02 giugno 2025
Conservazione
Takeaways
La conservazione digitale, oltre a essere una necessità per aziende e professionisti, è un obbligo normativo. Affidare la gestione e la conservazione dei documenti digitali a un fornitore esterno solleva sempre interrogativi importanti, soprattutto riguardo alla sicurezza. Come vengono protetti i nostri dati? Chi garantisce che nessuno possa accedervi senza autorizzazione? La risposta a queste domande è la crittografia, lo "scudo" che difende i tuoi documenti digitali.
Conservare i documenti in formato digitale e in cloud offre numerosi vantaggi: gli sprechi si riducono, si velocizzano i processi di ricerca e consultazione, si ottimizzano gli spazi fisici. C'è anche qualche svantaggio, però: la digitalizzazione espone i documenti a rischi come gli attacchi informatici, gli accessi non autorizzati, le alterazioni o la perdita dei dati. Un documento digitale, se non adeguatamente protetto, è più vulnerabile di un suo equivalente cartaceo custodito in un luogo sicuro.
Le normative sulla conservazione digitale, come il CAD (Codice dell'Amministrazione Digitale) e le linee guida AgID, pongono l'accento proprio sulla sicurezza e l'integrità dei documenti. Richiedono che i sistemi di conservazione assicurino l'autenticità, l'integrità, l'affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti nel tempo. Non è sufficiente archiviare i file. È indispensabile proteggerli da ogni tentativo di manipolazione o accesso illegittimo.
La crittografia è una tecnica che rende un file illeggibile. Soltanto chi possiede la chiave di decifrazione può riportare il testo cifrato al suo formato originale e leggerlo. Immaginate di avere una "lingua segreta" che solo voi e il destinatario conoscete: senza la chiave, il testo cifrato appare come una serie di caratteri senza alcun significato.
Esistono diversi tipi di crittografia. I più comuni sono la crittografia simmetrica e quella asimmetrica. Nella crittografia simmetrica, si impiega la stessa chiave sia per cifrare che per decifrare i dati; in pratica, funziona come una chiave che apre e chiude una serratura. Il metodo è rapido ed efficiente, ma richiede che mittente e destinatario condividano la stessa chiave in modo sicuro.
La crittografia asimmetrica, invece, si serve di due chiavi distinte: una chiave pubblica e una chiave privata. La chiave pubblica può essere condivisa liberamente. La chiave privata deve rimanere segreta e conosciuta solo dal proprietario. Se si cifra un documento con la chiave pubblica, lo si potrà decifrare soltanto con la chiave privata corrispondente. Viceversa, se si cifra un documento con la chiave privata, lo si potrà decifrare con la chiave pubblica. È un sistema che garantisce una maggiore sicurezza e, allo stesso tempo, risolve il problema della distribuzione della chiave.
La crittografia ha un ruolo fondamentale nella conservazione digitale. Innanzitutto protegge la confidenzialità: se un documento viene cifrato prima di essere inviato o archiviato, anche qualora un malintenzionato riuscisse ad accedervi, non potrà leggerne il contenuto senza la chiave. Questo è di importanza vitale per dati sensibili, come contratti, fatture o documenti personali.
In secondo luogo, la crittografia garantisce l'integrità del documento. Applicando tecniche crittografiche, è possibile verificare che un documento non sia stato alterato dopo la sua creazione o archiviazione. Spesso si utilizzano funzioni di hashing, che generano una "impronta digitale" unica del documento. Se anche un solo carattere viene modificato, l'impronta cambia: in questo modo, viene segnalata una manomissione.
In terzo luogo, la crittografia supporta l'autenticità: permette di verificare l'identità del mittente o del creatore del documento. La firma digitale, per esempio, si basa sulla crittografia asimmetrica: associando l'identità di una persona a un documento digitale, garantisce che il documento provenga effettivamente da quella persona e che non sia stato modificato.
La crittografia è molto di più di una funzionalità aggiuntiva nella conservazione digitale: al contrario, è un elemento indispensabile per garantire la sicurezza dei dati. Mettere sotto chiave i vostri documenti impedisce l'accesso a chi non è autorizzato e ne garantisce l'integrità nel tempo. Scegliere un servizio di conservazione digitale che ponga la crittografia al centro della sua architettura è il modo più efficace per proteggere i vostri documenti più preziosi.
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Perché la crittografia è importante nella conservazione digitale?
La crittografia è cruciale nella conservazione digitale perché protegge i documenti da accessi non autorizzati, garantendo confidenzialità, integrità e autenticità. Essa rende i documenti illeggibili a chi non possiede la chiave di decifrazione, assicurando che solo le persone autorizzate possano accedervi.
Quali sono i principali tipi di crittografia utilizzati?
I principali tipi di crittografia sono la crittografia simmetrica e quella asimmetrica. La crittografia simmetrica utilizza la stessa chiave per cifrare e decifrare i dati, mentre quella asimmetrica utilizza una coppia di chiavi: una pubblica per cifrare e una privata per decifrare.
Come la crittografia garantisce l'integrità e l'autenticità dei documenti?
La crittografia garantisce l'integrità dei documenti attraverso tecniche come le funzioni di hashing, che creano un'impronta digitale unica per ogni documento. Per l'autenticità, si utilizza la firma digitale, che associa l'identità del creatore al documento, verificandone l'origine e assicurando che non sia stato alterato.
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