Conservazione Digitale Obbligatoria: Guida Completa agli Obblighi per le Aziende

03 novembre 2025

Conservazione

Scopri per chi è obbligatoria la Conservazione Digitale a norma di legge in Italia, quali documenti bisogna obbligatoriamente conservare e la soluzione per risparmiare

La Conservazione Digitale a norma di legge è un processo regolamentato dalla legge italiana che permette di mantenere documenti informatici autentici, integri, leggibili e sempre disponibili nel tempo.

In questo articolo approfondiremo cos'è la conservazione digitale, per chi è obbligatoria, quali documenti vanno conservati, e come DocuCloud, il servizio di Conservazone Digitale a consumo effettivo di LetteraSenzaBusta.com può farti risparmiare significativamente rispetto ai servizi tradizionali che fornisce alle imprese anche il Manuale di Conservazione.

Takeaways: Punti chiave dell'articolo

• La conservazione digitale è un obbligo legale per aziende e professionisti — Tutte le imprese italiane devono conservare digitalmente fatture elettroniche, registri contabili e altri documenti fiscali per almeno 10 anni, come previsto dal Codice Civile e dal CAD.
• Non basta archiviare, serve un sistema certificato — La semplice archiviazione in cloud non è sufficiente. Solo la conservazione digitale a norma garantisce autenticità, integrità e validità legale dei documenti.
• Rischi e sanzioni in caso di mancata conservazione — Le aziende che non rispettano gli obblighi di conservazione digitale rischiano sanzioni amministrative da 1.000 a 8.000 euro e la perdita di valore probatorio dei documenti.
• DocuCloud: conservazione digitale a consumo effettivo — LetteraSenzaBusta offre DocuCloud, il primo servizio in Italia che ti permette di pagare solo per i MB realmente utilizzati, senza abbonamenti annuali e con validità legale garantita per 10 anni.
• Manuale di Conservazione: obbligatorio ma facile da gestire — Con DocuCloud puoi ottenere in pochi minuti il tuo Manuale di Conservazione precompilato, firmarlo digitalmente e conservarlo automaticamente a norma di legge.

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Cos'è la Conservazione Digitale

La conservazione digitale NON deve essere confusa con la semplice archiviazione digitale.

Infatti, si tratta di un processo specifico normato dal Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) e dalle Regole Tecniche dell'AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).

Questo sistema assicura che i documenti conservati rimangano validi legalmente nel tempo, garantendo integrità e sicurezza.

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Chi deve obbligatoriamente conservare digitalmente i documenti?

Privati cittadini

I privati cittadini non sono obbligati per legge alla conservazione digitale, tuttavia è fortemente consigliata per documenti importanti come bollette, contratti, ricevute fiscali e dichiarazioni, al fine di garantire integrità e validità probatoria in caso di necessità.

Aziende e lavoratori autonomi

Per aziende, lavoratori autonomi e titolari di Partita IVA, la conservazione digitale è obbligatoria per molti documenti.

Secondo il Codice Civile (art. 2220) e il CAD, questi documenti devono essere conservati obbligatoriamente per almeno 10 anni.

Alcuni esempi:

• Fatture elettroniche attive e passive

• Registri IVA

• Bilanci e libri contabili

• Contratti e documenti fiscali

• Messaggi PEC inviati e ricevuti

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Rischio sanzioni

La mancata conservazione digitale dei documenti aziendali comporta sanzioni amministrative che variano dai 1.000 agli 8.000 euro.

È fondamentale quindi dotarsi di un sistema certificato che garantisca il rispetto degli obblighi normativi.

Perché scegliere DocuCloud?

DocuCloud è il primo servizio in Italia di Conservazione Digitale a consumo effettivo, garantito dalla società certificata Intesi Group S.p.A.

A differenza dei tradizionali servizi che prevedono abbonamenti annuali obbligatori con pacchetti predefiniti (spesso di almeno 1 GB), con DocuCloud paghi solo i MB effettivamente utilizzati, assicurando un notevole risparmio economico.

Vantaggi esclusivi di DocuCloud:

• Nessun abbonamento annuale obbligatorio

• Pagamento a consumo effettivo per ogni MB conservato

• Documenti immediatamente conservati per 10 anni senza rinnovi

• Automazione della conservazione dei documenti prodotti dai servizi di LetteraSenzaBusta (PEC, Firma Digitale, Data Certa, raccomandate, telegrammi, fax)

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Come attivare DocuCloud?

Per attivare DocuCloud è necessaria solo una Firma Digitale cheFIRMA!, ottenibile gratuitamente online con SPID o Video Identificazione.

Il costo una tantum per l'attivazione del servizio è di soli €8,98 IVA inclusa, equivalente all'apposizione della firma digitale e marca temporale sul contratto di attivazione di DocuCloud.

Manuale di Conservazione obbligatorio

Per le aziende è inoltre obbligatorio avere un Manuale di Conservazione, documento che illustra tutte le procedure adottate per garantire la corretta gestione del sistema di conservazione digitale.

DocuCloud consente di creare, firmare digitalmente e conservare automaticamente anche questo importante documento.

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Conclusione

In questo articolo abbiamo visto che in questo momento, in Italia, la Conservazione Digitale è obbligatoria solo per le aziende, mentre per i privati cittadini è caldamente consigliata.

Scegliere DocuCloud significa adottare un servizio di conservazione digitale a norma innovativo, sicuro, conforme alla normativa e con un risparmio garantito rispetto ai servizi tradizionali.

Non rischiare sanzioni se sei una azienda e non rischiare di perdere documenti personali se sei un privato cittadino e scegli la comodità e la trasparenza di un servizio di Conservazione Digitale a consumo effettivo grazie al quale paghi solo ciò che effettivamente usi.

FAQ - Domande Frequenti sulla conservazione digitale obbligatoria per le aziende

1. Cos'è la conservazione digitale a norma?

È un processo regolamentato che assicura che i documenti informatici restino autentici, integri, leggibili e disponibili nel tempo, garantendo la loro validità legale secondo il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e le Linee Guida AgID.

2. Chi è obbligato per legge alla conservazione digitale?

Tutte le aziende, i professionisti con Partita IVA e le Pubbliche Amministrazioni sono obbligati a conservare digitalmente determinati documenti fiscali, contabili e amministrativi per almeno 10 anni.

3. Quali documenti devono essere conservati digitalmente?

Tra i principali: fatture elettroniche attive e passive, registri IVA, libri contabili, bilanci, contratti, comunicazioni PEC e documenti fiscali con rilevanza probatoria.

4. Quanto dura l’obbligo di conservazione dei documenti digitali?

La legge prevede un periodo minimo di 10 anni, ma in alcuni casi specifici (ad esempio atti societari o giudiziari) può essere opportuno conservarli più a lungo.

5. Qual è la differenza tra archiviazione e conservazione digitale?

L’archiviazione serve solo a memorizzare un documento, mentre la conservazione digitale ne certifica la validità legale nel tempo tramite firma digitale e marca temporale qualificata.

6. Cosa succede se un’azienda non conserva digitalmente i documenti obbligatori?

La mancata conservazione può comportare sanzioni da 1.000 a 8.000 euro, oltre alla perdita di valore probatorio dei documenti in caso di controlli fiscali o contenziosi.

7. Come funziona la conservazione digitale con DocuCloud?

Con DocuCloud, ogni documento viene firmato digitalmente, marcato temporalmente e conservato per 10 anni in modo automatico e conforme alle normative AgID, senza rinnovi annuali.

8. Quanto costa attivare il servizio DocuCloud?

L’attivazione costa solo €8,98 IVA inclusa, e il servizio funziona con una tariffa Pay per MB: paghi solo lo spazio realmente utilizzato, senza abbonamenti o costi di rinnovo.

9. È obbligatorio avere il Manuale di Conservazione?

Sì. Ogni azienda o professionista che utilizza un sistema di conservazione digitale deve disporre di un Manuale di Conservazione aggiornato, che descriva il processo adottato e identifichi il Responsabile della Conservazione.

10. I privati cittadini possono usare la conservazione digitale?

Sì, anche se non è obbligatoria per loro. È fortemente consigliata per tutelare documenti importanti come contratti, bollette o dichiarazioni, garantendo prova certa di esistenza e integrità nel tempo.