Guida Completa al Manuale di Conservazione: Cos'è, Come Ottenerlo e Perché È Fondamentale per la Tua Impresa

04 novembre 2025

Conservazione

Manuale di Conservazione Digitale: cos’è, come si redige e perché è indispensabile per ogni impresa

Se gestisci documenti digitali in azienda, il Manuale di Conservazione non è un optional: è il documento che descrive in modo chiaro e verificabile il tuo sistema di conservazione digitale, le responsabilità, i processi, le misure di sicurezza e i controlli adottati.

Da gennaio 2022 tutte le imprese sono tenute ad averlo e mantenerlo aggiornato: non farlo espone a rischi di non conformità e sanzioni. In questa guida spieghiamo cos’è, cosa deve contenere, chi lo redige e come ottenerlo in modo rapido ed economico con DocuCloud.

Takeaways: Punti chiave dell'articolo

• È obbligatorio per legge: il Manuale di Conservazione è richiesto a tutte le imprese che conservano documenti digitali; l’assenza può comportare sanzioni.
• Contenuti minimi chiari: descrive sistema, ruoli (in primis il Responsabile della Conservazione), processi di versamento, sicurezza, controlli e aggiornamenti.
• Non basta il software: il Manuale è un documento aziendale personalizzato: non coincide con la documentazione tecnica del fornitore.
• Costi sotto controllo con DocuCloud: puoi ottenerlo online a € 297 IVA inclusa, firmarlo digitalmente e conservarlo automaticamente a norma.
• Attivazione conservazione in minuti: con DocuCloud attivi la conservazione a norma (pay-per-MB, 10 anni, nessun canone) con costo di attivazione € 8,98.

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Cos’è il Manuale di Conservazione e perché è obbligatorio

È il documento che definisce l’assetto del sistema di conservazione, le architetture, le misure di sicurezza, i processi e controlli per garantire integrità, autenticità, leggibilità e reperibilità dei documenti nel tempo. Per le imprese è un adempimento normativo: assicura trasparenza e auditabilità del processo.

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Chi lo redige: il ruolo del Responsabile della Conservazione (RdC)

La redazione, firma e aggiornamento del Manuale spettano al Responsabile della Conservazione. Nelle PMI spesso è il titolare o un delegato; in alternativa ci si può avvalere di consulenti esterni. Il RdC garantisce che il sistema adottato sia conforme e presidiato.

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Cosa deve contenere: struttura e contenuti minimi

• Modello organizzativo e ruoli (RdC, eventuali responsabili esterni, referenti).
• Architettura del sistema e ambiente tecnologico adottato.
• Processi di versamento (Pacchetti di Versamento), presa in carico, conservazione e accesso.
• Sicurezza: firme digitali, marche temporali, cifratura, tracciabilità, backup e continuità.
• Metadati e formati (es. PDF/A) e regole di migrazione nel tempo.
• Piano di conservazione, scarti e conservazione permanente.
• Procedure di verifica, audit, gestione delle non conformità e aggiornamenti.

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Quanto costa farlo: consulenti vs soluzione DocuCloud

Un manuale redatto su misura tramite consulenti può costare migliaia di euro. Con DocuCloud lo ottieni online a € 297 IVA inclusa: rapido, completo, firmabile digitalmente e conservato automaticamente a norma per tutta la durata prevista.

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Come ottenere il Manuale di Conservazione con DocuCloud

1. Attiva DocuCloud (con Firma Digitale cheFIRMA!) – costo di attivazione una tantum € 8,98.
2. Compila i dati aziendali per generare il Manuale personalizzato.
3. Effettua il pagamento di € 297 IVA inclusa.
4. Firma digitalmente il Manuale e apponi Marca Temporale.
5. Scarica e conserva il Manuale: DocuCloud lo archivia automaticamente a norma per 10 anni.

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Errori comuni da evitare

• Non redigere il Manuale o non aggiornarlo nel tempo.
• Confonderlo con la documentazione del fornitore (non sostituisce il tuo Manuale aziendale).
• Trascurare ruoli e responsabilità (assenza di nomina RdC, deleghe non formalizzate).
• Ignorare sicurezza e metadati (assenza di firme, marche temporali, formati idonei).

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Conclusione

Il Manuale di Conservazione è la tua polizza di conformità: rende il sistema trasparente, auditabile e legalmente robusto. Con DocuCloud lo ottieni in pochi minuti, lo firmi e lo conservi a norma, risparmiando e riducendo i rischi.

Attiva DocuCloud e metti la tua impresa al sicuro oggi stesso.

FAQ - Domande frequenti su perché il Manuale di Conservazione è obbligatorio, come ottenerlo con DocuCloud e come evitare sanzioni

1. Il Manuale di Conservazione è davvero obbligatorio per tutte le imprese?

Sì. Per chi conserva documenti digitali è un adempimento previsto; assicura che il sistema sia descritto, presidiato e verificabile.

2. Chi deve redigerlo e firmarlo?

Il Responsabile della Conservazione (RdC). Nelle PMI può coincidere con il titolare; è ammessa la delega e il supporto di consulenti.

3. Cosa deve contenere in sintesi?

Ruoli, architettura, processi (versamento, presa in carico, accesso), sicurezza (firme, marca temporale, cifratura), metadati, piano di conservazione e procedure di audit/aggiornamento.

4. Posso usare la documentazione del fornitore al posto del Manuale?

No. La documentazione tecnica del fornitore non sostituisce il Manuale aziendale che descrive il tuo specifico sistema e responsabilità.

5. Quanto costa far redigere un Manuale su misura?

Con consulenti esterni può costare migliaia di euro. Con DocuCloud lo ottieni online a € 297 IVA inclusa.

6. Come ottengo il Manuale con DocuCloud, in pratica?

Attivi DocuCloud, compili i dati, paghi € 297, firmi digitalmente e aggiungi la Marca Temporale. Il documento viene poi conservato automaticamente a norma.

7. Il Manuale va aggiornato?

Sì. Ogni cambiamento rilevante (ruoli, processi, strumenti) richiede un aggiornamento e una nuova presa in carico.

8. Quali rischi se non ce l’ho o non è aggiornato?

Rischi di non conformità, contestazioni in audit/controlli e sanzioni; in più, ridotta forza probatoria dei tuoi processi documentali.

9. DocuCloud aiuta anche nella conservazione “a norma” dei documenti?

Sì. Conservazione pay-per-MB, 10 anni, nessun canone ricorrente, firme e marca temporale, con integrazione automatica con i servizi LSB.

10. Quali sono i costi da prevedere con DocuCloud?

Attivazione: € 8,98 IVA inclusa. Manuale di Conservazione: € 297 IVA inclusa. Poi paghi solo lo spazio effettivamente usato (senza abbonamenti).