Procedura di scarto nella conservazione digitale: cosa prevede la normativa

10 novembre 2025

Conservazione

Lo scarto documentale: una fase essenziale per mantenere la conservazione digitale conforme, efficiente e sostenibile

Nel ciclo di vita dei documenti digitali, ogni fase è importante: dalla creazione alla firma, dalla conservazione allo scarto finale. Quest’ultimo passaggio, spesso sottovalutato, è invece determinante per garantire che la conservazione digitale a norma resti conforme alla legge, sicura ed economicamente efficiente. Scopriamo insieme cosa prevede la normativa e come affrontare correttamente la procedura di scarto documentale.

Takeaways: Punti chiave dell’articolo

• Scarto regolamentato: è la fase conclusiva della conservazione digitale e serve a eliminare in modo conforme e sicuro i documenti non più necessari.
• Riferimenti normativi: il processo è disciplinato da CAD, Linee Guida AgID e Codice dei Beni Culturali, che impongono autorizzazioni formali.
• Ruolo del Responsabile: supervisiona la definizione dei tempi di conservazione e coordina l’intero iter di eliminazione.
• Iter autorizzato: prevede identificazione, elenco di scarto, richiesta alla Soprintendenza e cancellazione tracciata.
• Automazione e sicurezza: sistemi come DocuCloud supportano la procedura con policy automatiche, log certificati e cancellazione irreversibile dei dati.

---

Cos’è lo scarto nella conservazione digitale

Lo scarto documentale digitale consiste nell’eliminazione definitiva dei documenti informatici che hanno superato il periodo di conservazione stabilito. Non è una scelta discrezionale, ma una fase obbligatoria e formalmente documentata che chiude il ciclo di vita documentale. Eliminare correttamente un documento significa ridurre rischi legali, migliorare la governance delle informazioni e ottimizzare i costi legati allo storage.

---

Perché lo scarto è un processo indispensabile

Conservare tutto per sempre non è solo inutile, ma anche vietato. Lo scarto permette di rispettare i limiti normativi e proteggere la privacy, eliminando dati che non hanno più valore amministrativo o probatorio. Aiuta inoltre a migliorare l’efficienza operativa, liberando spazio nei sistemi e riducendo i costi di conservazione. Infine, minimizza i rischi in caso di violazioni di sicurezza, limitando la quantità di dati esposti.

---

Il quadro normativo di riferimento

La procedura di scarto è regolata da precise disposizioni legislative:

• Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) – definisce le regole per la gestione e conservazione dei documenti informatici;
• Codice dei Beni Culturali (D.Lgs. 42/2004) – tutela gli archivi di rilevanza storica e prevede l’autorizzazione della Soprintendenza Archivistica per la distruzione dei documenti;
• Linee Guida AgID – forniscono le istruzioni operative per lo scarto e la redazione del Piano di Conservazione;
• Piano di Conservazione – documento aziendale che stabilisce tempi, modalità e responsabilità del processo di scarto.

---

Le fasi della procedura di scarto documentale

Lo scarto segue un iter rigoroso e tracciato:

1. Identificazione dei documenti che hanno esaurito il periodo di conservazione;
2. Redazione dell’elenco di scarto con descrizione, classificazione, date e quantità;
3. Richiesta di autorizzazione alla Soprintendenza Archivistica, che valuta entro 60 giorni;
4. Approvazione e nulla osta da parte degli enti competenti;
5. Distruzione definitiva e tracciata dei documenti, con produzione dei relativi metadati di eliminazione.

Tutte le fasi devono essere documentate, firmate digitalmente e registrate nel sistema di conservazione per garantirne la trasparenza e la validità legale.

---

Il ruolo del Responsabile della Conservazione

Il Responsabile della Conservazione è la figura centrale nel processo di scarto. Definisce le politiche di retention, approva l’elenco dei documenti da eliminare e mantiene i rapporti con la Soprintendenza. Supervisiona la cancellazione, verificando che avvenga in modo sicuro, irreversibile e tracciato. Ogni operazione deve essere attestata nel Manuale della Conservazione e accompagnata dai relativi log e metadati.

---

Come i sistemi digitali moderni supportano lo scarto

I sistemi evoluti di conservazione digitale, come DocuCloud, integrano funzioni che automatizzano e semplificano la gestione dello scarto. Grazie ai metadati e alle policy di retention, identificano in autonomia i documenti giunti a scadenza, notificano il Responsabile e generano automaticamente l’elenco di scarto. Le operazioni vengono registrate in log certificati, assicurando trasparenza e conformità.

Inoltre, la cancellazione è effettuata con tecniche di wiping sicuro, impedendo ogni possibilità di recupero. Questo approccio garantisce un equilibrio ideale tra efficienza operativa e rispetto delle normative.

---

Conclusione: uno scarto consapevole per una conservazione sostenibile

La procedura di scarto non è una mera eliminazione di file, ma una parte integrante della governance documentale digitale. Eseguire correttamente lo scarto significa gestire responsabilmente il patrimonio informativo dell’organizzazione, rispettando le regole e proteggendo i dati sensibili.

Con DocuCloud puoi automatizzare l’intero ciclo di vita documentale, dalla creazione allo scarto finale, in totale conformità con le Linee Guida AgID e il CAD.

---

FAQ - Domande frequenti sulla procedura di scarto nella conservazione digitale

1. Cos’è lo scarto documentale nella conservazione digitale?

È la fase finale del ciclo di vita dei documenti informatici che prevede l’eliminazione definitiva, tracciata e conforme dei file che hanno perso valore amministrativo o legale.

2. Chi autorizza lo scarto dei documenti digitali?

La Soprintendenza Archivistica rilascia il nulla osta dopo la verifica dell’elenco di scarto redatto dal Responsabile della Conservazione.

3. Quanto dura il periodo di conservazione prima dello scarto?

Dipende dalla tipologia di documento e dal Piano di Conservazione, ma generalmente varia tra i 5 e i 10 anni.

4. Lo scarto può essere automatizzato?

Sì. I sistemi digitali come DocuCloud automatizzano l’individuazione dei documenti scaduti e la generazione degli elenchi di scarto.

5. Cosa succede se non si effettua lo scarto?

Si rischia di violare le normative sulla privacy (GDPR) e di accumulare dati inutili, con costi e rischi crescenti per la sicurezza aziendale.

6. Come avviene la distruzione dei documenti?

La cancellazione è definitiva e tracciata tramite tecniche di wiping sicuro, che impediscono ogni recupero dei dati.

7. Qual è il ruolo del Responsabile della Conservazione?

Coordina lo scarto, definisce le politiche di conservazione e garantisce la conformità legale e operativa del processo.

8. Cosa si intende per metadati di scarto?

Sono le informazioni che documentano le operazioni di eliminazione, indicando data, autore e modalità di distruzione dei file.

9. Lo scarto riguarda anche i documenti PEC?

Sì, purché abbiano superato il periodo di conservazione legale e siano esclusi da obblighi probatori o fiscali.

10. Come posso gestire lo scarto in modo conforme?

Utilizzando una soluzione di conservazione digitale certificata come DocuCloud, che integra la gestione dello scarto nel ciclo documentale e garantisce tracciabilità, sicurezza e conformità normativa.