Cos'è la conservazione digitale a norma e a cosa serve

Qual è lo scopo della conservazione digitale, quali sistemi esistono, cosa si intende per archiviazione digitale e cosa garantisce il processo a norma

Un documento nato digitale, come una fattura elettronica o una PEC, non si conserva stampandolo: resta un file e come file deve restare valido nel tempo.

La conservazione digitale è il processo che lo rende possibile, con regole fissate dalla legge.

Obblighi, figure e costi sono descritti nella guida alla conservazione digitale a norma.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• Cinque caratteristiche: Per l'art. 44, comma 1-ter, del CAD il sistema di conservazione assicura autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti conservati.
• Anche per i privati: La regola vale in tutti i casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione, compresi quelli a carico di soggetti privati.
• Regole dal 2022: Le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici sono obbligatorie dal 1° gennaio 2022.
• Controlli periodici: Il responsabile della conservazione verifica integrità e leggibilità dei documenti con cadenza non superiore a 5 anni, come prevedono le Linee guida AgID.
• Dieci anni per le scritture: L'art. 2220 del Codice civile impone di conservare le scritture contabili per 10 anni dalla data dell'ultima registrazione.

Qual è il principale scopo della conservazione digitale?

Il principale scopo della conservazione digitale è mantenere il valore dei documenti informatici per tutto il periodo in cui la legge o l'interesse del titolare ne richiedono la disponibilità.

Per l'art. 43 del CAD gli obblighi di conservazione e di esibizione sono soddisfatti anche con documenti informatici, se le procedure garantiscono la conformità agli originali e rispettano le Linee guida.

Un file copiato su un disco non offre queste garanzie, come spiega l'articolo sulle differenze tra backup e conservazione.

Quali sono i sistemi di conservazione digitale?

I sistemi di conservazione digitale si distinguono per chi svolge il processo: il titolare può conservare i documenti al proprio interno oppure affidarli a un conservatore esterno.

L'art. 44, comma 1-quater, del CAD consente al responsabile della conservazione di affidare la conservazione a soggetti pubblici o privati che offrono adeguate garanzie organizzative e tecnologiche.

Per le Linee guida AgID la responsabilità giuridica generale sui processi resta comunque al responsabile della conservazione, come chiarisce l'articolo su responsabile e conservatore a confronto.

Cosa si intende per archiviazione digitale?

Per archiviazione digitale si intende, nell'uso comune, il salvataggio ordinato dei file su un disco, un server o uno spazio online, per ritrovarli quando servono.

La legge non le attribuisce requisiti propri: le cinque caratteristiche dell'art. 44 del CAD riguardano il sistema di conservazione, che deve assicurarle per tutto ciò che contiene.

Cosa garantisce la conservazione digitale?

La conservazione digitale garantisce che ogni documento resti autentico, integro, affidabile, leggibile e reperibile, le caratteristiche approfondite nell'articolo sui requisiti dell'art. 44 del CAD.

Con il servizio DocuCloud di LetteraSenzaBusta il processo è affidato a Intesi Group S.p.A., conservatore iscritto nel Marketplace AgID e certificato ISO 9001 e ISO/IEC 27001.

Dopo ogni versamento il cliente scarica il Rapporto di Versamento, firmato digitalmente e marcato temporalmente dal conservatore. Il percorso dal caricamento al rapporto è descritto nell'articolo sulle fasi del processo di conservazione.

Conclusione

La conservazione digitale è il processo che mantiene i documenti informatici validi nel tempo, con le cinque caratteristiche richieste dal CAD e le regole tecniche delle Linee guida AgID. Si distingue dalla semplice archiviazione per le garanzie e per i controlli periodici.

Per affidare i propri documenti a un conservatore iscritto nel Marketplace AgID c'è la conservazione a norma di DocuCloud.