Conservazione a norma: come si fa nella pratica

Che cosa rende un sistema conforme, quali passaggi attraversa un documento dal caricamento al sigillo e chi garantisce che il processo regga.

Conservare a norma non è un'operazione che si fa una volta: è un percorso che il documento attraversa e da cui esce con qualcosa in più, cioè le prove di quando è entrato, di com'era e del fatto che da allora non è cambiato.

Il percorso è definito dalle Linee guida dell'Agenzia per l'Italia digitale, che stabiliscono cosa deve accadere al documento e quali garanzie il sistema deve dare. Non è quindi una questione di quanto sia sicuro il posto dove si mettono i file, ma di come li si prende in carico e cosa si produce nel farlo.

Vale la pena vedere i passaggi uno per uno, perché è lì che si capisce perché un archivio aziendale, per quanto ordinato, non basta. Il servizio è descritto sulla pagina di DocuCloud.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• Il percorso in 5 passaggi: Caricamento, classe documentale e metadati, versamento, sigillo con firma e marca, rapporto di versamento.
• Non è una questione di posto: Salvare i file su un server aziendale, per quanto sicuro, non è conservazione a norma: manca tutto il processo.
• Il rapporto di versamento: È la ricevuta che attesta la presa in carico: va conservata perché è la prova che il documento è entrato.
• I metadati non sono un dettaglio: Descrivono il documento e ne permettono il ritrovamento: senza, il file è conservato ma non è reperibile.
• Chi garantisce la conformità: Un conservatore qualificato iscritto nel marketplace dell'Agenzia per l'Italia digitale, con certificazioni verificabili.

Che cos'è il servizio conservazione digitale a Norma?

È un servizio che prende in carico i documenti informatici di un soggetto e ne garantisce nel tempo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, secondo le regole stabilite dalle Linee guida dell'Agenzia per l'Italia digitale.

La parola a norma non è un aggettivo commerciale: indica la conformità a quelle regole, che stabiliscono come i documenti vanno versati, cosa deve contenere il pacchetto, quali operazioni il conservatore deve compiere e quali evidenze deve restituire.

Chi lo attiva resta titolare dei propri documenti e ne mantiene la disponibilità: il conservatore custodisce e certifica, non acquisisce alcun diritto sul contenuto. È una distinzione che conviene avere chiara quando si legge un contratto di servizio.

Come si conservano a norma i documenti informatici?

Il percorso è sempre lo stesso, quali che siano i documenti: cambia solo la classe a cui appartengono, che determina i metadati richiesti e per quanto tempo vanno tenuti.

I cinque passaggi, nell'ordine in cui avvengono.

• 1. Caricamento: il documento viene portato nel sistema, singolarmente o attraverso un collegamento automatico con il servizio che lo produce.
• 2. Classe documentale e metadati: si indica di che tipo di documento si tratta, e da lì derivano i dati descrittivi che lo accompagnano.
• 3. Versamento: il documento e i suoi metadati vengono consegnati al conservatore dentro un pacchetto di versamento.
• 4. Sigillo: il conservatore appone firma digitale e marca temporale, fissando contenuto e momento della presa in carico.
• 5. Rapporto di versamento: il sistema restituisce l'evidenza dell'avvenuta presa in carico, che vale come ricevuta.

Qual è un programma di conservazione dei documenti a norma?

La domanda contiene un equivoco utile da sciogliere: non esiste un programma da installare che renda i documenti conservati a norma. La conservazione è un servizio erogato da un soggetto che risponde di quello che fa, non una funzione che si attiva su un computer.

Quello che esiste, e che spesso viene chiamato programma, è l'interfaccia da cui si caricano i documenti e si consultano quelli conservati. Dietro quell'interfaccia c'è però un conservatore con obblighi precisi, ed è questa la parte che conta.

Il criterio pratico per riconoscere la differenza è semplice: se il fornitore non è iscritto nel marketplace dell'Agenzia per l'Italia digitale, quello che offre potrà essere un ottimo archivio digitale, ma non è conservazione a norma.

Chi garantisce la conformità del sistema?

La garanzia viene dal conservatore, che per operare deve soddisfare requisiti generali, di qualità, di sicurezza e organizzativi stabiliti da un regolamento dell'Agenzia per l'Italia digitale, ed essere iscritto nel relativo marketplace dei servizi di conservazione.

Va detto che il vecchio sistema dell'accreditamento non esiste più: fino al 2021 si parlava di conservatori accreditati, poi quel meccanismo è stato sostituito da questo, e i soggetti oggi si chiamano conservatori qualificati. Chi trova ancora la vecchia dicitura sta leggendo materiale precedente a quel passaggio.

Per DocuCloud il conservatore è Intesi Group, presente nel marketplace, con certificazioni di qualità e di sicurezza dell'informazione e presenza nel catalogo dei servizi cloud per la pubblica amministrazione.

Conclusione

Conservare a norma significa far attraversare al documento un percorso definito, che parte dal caricamento e finisce con un sigillo e una ricevuta. È il percorso a produrre le garanzie, non il luogo in cui i file vengono depositati.

Per questo la conformità non è una cosa che ci si può dare da soli: serve un conservatore qualificato che risponda di ogni passaggio. Come funziona il servizio è descritto sulla pagina di DocuCloud.