenti restano custoditi e come si paga, a canone o a consumo.

Anche il tipo di documento incide sul conto finale.

Obblighi e servizi sono descritti nella guida a costi e obblighi della conservazione.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• Due modelli di prezzo: I servizi di conservazione si pagano a canone periodico, per lo spazio disponibile, oppure a consumo, per i dati effettivamente conservati.
• Servizio pubblico gratuito: L'Agenzia delle Entrate conserva gratis le sole fatture elettroniche XML transitate dallo SdI, previa adesione a un accordo di servizio.
• Costo sul decennio: Scritture e fatture si conservano per 10 anni (art. 2220 c.c.): il costo va calcolato sull'intero periodo, non su un solo anno.
• Verifiche nel sistema: Un sistema di conservazione verifica integrità e leggibilità almeno ogni 5 anni, attività assente in un semplice spazio di archiviazione.
• Tre mesi per le fatture: La conservazione delle fatture elettroniche va completata entro 3 mesi dal termine delle dichiarazioni annuali.

Quanto costa l'archiviazione digitale?

Il costo dell'archiviazione digitale dipende da spazio, durata e servizio: un disco o uno spazio online si pagano per capacità, spesso con un canone, indipendentemente da quanti documenti si salvano davvero.

Un semplice archivio però non offre le garanzie di legge della conservazione a norma, come spiega l'articolo su canone o consumo a confronto.

Quanto costa la conservazione delle fatture elettroniche?

La conservazione delle fatture elettroniche può essere gratuita con il servizio dell'Agenzia delle Entrate, che richiede l'adesione e riguarda solo le fatture XML transitate dallo SdI. Con un conservatore il prezzo dipende dal modello, a canone o a consumo.

Le differenze tra le due strade sono descritte nell'articolo su Agenzia delle Entrate o conservatore.

Quanto costa conservare una PEC?

Il costo di conservare una PEC dipende dal suo peso in MB, allegati e ricevute compresi: con un servizio a consumo si moltiplica il peso per il prezzo al MB, con un canone conta lo spazio acquistato.

Nei servizi a consumo conviene verificare arrotondamenti e minimi, che incidono sui messaggi piccoli. La conservazione delle PEC è approfondita nell'articolo su archivio e conservazione delle PEC.

Quanto costano le ricariche di credito DocuCloud?

Con il listino DocuCloud la conservazione costa 0,97 € per MB conservato per 10 anni, IVA inclusa, senza abbonamento e con attivazione gratuita. Con la carta gli ordini sotto 1 MB si arrotondano a 1 MB, con il credito prepagato si scala l'importo esatto.

Il credito si acquista con ricariche che danno un bonus, non scade e vale per tutti i servizi di LetteraSenzaBusta:

Nell'esempio della pagina del servizio, con una ricarica da 10 € e un caricamento di 1,42 MB si scalano 1,38 € e restano 8,62 €. Durata e consumo del credito sono spiegati nell'articolo su credito, durata e consumo dei MB.

Conclusione

La conservazione digitale costa in base al modello: a canone si paga lo spazio, a consumo i MB effettivamente conservati, e per le sole fatture c'è il servizio gratuito dell'Agenzia. Il confronto va fatto sull'intero decennio.

Per pagare solo ciò che si conserva c'è DocuCloud a consumo, senza canone.