PEC ed email ordinaria: cosa cambia sul piano legale

Come distinguere una PEC da una mail, PEC ed email certificata, il confronto con la posta elettronica ordinaria e le garanzie legali che solo la PEC offre

Una PEC e un'email ordinaria si scrivono allo stesso modo, ma solo la PEC lascia una traccia che vale davanti a terzi: la ricevuta di consegna prova che il messaggio è arrivato nella casella del destinatario, con data e ora.

La differenza pesa quando una comunicazione può essere contestata, come una diffida o un reclamo: un'email ordinaria resta un documento che il giudice valuta caso per caso, mentre tra due caselle PEC l'invio ha il valore di una raccomandata.

Usi, obblighi e costi della posta certificata sono spiegati nella guida alla PEC e ai suoi usi.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• Prova di invio e consegna: La PEC produce ricevute di accettazione e di consegna firmate dai gestori; un'email ordinaria non rilascia ricevute con valore legale.
• Norma di riferimento: Per l'art. 48 del CAD le comunicazioni che richiedono ricevuta di invio e di consegna viaggiano con la PEC, regolata dal DPR 68/2005.
• Email in giudizio: Senza firma qualificata un'email ordinaria è un documento informatico il cui valore probatorio il giudice valuta liberamente (art. 20, c. 1-bis, CAD).
• Dominio certificato: Per l'art. 1 del DM 2 novembre 2005 un dominio PEC contiene solo caselle PEC; i servizi di email ordinaria non rilasciano indirizzi certificati.
• Oggetto riconoscibile: Un messaggio certificato arriva con l'oggetto preceduto da «POSTA CERTIFICATA:» e con il file daticert.xml, che contiene i dati di certificazione.

Come distinguere una PEC da una mail?

Una PEC si distingue da una mail per come arriva: è chiusa in una busta di trasporto firmata dal gestore, che le regole tecniche del DM 2 novembre 2005 rendono riconoscibile da tre segni.

• Oggetto: inizia con «POSTA CERTIFICATA:», seguito dall'oggetto scritto dal mittente.
• Allegati tecnici: il messaggio originale è nel file postacert.eml, i dati di certificazione nel file daticert.xml.
• Mittente: l'indirizzo appartiene a un dominio PEC, che contiene solo caselle certificate.

Il caso opposto è altrettanto riconoscibile: un'email ordinaria arrivata in una casella PEC viene segnalata dal gestore del destinatario, di norma con l'oggetto «ANOMALIA MESSAGGIO:».

Chi riceve un messaggio certificato inatteso fa bene a verificarlo anche per sicurezza, con i controlli su come riconoscere le PEC sospette.

La PEC è la stessa cosa che l'email certificata?

Sì, «email certificata» è il modo comune di chiamare la PEC, la posta elettronica certificata che il CAD definisce come il sistema in grado di attestare invio e consegna e di fornire ricevute opponibili ai terzi (art. 1, lett. v-bis).

Diverse sono invece le notifiche di lettura di una normale casella email: non sono ricevute firmate da un gestore iscritto nell'elenco pubblico di AgID e non hanno lo stesso valore.

Dove la legge ammette la PEC, il CAD consente anche un altro servizio di recapito certificato qualificato previsto dal Regolamento eIDAS (art. 1, c. 1-ter).

Qual è la differenza tra PEC e posta ordinaria?

La differenza tra PEC e posta elettronica ordinaria è che la PEC certifica il percorso del messaggio, dalla spedizione alla consegna, mentre la posta ordinaria lo trasmette senza produrre prove utilizzabili verso terzi.

Il confronto sui punti che contano:

Le basi sono nell'articolo su che cos'è la PEC; cosa succede quando le due caselle si incontrano, nell'articolo sulla PEC inviata a un'email ordinaria.

Quali garanzie legali offre la PEC che un'email non ha?

La PEC offre quattro garanzie legali che un'email ordinaria non ha, tutte previste dalla legge:

• Prova della spedizione: la ricevuta di accettazione costituisce prova dell'avvenuta spedizione (art. 6, DPR 68/2005).
• Prova della consegna: la ricevuta di avvenuta consegna certifica il momento del recapito, anche se il messaggio non viene letto (art. 6).
• Data e ora opponibili: i riferimenti temporali della trasmissione valgono verso i terzi (art. 48, c. 3, CAD).
• Valore di notificazione: salvo diversa previsione di legge, la trasmissione via PEC equivale alla notificazione per mezzo della posta (art. 48, c. 2, CAD).

Se il mittente perde le ricevute, le informazioni registrate dal gestore restano opponibili ai terzi e i log dei messaggi sono conservati per 30 mesi (artt. 6 e 11, DPR 68/2005). Il peso di ciascuna prova in giudizio è approfondito nell'articolo sul valore giuridico della PEC.

Nella casella SuperPEC di LetteraSenzaBusta il controllo del destinatario segnala prima dell'invio se l'indirizzo è una PEC o un'email ordinaria: il costo è sempre di 1,97 €, ma il valore legale pieno c'è solo nel primo caso.

Conclusione

PEC ed email ordinaria si distinguono per la prova: la PEC documenta con ricevute firmate dai gestori la spedizione e la consegna, con data e ora opponibili ai terzi, mentre l'email ordinaria resta un documento valutato liberamente dal giudice.

Per le comunicazioni che possono essere contestate la scelta è quindi tra due caselle certificate. Una casella senza canone e con ricezione gratuita è la PEC a consumo di LetteraSenzaBusta.