Nell’era della trasformazione digitale, il formato PDF rappresenta da decenni lo standard di riferimento per la distribuzione, la visualizzazione e la condivisione di documenti su qualsiasi dispositivo, mantenendo inalterato l’aspetto visivo indipendentemente dal sistema utilizzato.
Il formato PDF/A, invece, nasce con uno scopo differente: garantire la conservazione digitale a lungo termine con validità legale, assicurando che un documento rimanga leggibile, integro e verificabile anche dopo decenni.
Comprendere le differenze tra PDF e PDF/A non è un dettaglio tecnico, ma un passaggio fondamentale per chi gestisce documenti sensibili quali atti giudiziari, contratti firmati digitalmente, documenti amministrativi, bilanci, fatture o comunicazioni PEC.
In questo articolo analizzeremo in modo chiaro quando utilizzare PDF e quando PDF/A, illustrando con esempi concreti cosa può succedere se si adotta il formato sbagliato — dal rischio di perdita di leggibilità fino alla perdita di valore giuridico del documento. Per approfondire il quadro normativo e procedurale legato alla conservazione conforme, puoi consultare anche questa guida completa sulla conservazione digitale a norma.
Comincia ora la Conservazione Digitale a norma di legge
Attiva subito DocuCloud Tariffa a consumo effettivo (Pay per MB) • Conservazione garantita 10 anni • Nessun abbonamento annualeIl Portable Document Format (PDF), creato da Adobe nel 1993, si è affermato come il miglior formato per la visualizzazione uniforme dei documenti.
Supporta:
È quindi perfetto per la fruizione immediata e dinamica del contenuto.
Ad esempio:
Il PDF può essere anche protetto da password e firmato digitalmente, ma questo non significa che sia adatto alla conservazione informatica a lungo termine.
Il PDF/A è definito dallo standard internazionale ISO 19005 ed è progettato per garantire che un documento digitale resti integro e leggibile nel tempo.
Questo significa che il PDF/A elimina tutti gli elementi che nel lungo periodo potrebbero diventare illeggibili o corrotti:
E soprattutto:
il file contiene al suo interno tutti i font utilizzati.
Questa è la base per la conservazione digitale a norma, dove serve che un documento rimanga immutabile, autentico e verificabile nel tempo, come previsto dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e dalle Linee Guida AgID.
In sintesi:
Altro punto importante:
un PDF può diventare illeggibile tra 20 anni.
Un PDF/A no.
Perché?
Perché:
Il PDF/A è quindi la scelta obbligata quando il documento deve “resistere nel tempo”.
Usa PDF per:
Usa PDF/A per:
In particolare, per chi utilizza la conservazione digitale con strumenti come DocuCloud, il formato PDF/A è la scelta tecnicamente corretta e legalmente conforme.
Il PDF è ottimo per la condivisione immediata, l’interattività e la distribuzione di contenuti ricchi.
Il PDF/A è indispensabile per la conservazione digitale a lungo termine, perché garantisce integrità, autenticità e leggibilità nel tempo.
Usare il formato corretto nel contesto giusto significa preservare i documenti e proteggerne il valore legale e informativo.
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Per molti documenti amministrativi e fiscali sì, perché richiesto dalle Linee Guida AgID.
No. Firma digitale ≠ formato di conservazione.
Sì, soprattutto se usa font non incorporati o risorse esterne.
Devono essere convertite in PDF/A per garantire validità nel tempo.
Sì, purché statiche e incorporate nel file in modo permanente.
Sì, se permanenti e non dinamici.
No, perché la cifratura potrebbe renderlo illeggibile in futuro.
Sì, ed è spesso combinato con marca temporale.
No, è uno standard internazionale ISO riconosciuto in UE e negli USA.