Che cos'è la conservazione digitale a norma di legge

Che cosa distingue la conservazione a norma da un salvataggio in cloud, quali garanzie deve dare per legge e chi può erogarla.

Salvare un documento non è conservarlo. Un file copiato su un disco esterno o caricato in un servizio cloud resta leggibile finché il supporto regge e il formato non diventa obsoleto, ma se qualcuno ne contesta il contenuto o la data non c'è nulla che lo difenda.

La conservazione digitale a norma nasce proprio per questo: è un processo definito dalla legge, che accompagna il documento nel tempo garantendo che sia rimasto quello che era, che provenga da chi dice di provenire e che si possa ritrovare e leggere anche fra dieci anni.

La differenza non è tecnica ma giuridica, e si vede solo nel momento in cui il documento serve.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• La definizione operativa: È il processo a norma che mantiene integrità, autenticità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti per legge.
• Non è il cloud: Un disco o un servizio di archiviazione salvano i file: solo la conservazione a norma ne mantiene il valore legale nel tempo.
• I 3 ingredienti tecnici: Firma digitale del conservatore, marca temporale e metadati descrittivi applicati a ogni pacchetto conservato.
• Chi la eroga: Un conservatore qualificato, presente nel marketplace dell'Agenzia per l'Italia digitale: i documenti restano del titolare.
• Per quanto tempo: La conservazione dura 10 anni, che è il termine previsto per le scritture contabili e per la gran parte dei documenti fiscali.

Qual è il principale scopo della conservazione digitale?

Lo scopo è mantenere nel tempo il valore giuridico del documento, non soltanto il file. Un documento informatico ha valore se si può dimostrare chi lo ha formato, che non è stato alterato e quando è stato prodotto: sono queste tre cose che la conservazione protegge, e che un semplice salvataggio non tocca.

Il problema che risolve è quello del tempo lungo. A distanza di anni cambiano i formati, cambiano i programmi, cambiano i supporti, e le prove che servivano a verificare una firma possono non essere più raggiungibili: senza un processo che se ne occupi, il documento resta leggibile ma diventa indifendibile.

Per questo la conservazione non è un archivio ma un servizio continuativo: chi la eroga si assume l'onere di mantenere il documento verificabile per tutto il periodo previsto, applicando periodicamente le operazioni necessarie.

Quali sono i sistemi di conservazione digitale?

Per sistema di conservazione si intende l'insieme di regole, procedure e strumenti con cui i documenti vengono presi in carico, trattati e resi disponibili nel tempo. Non è quindi un programma che si installa, ma un servizio organizzato secondo le regole tecniche stabilite dall'Agenzia per l'Italia digitale.

Il documento entra nel sistema dentro un pacchetto di versamento, che contiene il file e i metadati che lo descrivono; il sistema lo verifica, lo prende in carico e produce un pacchetto di archiviazione firmato e marcato temporalmente. Quando serve recuperarlo, restituisce un pacchetto di distribuzione con le prove di quello che è avvenuto.

Un'organizzazione può gestire il sistema al proprio interno oppure affidarlo a un soggetto esterno. La seconda strada è quella che seguono quasi tutte le imprese, perché il carico organizzativo e tecnico della prima è sostenibile solo su grandi volumi.

Cosa si intende per archiviazione digitale?

L'archiviazione digitale è l'organizzazione ordinata dei documenti elettronici perché siano ritrovabili: cartelle, nomi coerenti, indici, eventualmente un programma che li cataloghi. È una buona pratica di gestione e serve a lavorare meglio, ma non produce alcun effetto giuridico.

La conservazione a norma è un'altra cosa e si aggiunge, non sostituisce: prende i documenti e li accompagna nel tempo con le garanzie che la legge richiede. Si può archiviare senza conservare, e questo è ciò che fanno moltissime aziende senza saperlo, credendo di essere in regola.

La differenza si tocca con mano quando il documento serve a dimostrare qualcosa: un file ordinato in una cartella è un file, un documento conservato a norma porta con sé la prova di cosa era e da quando.

La conservazione digitale cosa garantisce?

L'art. 44 del Codice dell'amministrazione digitale, al comma 1-ter, elenca le garanzie che il sistema di conservazione deve assicurare ai documenti, e vale anche per i soggetti privati. Sono cinque e ciascuna risponde a un rischio diverso.

Che cosa garantisce ognuna, in pratica.

Conclusione

La conservazione digitale a norma di legge non è un posto dove mettere i file: è un processo che accompagna il documento nel tempo e ne mantiene il valore giuridico, con le cinque garanzie che la legge richiede.

È la ragione per cui non può essere sostituita da un disco, da un servizio cloud o da una cartella ordinata: quelli conservano il file, non la sua difendibilità.