Certificare la data certa: la procedura online

Che cosa serve per apporre una marca temporale, in che ordine si procede con un file firmato, come funziona da smartphone e che cosa va conservato alla fine.

Dare data certa a un documento informatico è diventata un'operazione da pochi minuti, ma resta una procedura con un ordine preciso: chi salta un passaggio se ne accorge alla fine, quando il certificato riporta un file diverso da quello che serviva.

Il principio è semplice. Il documento viene caricato, il sistema ne calcola l'impronta e vi applica una marca temporale rilasciata da un prestatore qualificato; da quel momento la data non è più una dichiarazione di parte ma un'attestazione opponibile ai terzi, e il certificato che si scarica ne è la prova.

Quello che segue è il percorso effettivo, con i punti in cui conviene fare attenzione. Le condizioni del servizio sono sulla pagina della marcatura temporale qualificata.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• Undici passi, nessuno sportello: La procedura è di 11 passaggi, dal caricamento del file allo scarico del certificato, e si completa senza uscire di casa.
• L'ordine giusto con i file firmati: Prima tutte le firme, poi la marca sul documento definitivo: marcare una bozza obbliga a rifare il lavoro.
• Qualsiasi ora è quella giusta: Il servizio funziona 24 ore su 24: una scrittura firmata alle 23:50 può avere la data di oggi e non di domani.
• Non solo PDF: La marca si applica a qualsiasi tipo di file, e il formato finale si sceglie fra PDF, TSR e TSD.
• Il certificato è la prova: Va scaricato e conservato insieme al documento marcato: la marca resta valida 20 anni.

Come apporre la marca temporale?

Il percorso completo è di undici passaggi e comincia dalla pagina del servizio. I primi riguardano le scelte sul documento, i successivi il caricamento e il pagamento, l'ultimo la consegna del file marcato.

Questi sono i passaggi nell'ordine in cui si presentano.

• 1. Apri la pagina del servizio: è il punto di partenza, senza installare programmi.
• 2. Scegli il tipo di data certa: si seleziona la modalità che serve fra quelle disponibili.
• 3. Indica tipo ed estensione del file: serve al sistema per trattare correttamente il documento.
• 4. Decidi se stampare su carta: il file marcato può essere anche recapitato in forma cartacea.
• 5. Scegli il formato finale: le opzioni sono PDF, TSR o TSD, a seconda di come dovrà essere usato.
• 6. Inserisci fino a 4 parole chiave: servono a ritrovare il documento nell'archivio in seguito.
• 7. Carica il file: è il momento in cui il documento entra nel sistema.
• 8. Decidi sull'autoinvio via PEC: il documento marcato può partire automaticamente verso un destinatario.
• 9. Accedi o registrati: la registrazione serve a collegare il certificato a chi lo richiede.
• 10. Completa il pagamento: 6,99 € per un documento singolo, meno con ricarica con bonus.
• 11. Scarica il file marcato: insieme ai documenti correlati che compongono la prova.

Come si applica la marca temporale su una firma digitale?

L'ordine è quello che conta: prima si raccolgono tutte le firme, poi si marca il documento definitivo. La marca temporale attesta che quel file, con quelle firme già apposte, esisteva a quella data; marcare un documento ancora da firmare produce un'attestazione su una versione che poi cambierà, e il lavoro va rifatto.

Il file firmato digitalmente si carica come qualsiasi altro documento: la marca si applica al file nel suo insieme, comprese le firme che contiene. Non c'è bisogno di estrarre nulla né di convertire il formato.

Vale la pena ricordare cosa fanno le due cose, perché rispondono a domande diverse. La firma digitale dice chi ha sottoscritto il documento e ne garantisce l'integrità; la marca temporale dice da quando quel documento esiste in quella forma. Insieme coprono l'identità e il tempo, che sono i due fronti su cui una contestazione si apre.

Come posso ottenere una data certa per una raccomandata senza busta?

La raccomandata senza busta ha una forza probatoria propria: poiché il documento viaggia senza involucro, il destinatario non può sostenere di aver ricevuto un foglio diverso o una busta vuota, e la data di spedizione risulta dal timbro postale. È il motivo per cui viene usata da sempre per dare data a una comunicazione.

Sul file digitale, però, la data certa è cosa diversa e non è compresa nel servizio di spedizione: se serve attestare che quel documento esisteva già prima dell'invio, o indipendentemente da esso, la marca temporale va apposta a parte sul file, prima di spedirlo.

Le due cose si combinano bene ed è la sequenza che conviene: si marca il documento definitivo, si conserva il certificato, poi lo si invia. Così la data del file e la data della spedizione sono entrambe dimostrabili, e la prima non dipende dalla seconda.

Come validare una scrittura privata?

La sequenza è sempre la stessa: si redige il testo definitivo, lo si fa sottoscrivere da tutte le parti (anche digitalmente con un servizio come ControFIRMA digitale), e solo alla fine si appone la marca temporale sul file completo. Ogni modifica successiva, anche una postilla concordata, produce un documento diverso che richiede una nuova marca.

Serve tenere distinti due piani che spesso vengono confusi. La validità della scrittura fra le parti non dipende dalla data certa: un accordo firmato vincola chi lo ha sottoscritto anche senza. La data certa serve verso i terzi, cioè verso chi non ha firmato e potrebbe sostenere che quel documento sia stato formato dopo.

È il caso tipico di contratti, accordi tra soci, scritture che riguardano beni o crediti: situazioni in cui la questione non è se le parti si siano accordate, ma quando.

Si può apporre dal telefono e 24 ore su 24?

Sì. Il servizio è automatico e accessibile da computer, tablet e smartphone in qualsiasi momento, festivi compresi: non ci sono sportelli da raggiungere né orari da rispettare, e non serve installare un'applicazione.

È una differenza che conta più di quanto sembri, perché la data certa serve quasi sempre entro un termine. Una scrittura firmata alle 23:50 dell'ultimo giorno utile può essere marcata con la data di quel giorno; la stessa scrittura portata in un ufficio il mattino dopo porta la data del giorno successivo.

Chi lavora con scadenze fiscali, termini contrattuali o adempimenti di sicurezza conosce il valore di questa differenza. 

Conclusione

Certificare la data di un documento è una procedura di undici passaggi che si completa online in pochi minuti: si carica il file, si sceglie il formato di uscita, si paga e si scarica il documento marcato insieme al certificato.

Due accortezze fanno la differenza: marcare sempre la versione definitiva, dopo tutte le firme, e conservare il certificato insieme al documento, perché è la coppia a costituire la prova. Tutto questo lo offre solo il servizio Data Certa Online.