Fatture elettroniche: chi deve conservarle e per quanto

Come si aderisce al servizio di conservazione dell'Agenzia delle Entrate, per quanti anni si conservano le fatture e cosa cambia con un conservatore

Da quando la fattura elettronica è diventata la regola, molti pensano che basti inviarla tramite il Sistema di Interscambio perché sia anche conservata.

Non è così, e l'obbligo di conservazione resta in capo alle imprese e ai professionisti che le emettono e le ricevono.

Gli altri obblighi del titolare sono descritti nella guida alla conservazione di fatture e registri.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• SdI non conserva: La trasmissione tramite SdI e la visualizzazione nel portale dell'Agenzia non equivalgono alla conservazione a norma delle fatture.
• Adesione esplicita: Il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate richiede l'adesione a un accordo di servizio nell'area Fatture e Corrispettivi.
• Dieci anni di conservazione: Le fatture ricevute e le copie di quelle emesse si conservano per 10 anni, secondo l'art. 2220 del Codice civile.
• Esempio di scadenza: La conservazione si chiude entro 3 mesi dal termine delle dichiarazioni annuali: per l'anno 2024 la scadenza era il 31 gennaio 2026.
• Obbligo dal 2019: Tra operatori economici italiani la fattura elettronica è obbligatoria dal 1° gennaio 2019, per i forfettari dal 1° gennaio 2024.

Come si aderisce al servizio di conservazione dell'Agenzia delle Entrate?

Al servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate si aderisce sottoscrivendo un accordo di servizio nell'area riservata Fatture e Corrispettivi del portale dell'Agenzia. Non si attiva da solo: senza adesione le fatture non vengono conservate a norma.

Il servizio riguarda solo le fatture elettroniche XML transitate dallo SdI e non copre libri, registri o altri documenti. Le conseguenze della mancata conservazione sono spiegate nell'articolo sulle sanzioni per i documenti non conservati.

Conservazione fatture elettroniche per quanti anni?

Le fatture elettroniche si conservano per dieci anni: l'art. 2220 c.c. vale per le fatture ricevute e per le copie di quelle emesse, come per le altre scritture. La conservazione va completata entro tre mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni annuali.

Per le fatture del 2024, per esempio, il termine era il 31 gennaio 2026. Come si calcolano le scadenze è spiegato nell'articolo sui termini della conservazione digitale.

Agenzia delle Entrate o conservatore: cosa cambia?

Cambia soprattutto il perimetro del servizio: quello dell'Agenzia è gratuito ma conserva solo le fatture XML transitate dallo SdI, mentre un conservatore può tenere in un unico sistema anche registri, libri, PEC e altri documenti.

Con la conservazione DocuCloud per le fatture, quelle elettroniche attive e passive hanno classi dedicate e si pagano 0,97 € per MB conservato, IVA inclusa, con 10 anni compresi.

Il percorso di un documento nel sistema è descritto nell'articolo sulle tre fasi del processo di conservazione, i costi in quello su quanto costa conservare i documenti.

Conclusione

La conservazione delle fatture elettroniche è obbligatoria per dieci anni e va completata entro tre mesi dal termine delle dichiarazioni: lo SdI trasmette, ma non conserva. Si può aderire al servizio gratuito dell'Agenzia o scegliere un conservatore che copra anche gli altri documenti.

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