Quanto costa la conservazione digitale a norma

Come funziona il prezzo a consumo, quanto costano i pacchetti prepagati e che cosa comprende la cifra pagata per ciascun megabyte versato.

Il costo della conservazione a norma si misura in modo diverso da quello dei servizi cloud a cui siamo abituati: non si paga uno spazio disponibile ogni mese, si paga il volume di documenti effettivamente versato, una volta sola, e quel pagamento copre l'intero periodo di conservazione.

Cambia il modo di ragionare. Con un abbonamento la domanda è quanto spazio serve; qui la domanda è quanti megabyte di documenti si producono in un anno, che per la maggior parte delle attività è un numero piccolo, perché fatture e registri pesano pochissimo.

Sotto ci sono i numeri, con il criterio per scegliere il pacchetto. Il listino completo è sulla pagina di DocuCloud.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• Zero novantasette al MB: È il prezzo a consumo, senza canone e senza rinnovo: si paga solo quello che si versa davvero.
• Con i pacchetti si scende: Da 0,79 euro al MB per il pacchetto da 50 MB fino a 0,37 euro per quello da 5.000 MB.
• Dieci anni compresi: Il prezzo copre il decennio di conservazione, comprese firma e marca del conservatore ed esibizione.
• Attivazione gratuita: Aprire il servizio e configurare la delega non costa nulla: si paga al primo versamento.
• Le fatture pesano poco: Un file XML occupa pochi kilobyte, quindi l'archivio fiscale annuale di una microimpresa sta in poche decine di megabyte.

Quanto costa l'archiviazione digitale?

Conviene distinguere: archiviare e conservare a norma non sono la stessa cosa, e nemmeno il prezzo lo è. L'archiviazione, cioè tenere i file ordinati e reperibili, costa quanto lo spazio su cui la si appoggia, e per volumi normali è quasi gratuita.

La conservazione a norma costa di più perché comprende un lavoro che l'archiviazione non fa: la presa in carico, l'apposizione della firma digitale e della marca temporale del conservatore, la produzione dei pacchetti e delle evidenze, e l'impegno a mantenere il documento leggibile e verificabile per tutto il periodo.

Il confronto va quindi fatto sul risultato: uno spazio dove i file stanno bene contro un processo che li rende difendibili. Nel caso di DocuCloud il prezzo parte da 0,97 euro al megabyte a consumo e scende con i pacchetti prepagati.

Conservazione fatture elettroniche prezzo?

La domanda ha una risposta rassicurante, perché una fattura elettronica è un file XML e pesa pochi kilobyte. Anche contando i metadati e le ricevute, il volume annuo di una piccola attività si misura in pochi megabyte, non in gigabyte.

Su questa base il conto si fa in fretta: con il pacchetto da 50 MB, che costa 39,50 euro a 0,79 euro al megabyte, si copre l'archivio fiscale di diversi anni di attività per una microimpresa. Un archivio di circa 30 megabyte, per esempio, consuma 23,70 euro di quel pacchetto.

Va tenuto presente un dettaglio del conteggio: i caricamenti inferiori a un megabyte vengono arrotondati a un megabyte. Per documenti molto piccoli conviene quindi versare per lotti anziché uno alla volta, quando il sistema lo consente.

Quanto costa conservare una PEC?

Un messaggio di posta elettronica certificata pesa più di una fattura, perché comprende il messaggio, gli eventuali allegati e le ricevute di accettazione e di consegna, che sono documenti a sé. Il peso reale dipende quindi quasi interamente dagli allegati.

Una PEC senza allegati, con le sue ricevute, resta nell'ordine di poche decine di kilobyte, e quindi ricade nell'arrotondamento a un megabyte. Una PEC con un allegato corposo, per esempio una scansione, può pesare qualche megabyte da sola.

Il criterio pratico per stimare la spesa è guardare la casella: si prende il volume occupato dai messaggi che si vogliono conservare e lo si moltiplica per il prezzo al megabyte del pacchetto scelto. È un conto che si fa in due minuti e che evita di comprare a occhio.

Quanto costano i pacchetti DocuCloud?

I pacchetti prepagati abbassano il prezzo unitario al crescere del volume, e non hanno scadenza temporale: lo spazio acquistato resta disponibile finché non viene usato.

Il listino, pacchetto per pacchetto.

Conclusione

Il modello è semplice: nessun canone, nessun rinnovo, si paga il volume versato e il prezzo comprende i dieci anni di conservazione con tutte le garanzie del processo. A consumo si parte da 0,97 euro al megabyte, con i pacchetti si scende fino a 0,37.

Per scegliere il pacchetto conviene partire dal volume reale dei documenti di un anno, non da una stima prudenziale: i megabyte non usati restano disponibili. Il listino aggiornato è sulla pagina di DocuCloud.