Documenti informatici: quale valore probatorio hanno

L'efficacia probatoria di un documento informatico dipende dagli strumenti applicati: la firma risponde su chi, la marca temporale su quando.

Sul documento informatico circolano due convinzioni opposte e sbagliate allo stesso modo: che valga meno di un foglio firmato a mano, oppure che una firma digitale lo renda inattaccabile su ogni fronte. La verità sta nel fatto che l'efficacia probatoria non è una proprietà del file ma degli strumenti che gli sono stati applicati, e che quegli strumenti rispondono a domande diverse: uno dice chi, l'altro dice quando. Confonderli è il motivo per cui molti documenti perfettamente firmati restano indifendibili sulla data, e la marcatura temporale qualificata è la parte che di solito manca.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• Articolo 20 del CAD: il documento con firma qualificata o digitale ha l'efficacia della scrittura privata prevista dall'art. 2702 del codice civile.
• Firma e data separate: la firma digitale attesta autore e integrità, ma il suo riferimento temporale interno non è opponibile ai terzi ai sensi dell'art. 2704.
• Il tassello mancante: solo la validazione temporale qualificata, conforme all'art. 42 eIDAS, rende certa la collocazione nel tempo del documento informatico.
• Scansioni deboli: una firma autografa scansionata non conferisce al PDF alcuna efficacia qualificata: resta l'immagine di una firma.
• Combinazione ottimale: firma qualificata più marca temporale danno autore certo, contenuto integro e data opponibile, con validità 20 anni.

Qual è il valore legale di un documento informatico sottoscritto?

Quello della scrittura privata: l'art. 20 del Codice dell'amministrazione digitale stabilisce che il documento informatico sottoscritto con firma qualificata o digitale ha l'efficacia prevista dall'art. 2702 del codice civile, cioè fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta, quando la sottoscrizione è riconosciuta o legalmente considerata come riconosciuta.

• Efficacia della scrittura privata: è il livello che la norma riconosce, non un valore inferiore per il fatto di essere digitale.
• Riguarda la provenienza: attesta chi ha sottoscritto, non quando lo ha fatto.
• Serve la firma qualificata: altre forme di sottoscrizione elettronica hanno un regime probatorio diverso.

Quando un documento informatico ha valore legale?

Sempre, come documento: la questione non è se valga, ma quanto pesa in giudizio, e il peso dipende dagli strumenti applicati. I livelli sono tre e si sommano, perché ciascuno copre una domanda diversa.

La firma digitale certifica la data?

No: attesta l'autore e l'integrità del documento, non il momento in cui è stato formato. Il file di firma contiene un riferimento temporale, ma quello proviene dal sistema di chi firma e non è opponibile a chi è rimasto estraneo: per la data serve una validazione temporale qualificata, rilasciata da un terzo.

• Cosa attesta la firma: chi ha sottoscritto e che il contenuto non è stato alterato dopo.
• Cosa non attesta: quando, in modo opponibile ai terzi.
• Conseguenza pratica: un documento firmato ma non marcato ha autore certo e data contestabile.

Come posso certificare un documento?

Applicando gli strumenti che rispondono alle due domande: la firma qualificata per l'autore e l'integrità, la marcatura temporale qualificata per la collocazione nel tempo. Con la Data Certa Online di LetteraSenzaBusta la marcatura si appone caricando il file, e restituisce un PDF con Contrassegno Elettronico che regge anche una volta stampato.

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• Validità 20 anni: è la durata della validazione temporale apposta al documento.
• Fino a 100 pagine o 25 MB: è il limite per singolo file.
• Nessuna registrazione: la marcatura non comporta imposta di registro.

Conclusione

Un documento informatico vale come qualsiasi altro documento, e la domanda utile non è se abbia valore legale ma quale efficacia probatoria porti con sé. L'art. 20 del Codice dell'amministrazione digitale attribuisce al documento sottoscritto con firma qualificata l'efficacia della scrittura privata prevista dall'art. 2702 del codice civile, il che risolve la domanda su chi lo ha formato ma non quella su quando. Per la seconda serve una validazione temporale qualificata, rilasciata da un terzo e per questo opponibile: la combinazione delle due dà autore certo, contenuto integro e data dimostrabile, e apporre la marcatura è il passaggio che quasi sempre manca.