26 maggio 2025
Conservazione
Takeaways
La digitalizzazione ha rivoluzionato la gestione della documentazione aziendale. Aziende e pubbliche amministrazioni generano ogni giorno grandi quantità di file: la conservazione digitale a norma è fondamentale per garantirne valore legale e reperibilità. Non dobbiamo però pensare che tutti i documenti debbano essere conservati per sempre. Alcuni, a tempo debito, possono o devono essere eliminati. Questo processo, chiamato scarto documentale, è una procedura formale, regolamentata e tracciata, che assicura una corretta gestione del ciclo di vita dei documenti.
Lo scarto documentale digitale è l’eliminazione definitiva dei documenti al termine del periodo di conservazione previsto dalla normativa o dalle policy interne. Non si tratta di un’azione arbitraria, ma una fase del ciclo di vita documentale, che segue la conservazione. Una gestione inadeguata può comportare rischi legali o costi inutili legati a dati superflui. Per questo, è necessario che il processo sia tracciabile e ben documentato.
Lo scarto serve per diversi motivi. In primo luogo, permette di rispettare le scadenze normative, evitando la conservazione di documenti non più utili, che può essere rischiosa sotto il profilo della privacy. Lo scarto libera spazio, taglia i costi e migliora l’efficienza operativa; inoltre, facilita la ricerca delle informazioni più importanti, riducendo gli errori (per esempio, l'accesso a versioni obsolete). Inoltre, conservare dati oltre il necessario espone a maggiori rischi in caso di violazioni: lo scarto mirato riduce questa esposizione.
Lo scarto dei documenti digitali in Italia è disciplinato da norme che ne garantiscono la regolarità. Il Codice dell'Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005) definisce le regole per la gestione dei documenti informatici. Il Codice dei Beni Culturali (D.Lgs. 42/2004) tutela gli archivi di valore storico e condiziona lo scarto. Le linee guida AgID forniscono indicazioni operative aggiornate. Il Piano di Conservazione definisce appunto i termini di conservazione dei documenti e il momento da cui si avvia lo scarto, sotto la supervisione del Responsabile della Conservazione.
Lo scarto segue un iter preciso. Si parte dall'identificazione dei documenti da eliminare, basata sul Piano di Conservazione. Il personale o il sistema individua quelli che hanno esaurito la loro validità e non presentano interesse storico; si redige poi un elenco di scarto dettagliato, curato dal Responsabile della Conservazione o dal soggetto incaricato, con informazioni su classificazione, contenuto, cronologia e quantità.
L’elenco viene inviato alla Soprintendenza Archivistica competente per ottenere l'autorizzazione. Per documenti riservati può servire anche l’approvazione del Ministero dell’Interno. La Soprintendenza, se non emergono criticità, rilascia il nulla osta entro 60 giorni. Una volta autorizzato, l’ente può procedere alla distruzione fisica e logica dei documenti, in modo irreversibile e tracciato, producendo i metadati che attestano l’operazione.
Infine, il titolare comunica l’avvenuto scarto agli enti preposti, come la Soprintendenza e, se previsto, al Ministero dell’Interno.
Il Responsabile della Conservazione (RdC), nominato dall’organizzazione, definisce e applica le politiche di conservazione, garantendo autenticità, integrità e reperibilità dei documenti. Nello scarto, contribuisce alla definizione dei tempi, individua i documenti da eliminare, gestisce l’elenco di scarto e i rapporti con la Soprintendenza. L’eliminazione dev'essere sicura, irreversibile e documentata. Il RdC assicura la conformità alle normative e alle policy interne durante l’intero ciclo di vita documentale.
Un servizio evoluto di conservazione digitale accompagna tutto il ciclo documentale, compreso lo scarto. La gestione dei metadati consente di identificare automaticamente i documenti da eliminare individuando la data di creazione e i termini di conservazione. Alcuni sistemi applicano policy di retention che notificano il termine o generano elenchi da valutare.
È fondamentale la tracciabilità: ogni operazione, inclusa quella di scarto, deve essere registrata. I log sono fondamentali per garantire trasparenza e conformità. Il sistema, come accennato, deve garantire che l’eliminazione sia definitiva, impedendo recuperi non autorizzati attraverso tecniche di cancellazione sicura.
Lo scarto è una fase fondamentale della gestione documentale digitale. Non è una semplice cancellazione, ma un processo regolato che risponde a esigenze legali, organizzative ed economiche. Va affrontato con metodo e strumenti adeguati per evitare errori o rischi. È sempre utile consultare le Linee Guida AgID e il Manuale della Conservazione aziendale: una corretta politica di scarto, integrata in un buon sistema, dimostra una governance documentale consapevole.
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Qual è la differenza tra conservazione digitale e scarto documentale?
La conservazione digitale garantisce che i documenti informatici restino autentici, integri e accessibili nel tempo, secondo le normative vigenti. Lo scarto documentale, invece, rappresenta la fase finale del ciclo di vita dei documenti, in cui si procede all’eliminazione definitiva di quelli che hanno esaurito la loro validità legale o amministrativa. Non si tratta di un’opzione facoltativa, ma di un processo regolamentato, indispensabile per ridurre costi e rischi, migliorando la gestione delle informazioni.
Quali sono i passaggi obbligatori per procedere allo scarto dei documenti digitali?
Il processo di scarto inizia con l’identificazione dei documenti non più rilevanti, sulla base del Piano di Conservazione. Viene poi redatto un elenco dettagliato, supervisionato dal Responsabile della Conservazione, che include informazioni su contenuto, cronologia e classificazione. Questo elenco deve essere trasmesso alla Soprintendenza Archivistica per ottenere l’autorizzazione. Solo dopo il rilascio del nulla osta è possibile procedere alla distruzione irreversibile dei documenti, garantendo la tracciabilità e la produzione dei metadati che certificano l’operazione.
Che ruolo ha il sistema di conservazione digitale nel processo di scarto?
Un sistema evoluto di conservazione digitale supporta attivamente il processo di scarto attraverso l’automazione e la tracciabilità. Raccoglie e gestisce i metadati che definiscono la durata di conservazione dei documenti, permette l’identificazione automatica di quelli da eliminare e genera elenchi pronti per la valutazione. Inoltre, registra tutte le operazioni in log certificabili, garantendo che l’eliminazione sia definitiva e non recuperabile, come richiesto dalle normative.
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