PEC, l'email certificata con valore di raccomandata

Perché si attiva una PEC, vantaggi e limiti, com'è fatto un indirizzo certificato e come funziona l'invio con le ricevute di accettazione e di consegna

La PEC trasforma una normale email in una comunicazione che si può dimostrare: il gestore del mittente rilascia la ricevuta di accettazione, quello del destinatario la ricevuta di avvenuta consegna, entrambe con data e ora.

Per questo la usano imprese e professionisti, che per legge devono avere un domicilio digitale, e un numero crescente di privati, che possono eleggerla come recapito per la pubblica amministrazione.

Obblighi, costi e attivazione sono riassunti nella guida alla posta elettronica certificata.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• Definizione legale: Per l'art. 1, lett. v-bis, del CAD la PEC attesta l'invio e la consegna di un messaggio e fornisce ricevute opponibili ai terzi.
• Valore di raccomandata: Tra due caselle PEC un messaggio ha lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento, come indica l'Agenzia per l'Italia digitale.
• Due ricevute: Per l'art. 6 del DPR 68/2005 il mittente riceve la ricevuta di accettazione e quella di consegna, rilasciata anche se il messaggio non viene letto.
• Avviso entro 24 ore: Se la consegna non riesce, il gestore avvisa il mittente entro 24 ore dall'invio con un avviso di mancata consegna.
• Gestori in elenco: Le caselle PEC le rilasciano solo i gestori iscritti nell'elenco pubblico previsto dall'art. 14 del DPR 68/2005 e vigilato da AgID.

Per quale motivo si fa la PEC?

La PEC si fa per inviare e ricevere comunicazioni che devono poter essere dimostrate: per l'art. 48 del CAD, le comunicazioni che richiedono una ricevuta di invio e una di consegna viaggiano con la posta elettronica certificata.

I motivi più frequenti sono tre:

• Obbligo di legge: imprese iscritte al registro delle imprese e professionisti iscritti in albi ed elenchi devono avere un domicilio digitale (art. 3-bis, c. 1, CAD), come spiega l'articolo su chi ha l'obbligo di avere la PEC.
• Rapporti con la PA: dal 6 giugno 2023 un cittadino può eleggere la sua PEC come domicilio digitale su INAD, e le amministrazioni gli scrivono a quell'indirizzo.
• Prova della comunicazione: tra due caselle PEC il messaggio ha lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento.

Quali sono i vantaggi e gli svantaggi di avere una PEC?

Il vantaggio principale di una PEC è la prova legale di invio e consegna; lo svantaggio è che questa prova vale pienamente solo tra due caselle certificate e impegna il titolare a controllare la propria casella.

Vantaggi e limiti, aspetto per aspetto:

Come è composto un indirizzo PEC e come si riconosce?

Un indirizzo PEC ha la stessa forma di un indirizzo email, nome e dominio separati dalla chiocciola, ma il dominio appartiene a un gestore di posta certificata: per le regole tecniche (DM 2 novembre 2005, art. 1) un dominio PEC contiene unicamente caselle PEC.

Per sapere se un indirizzo è davvero una PEC si consultano i registri pubblici indicati da AgID:

• INI-PEC: gli indirizzi PEC delle imprese e dei professionisti iscritti in albi ed elenchi.
• Indice PA: i domicili digitali delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi.
• INAD: i domicili digitali eletti da cittadini, professionisti non iscritti in albi ed enti privati.

I segnali che distinguono un messaggio certificato da uno ordinario sono raccolti nell'articolo su come distinguere una PEC da una mail.

Come funziona l'invio di una PEC, passo per passo?

L'invio di una PEC passa da due gestori e produce una ricevuta a ogni tappa, secondo il DPR 68/2005:

1. Invio: il mittente scrive dalla propria casella PEC; il messaggio si considera spedito quando arriva al suo gestore (art. 3).
2. Accettazione: il gestore del mittente rilascia la ricevuta di accettazione, che prova l'avvenuta spedizione (art. 6).
3. Trasporto: il messaggio viaggia in una busta firmata dal gestore, che ne garantisce provenienza e integrità (art. 9).
4. Consegna: il gestore del destinatario rende disponibile il messaggio e invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna, anche se nessuno lo apre (art. 6).
5. Mancata consegna: se il recapito non riesce, entro 24 ore dall'invio il mittente riceve un avviso di mancata consegna (art. 8).

Cosa prova ciascuna ricevuta è spiegato nell'articolo sulle ricevute di accettazione e consegna, le cause di un recapito fallito in quello sulla PEC accettata ma non consegnata.

Con la casella SuperPEC ricevute di accettazione, di consegna ed eventuali avvisi di mancata consegna vengono raggruppati e catalogati pochi istanti dopo ogni invio; ogni invio costa 1,97 € e la ricezione è gratuita.

Se il destinatario non ha una PEC, il messaggio verso la sua email ordinaria ottiene solo la ricevuta di accettazione. Per raggiungerlo con prove certificate c'è NotificaTo, la raccomandata digitale su cellulare ed email, che arriva su WhatsApp, SMS o email e certifica invio, consegna, apertura e lettura.

Conclusione

La PEC è l'email che certifica con valore legale l'invio e la consegna di un messaggio: le ricevute dei gestori provano quando è partito e quando è arrivato, e tra due caselle PEC la comunicazione vale come una raccomandata con avviso di ricevimento.

Il valore pieno esiste solo tra caselle certificate. Una casella senza canone, con spazio illimitato e ricezione gratuita, si attiva con la posta elettronica certificata gratuita di LetteraSenzaBusta.