Conservazione, archiviazione e backup: cosa cambia

Perché conservazione sostitutiva è un termine superato, che cosa distingue la conservazione a norma dall'archiviazione e dove si colloca il backup.

Quattro parole vengono usate come sinonimi e indicano cose diverse: backup, archiviazione, conservazione sostitutiva e conservazione a norma. La confusione non è innocua, perché porta molte aziende a credersi in regola quando hanno soltanto dei file salvati bene.

La distinzione decisiva è una sola: se il documento, tirato fuori fra otto anni, porta con sé la prova di cosa era e da quando, allora è stato conservato; se è solo un file che si apre, non lo è, per quanto sia protetto e duplicato in tre copie.

Le quattro parole vanno quindi rimesse ciascuna al suo posto, anche perché una di esse appartiene al passato. Il servizio di cui si parla qui è descritto sulla pagina di DocuCloud.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• Un termine è storico: Conservazione sostitutiva apparteneva al vecchio quadro normativo, quando il digitale sostituiva la carta: oggi si dice conservazione a norma.
• Il backup protegge dai guasti: Serve a non perdere i dati se un disco si rompe: non dice nulla su cosa il documento fosse e da quando.
• L'archiviazione serve a ritrovare: Organizza i file perché siano reperibili, ma non produce alcun effetto giuridico.
• Solo 1 delle 4 ha valore legale: La conservazione a norma: è l'unica che mantiene al documento la sua difendibilità nel tempo.
• Si sommano, non si escludono: Un'azienda ordinata fa tutte e tre le cose: copia di sicurezza, archivio ordinato e conservazione dei documenti che contano.

Cosa distingue la conservazione a norma dalla semplice archiviazione digitale?

La differenza si legge meglio mettendo le quattro cose una accanto all'altra, perché ciascuna risponde a una domanda diversa e nessuna sostituisce le altre.

Il confronto, con la domanda a cui ognuna risponde.

Qual è la differenza tra archiviazione e conservazione?

L'archiviazione riguarda l'ordine: cartelle, nomi, indici, classificazioni, tutto ciò che serve a ritrovare un documento fra migliaia. È una pratica di gestione e migliora il lavoro quotidiano, ma se qualcuno contesta il documento non aggiunge nulla alla difesa.

La conservazione riguarda invece la prova: prende il documento, lo sigilla con firma e marca temporale, ne registra i metadati e si assume l'onere di mantenerlo verificabile per tutto il tempo previsto. Il risultato non è un file meglio sistemato, è un file che porta con sé la propria storia.

Le due cose convivono e conviene tenerle distinte anche nel linguaggio interno all'azienda: chiamare conservazione l'archivio condiviso è il modo più rapido per scoprire, il giorno di un controllo, di non avere quello che si credeva di avere.

Cosa vuol dire conservazione sostitutiva?

Era il nome che si dava al processo con cui un documento cartaceo veniva sostituito dalla sua versione digitale, che ne prendeva il posto a tutti gli effetti. Il termine nasce in un'epoca in cui la carta era l'originale e il digitale doveva guadagnarsi il diritto di rimpiazzarla.

Oggi la situazione è rovesciata: la maggior parte dei documenti nasce digitale e non c'è nessuna carta da sostituire. Per questo il quadro normativo attuale parla di conservazione dei documenti informatici, che comprende sia quelli nati digitali sia le copie di quelli nati su carta.

Il termine sopravvive nel linguaggio corrente e in molti contratti, e non è sbagliato usarlo per farsi capire. È però utile sapere che indica una fase precedente, e che le regole da rispettare oggi sono quelle delle Linee guida dell'Agenzia per l'Italia digitale.

Qual è la differenza tra backup e archiviazione?

Il backup è una copia di sicurezza: serve a ripristinare i dati dopo un guasto, un errore o un attacco. È pensato per essere sovrascritto ciclicamente e per contenere lo stato del sistema in un certo momento, non per essere consultato documento per documento.

L'archiviazione è invece pensata per la consultazione: i documenti vengono organizzati e indicizzati perché qualcuno li ritrovi. Non si sovrascrive e non serve a ripristinare nulla, serve a cercare.

Nessuno dei due produce effetti giuridici, ed è questo il punto che li accomuna dal nostro punto di vista. Servono entrambi e per motivi validi, ma un documento che deve reggere a una contestazione ha bisogno di un terzo trattamento.

Conclusione

Delle quattro parole solo una descrive un processo con effetti giuridici: la conservazione a norma. Il backup protegge dai guasti, l'archiviazione fa ritrovare, la conservazione sostitutiva appartiene al quadro normativo precedente.

Il modo più semplice per non sbagliare è chiedersi che cosa si vuole poter dimostrare fra dieci anni: se la risposta riguarda un documento che dovrà reggere davanti a un terzo, serve la conservazione. Il servizio è descritto sulla pagina di DocuCloud.