Certificare la data certa online: la procedura

Come si certifica la data certa, come marcare un file già firmato, come datare una scrittura su carta, se si può fare dal telefono e come si appone la marca

Certificare la data di un documento non richiede più uno sportello: basta applicare al file una marca temporale qualificata, con una procedura online che dura pochi secondi.

Contano però alcuni dettagli: quale versione marcare, cosa fare se il documento è su carta e cosa conservare dopo.

Il valore della data così ottenuta è spiegato nella guida alla certificazione della data.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• Prima le firme: La marca va applicata alla versione finale del file, dopo tutte le firme: ogni modifica successiva cambia l'impronta e la marca non corrisponde più.
• Regola del CAD: Data e ora di formazione di un documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte secondo le Linee guida (art. 20, comma 1-bis, CAD).
• Presunzione eIDAS: La marca qualificata gode della presunzione di esattezza di data e ora in tutti gli Stati dell'Unione (art. 41 eIDAS).
• Validità ventennale: Il prestatore conserva le marche emesse per almeno 20 anni (art. 53 DPCM 22 febbraio 2013): il file marcato va conservato con il resto della prova.
• Carta e scansione: Per una scrittura firmata a mano, la marca sulla scansione prova che quel contenuto esisteva alla data della marca.

Si può marcare un file già firmato digitalmente?

Sì, un file già firmato digitalmente si può marcare: anzi, la marca va apposta dopo l'ultima firma, così che copra il documento nella sua versione finale, firme comprese.

Il file si carica così com'è, con la firma, e la marca ne lega l'impronta a data e ora. La firma continua a provare l'autore, la marca aggiunge il momento. Il valore di prova dei file firmati è spiegato nell'articolo sulla prova data dalla firma digitale.

Come si dà data certa a una scrittura firmata su carta?

Per dare data certa a una scrittura firmata su carta con uno strumento digitale si fa una scansione completa del documento firmato e si applica la marca al file ottenuto: la marca prova che quel contenuto esisteva a quella data.

L'originale cartaceo va conservato, perché resta il documento firmato. In alternativa si può spedire il foglio come plico senza busta o registrarlo. Cosa deve contenere la scrittura è spiegato nell'articolo sui requisiti di una scrittura privata.

Si può apporre dal telefono e 24 ore su 24?

Sì, una marca temporale si richiede online e non dipende da orari di sportello: se il servizio funziona dal browser, basta uno smartphone con il file da marcare.

La data e l'ora registrate sono quelle del momento in cui la marca viene emessa, non quelle scritte sul documento. I formati tra cui scegliere al caricamento sono descritti nell'articolo sui formati da scegliere al caricamento.

Come apporre la marca temporale?

Con la procedura online di Data Certa Online la marca si appone in pochi passaggi, da PC, tablet o smartphone:

1. Caricamento: il file, con fino a 4 parole chiave per ritrovarlo.
2. Formato: PDF, TSR o TSD, con contrassegno gratuito sui PDF.
3. Opzioni: autoinvio PEC, registrazione su Bitcoin e conservazione a norma.
4. Accesso: registrazione gratuita o login.
5. Pagamento: carta, prepagata o credito.
6. Download: file marcato, certificati ed eventuali ricevute.

Non si paga nulla finché non si appone la data certa. Prezzi e ricariche sono descritti nell'articolo sul prezzo per documento; il Certificato di Data Certa va conservato con il file.

Conclusione

La data certa si certifica applicando una marca temporale qualificata alla versione finale del file, dopo le firme; per le scritture su carta si marca la scansione e si conserva l'originale. La procedura online si completa in pochi secondi, a qualsiasi ora.

Per certificare un documento adesso c'è la data certa in pochi secondi di LetteraSenzaBusta.