PEC: l'email con valore legale e prova di consegna

Che cos'è la PEC, perché si attiva, come è fatto un indirizzo certificato, come funziona l'invio passo per passo e quali ricevute provano la consegna

La PEC attesta l'invio e la consegna di un messaggio con lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno, e lo fa attraverso due ricevute che il gestore genera in automatico. Questo cambia la natura dell'email: un messaggio ordinario prova al massimo di essere stato scritto, una PEC prova che è partita e che è arrivata, con data e ora certe. La differenza pesa quando serve dimostrare una scadenza rispettata, una disdetta inviata nei termini o una diffida ricevuta. Le caselle si attivano solo presso i gestori iscritti all'elenco pubblico di AgID, e le condizioni di attivazione variano da gestore a gestore: quelle della SuperPEC di LetteraSenzaBusta sono descritte nella pagina del servizio.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• Definizione legale: la PEC è l'email con valore legale disciplinata dal DPR 68/2005 e dall'art. 48 del CAD (D.lgs 82/2005).
• Equivalenza raccomandata: invio e consegna via PEC equivalgono a una raccomandata con ricevuta di ritorno, con ricevute opponibili a terzi.
• Doppia garanzia: ogni invio genera due ricevute distinte, accettazione e avvenuta consegna, che insieme provano la trasmissione.
• Struttura indirizzo: un indirizzo PEC si riconosce dal dominio del gestore iscritto all'elenco AgID, non dal nome utente né da una desinenza obbligatoria.
• Emissione riservata: solo i gestori autorizzati AgID possono rilasciare caselle PEC; un provider email ordinario non può.

Per quale motivo si fa la PEC?

La PEC si attiva per avere una prova legale dell'invio e della ricezione di una comunicazione, senza andare in ufficio postale. Le ragioni concrete sono quattro, e cambiano a seconda di chi la usa.

• Obbligo di legge: per imprese, società, professionisti iscritti agli albi e ditte individuali la casella certificata è obbligatoria e va comunicata al registro delle imprese o all'ordine di appartenenza.
• Rapporti con la pubblica amministrazione: dal 6 giugno 2023 anche un privato cittadino può eleggere il proprio domicilio digitale iscrivendosi all'INAD, l'Indice Nazionale dei Domicili Digitali, e ricevere là tutte le comunicazioni della PA.
• Prova opponibile a terzi: disdette, diffide, recessi e reclami inviati via PEC lasciano una traccia che vale davanti a un giudice, senza dover conservare cartoline di ritorno.
• Costo e tempi: l'invio è immediato e non richiede spostamenti, mentre una raccomandata A/R comporta la fila allo sportello e i tempi di recapito postale.

Quali sono i vantaggi e gli svantaggi di avere una PEC?

Il vantaggio principale della PEC è la prova legale di consegna a costo unitario basso; il limite principale è che vale solo tra due caselle certificate. I due lati si leggono meglio affiancati.

Come è composto un indirizzo PEC e come si riconosce?

Un indirizzo PEC ha la stessa forma di un indirizzo email ordinario, nome@dominio, e si riconosce dal dominio: è quello di un gestore iscritto all'elenco pubblico tenuto da AgID. Non esiste una desinenza unica obbligatoria, quindi il nome utente non dice nulla sulla natura della casella.

Il modo certo per verificare se un indirizzo è certificato è controllare il dominio nell'elenco dei gestori PEC pubblicato da AgID: se il dominio non compare, l'indirizzo non è una PEC anche quando lo sembra. Molti domini certificati contengono la sigla pec, ma è una consuetudine dei gestori, non una regola: esistono domini PEC che non la contengono e domini ordinari che la contengono.

Come funziona l'invio di una PEC, passo per passo?

L'invio di una PEC segue sempre la stessa sequenza, e produce due ricevute distinte che nascono in momenti diversi.

• 1. Composizione: il messaggio si scrive dalla webmail del gestore o da un client di posta configurato con la casella certificata.
• 2. Presa in carico: il gestore del mittente verifica l'identità della casella e accetta il messaggio.
• 3. Ricevuta di accettazione: il gestore del mittente rilascia la prima ricevuta, con data e ora, che attesta che il messaggio è partito.
• 4. Trasporto: il messaggio viaggia dentro una busta di trasporto firmata dal gestore, che ne garantisce l'integrità.
• 5. Ricevuta di avvenuta consegna: il gestore del destinatario rilascia la seconda ricevuta nel momento in cui il messaggio entra nella casella di destinazione, indipendentemente dal fatto che venga letto.

Se la consegna non riesce, al posto della seconda ricevuta arriva un avviso di mancata consegna. Le due ricevute insieme, e non una sola, costituiscono la prova completa della trasmissione ai sensi dell'art. 48 del CAD.

SuperPEC di LetteraSenzaBusta: attivazione gratuita e pagamento a consumo

SuperPEC è la casella PEC di LetteraSenzaBusta che si attiva gratuitamente e si paga solo quando si invia un messaggio, con tariffa Pay per Email di 1,97 euro a invio. La ricezione è gratuita e lo spazio della casella è illimitato, senza abbonamento né rinnovo.

• Gestore: la casella è emessa da Intesi Group S.p.A., gestore PEC autorizzato da AgID.
• Attivazione: avviene online con la firma digitale cheFIRMA! come sistema di riconoscimento, senza attesa di verifiche manuali.
• Valore legale: pieno, ai sensi del DPR 68/2005 e dell'art. 48 del CAD, con i requisiti del Servizio Elettronico di Recapito Certificato Qualificato previsti dal Regolamento eIDAS.
• Domicilio digitale: la casella può essere usata per l'iscrizione all'INAD ai sensi dell'articolo 3-bis del CAD.

Conclusione

La PEC è l'email che attesta invio e consegna con valore legale, disciplinata dal DPR 68/2005 e dall'art. 48 del CAD, e la prova sta nelle due ricevute che ogni invio genera: accettazione e avvenuta consegna. Il valore pieno richiede che anche il destinatario abbia una casella certificata, e la casella può essere rilasciata soltanto da un gestore iscritto all'elenco AgID. Per un privato che invia poche comunicazioni all'anno la variabile decisiva non è il prezzo del singolo invio ma il costo fisso dell'abbonamento, ed è la ragione per cui esistono formule come la casella PEC con pagamento a consumo di LetteraSenzaBusta.