I cinque requisiti della conservazione a norma

Che cosa dice davvero l'articolo 44 del Codice dell'amministrazione digitale, in quale comma stanno le cinque garanzie e perché valgono anche per i privati.

L'articolo 44 del Codice dell'amministrazione digitale è il punto in cui la legge dice che cosa un sistema di conservazione deve garantire. Non descrive una tecnologia e non impone un fornitore: elenca cinque caratteristiche che i documenti conservati devono mantenere.

Sono cinque, e non quattro come si legge in molti riassunti che dimenticano l'affidabilità. Soprattutto non stanno nel comma che viene citato più spesso: chi cerca il comma 1-bis trova tutt'altro, cioè le regole sul responsabile della gestione documentale nelle amministrazioni.

Vale la pena leggerli uno per uno, perché ciascuno risponde a un rischio diverso e insieme spiegano perché un archivio ordinato non basta. Il servizio è descritto sulla pagina di DocuCloud.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• Sono cinque, non quattro: Autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità: l'affidabilità è quella che viene dimenticata più spesso negli elenchi.
• Il comma è il 1-ter: I cinque requisiti stanno lì, non nel 1-bis, che riguarda invece il responsabile della gestione documentale nelle amministrazioni.
• Vale anche per i privati: La norma dice espressamente anche a carico di soggetti privati: non è una regola scritta soltanto per le pubbliche amministrazioni.
• Cosa non è un requisito: Rapidità, gratuità e spazio illimitato non compaiono nell'articolo: sono argomenti commerciali, non condizioni poste dalla legge.
• Si può affidare a terzi: Il comma 1-quater consente al responsabile della conservazione di affidarla a soggetti esterni con idonee garanzie organizzative e tecnologiche.

Cosa stabilisce l'articolo 44 del Codice dei documenti (CAD)?

Il nome per esteso è Codice dell'amministrazione digitale, ed è il decreto legislativo 82 del 2005. L'articolo 44 si occupa dei requisiti del sistema di conservazione, cioè di che cosa quel sistema deve assicurare ai documenti che gli vengono affidati.

L'articolo è composto da più commi che parlano di cose diverse: il primo e il 1-bis riguardano la gestione documentale delle pubbliche amministrazioni, il 1-ter contiene le cinque caratteristiche che il sistema di conservazione deve assicurare, il 1-quater riguarda il responsabile della conservazione e la possibilità di affidarla a terzi.

La parte che interessa un'impresa o un professionista è quindi il comma 1-ter, perché si rivolge espressamente anche ai soggetti privati, e lo fa nominando gli obblighi di conservazione previsti da qualunque legge, non solo da quelle sulla pubblica amministrazione.

Quali sono i criteri per la conservazione dei documenti informatici?

I criteri sono le cinque caratteristiche del comma 1-ter, e conviene leggerle come cinque domande diverse. L'autenticità risponde a chi ha formato il documento, l'integrità al fatto che non sia stato modificato dopo la presa in carico, l'affidabilità alla possibilità di ricostruire il processo che lo ha trattato.

La leggibilità riguarda il tempo lungo: un documento che non si apre più perché il formato è caduto in disuso è perduto anche se il file esiste ancora. La reperibilità riguarda invece il ritrovamento, che dipende dai metadati con cui il documento è stato descritto al momento del versamento.

Il testo aggiunge che tutto questo avviene secondo le modalità indicate nelle Linee guida dell'Agenzia per l'Italia digitale: la legge fissa il risultato da garantire, le Linee guida stabiliscono come. È la ragione per cui la conformità non si valuta a occhio ma si verifica sul processo.

Che cosa non è un requisito della conservazione digitale?

Su questo articolo circolano elenchi che aggiungono caratteristiche mai scritte nella norma, e la confusione è alimentata dai quiz dei concorsi, dove la domanda viene posta al contrario. Le tre più frequenti non compaiono nel comma 1-ter.

Che cosa viene attribuito all'articolo 44 senza esserci.

• La rapidità: il tempo di risposta del sistema è una qualità del servizio, non una condizione di legge: un sistema lento resta conforme.
• La gratuità: nessuna norma impone che la conservazione sia gratuita, e il costo dipende dal volume di documenti e dalla durata dell'obbligo.
• Lo spazio illimitato: la capienza è una caratteristica commerciale dell'offerta: la legge chiede che il documento resti reperibile, non che lo spazio sia infinito.

Cosa stabilisce l'articolo 44 comma 1-bis?

È la domanda che merita più attenzione, perché la risposta smentisce una convinzione diffusa: il comma 1-bis non contiene i cinque requisiti. Riguarda il responsabile della gestione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, che opera d'intesa con altre figure e che almeno una volta all'anno trasmette al sistema di conservazione fascicoli e serie documentarie.

Che cosa dice ciascun comma, per non citare quello sbagliato.

Conclusione

I cinque requisiti dell'articolo 44 sono autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, e si trovano al comma 1-ter, che li estende espressamente ai soggetti privati tenuti a conservare documenti.

Chi valuta un servizio di conservazione ha qui il metro per farlo: non le caratteristiche commerciali, ma le cinque garanzie che la legge chiede. Come vengono assicurate è descritto sulla pagina di DocuCloud.