Quanto tempo conservare la CMR, cartacea o elettronica
La lettera di vettura internazionale: chi tiene i tre originali, perché serve per l'IVA intracomunitaria, il valore dell'e-CMR e cosa cambia con l'eFTI dal 2027
Per quanto tempo si conserva la CMR?
Nessuna norma fissa un termine specifico per la CMR: per prudenza si conserva come i documenti contabili, cioè 10 anni (art. 2220 c.c.) e, se prova una cessione intracomunitaria, fino alla definizione degli accertamenti fiscali. Lo stesso vale per l'e-CMR, il cui file si può versare nella conservazione digitale a norma DocuCloud.
Dal 9 luglio 2027 le autorità degli Stati UE dovranno accettare le informazioni sul trasporto merci in formato elettronico messe a disposizione dalle piattaforme eFTI certificate (Regolamento UE 2020/1056).
Molte imprese però non sono pronte: secondo l'Osservatorio Digital B2b del Politecnico di Milano (giugno 2025), il 49% delle aziende che esportano non conosce nemmeno l'esistenza del regolamento.
Con la carta che lascia il posto ai file, la lettera di vettura CMR va custodita in modo che resti valida e ritrovabile negli anni.
Come si conservano i documenti informatici con valore legale è spiegato nella guida alla conservazione digitale a norma.
Takeaways - Punti chiave dell'articolo
- Tre originali: La CMR si compila in tre esemplari originali firmati da mittente e vettore: uno va al mittente, uno segue la merce, uno resta al vettore (art. 5 CMR).
- Nessun termine proprio: Nessuna norma fissa un termine specifico per la CMR: la scelta prudente è conservarla 10 anni come i documenti contabili (art. 2220 c.c.).
- Prova per l'IVA: Nelle cessioni intracomunitarie la lettera CMR firmata dal trasportatore è tra le prove di trasporto previste dall'art. 45-bis del Regolamento UE 282/2011.
- e-CMR equivalente: In Italia l'e-CMR è pienamente operativa dal 26 settembre 2024 e, se conforme al Protocollo addizionale, ha lo stesso valore della CMR cartacea.
- eFTI dal 2027: Da luglio 2027 le autorità dovranno accettare i dati elettronici delle piattaforme eFTI certificate; per le imprese il formato elettronico resta una scelta.
CMR, DDT e fatture di trasporto conservati a norma per 10 anni
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La CMR serve a documentare il contratto di trasporto internazionale di merci su strada: è la lettera di vettura prevista dalla Convenzione di Ginevra del 19 maggio 1956, a cui l'Italia ha aderito con la legge 6 dicembre 1960, n. 1621.
La Convenzione si applica a ogni trasporto stradale di merci a titolo oneroso quando il luogo di presa in carico e quello di consegna si trovano in due Paesi diversi, di cui almeno uno aderisce alla Convenzione (art. 1).
Fino a prova contraria, la lettera di vettura fa fede delle condizioni del contratto e del ricevimento della merce da parte del vettore (art. 9): per questo, in caso di merce danneggiata, mancante o consegnata in ritardo, è il primo documento che si chiede.
Chi deve conservare la CMR?
La CMR deve essere conservata da ciascuno dei tre soggetti che ne ricevono un originale: la Convenzione prevede tre esemplari firmati dal mittente e dal vettore (art. 5).
- Mittente: riceve il primo esemplare, che prova le condizioni del contratto e la consegna della merce al vettore.
- Destinatario: riceve il secondo esemplare, che accompagna la merce fino alla consegna.
- Vettore: trattiene il terzo esemplare, firmato, come prova della presa in carico della merce.
Per quanto tempo tenerla dipende dall'uso che se ne può fare. Nessuna norma fissa un termine specifico per la CMR, quindi contano i termini delle azioni legate al trasporto e quelli dei documenti contabili e fiscali:
| Termine | Durata | Norma |
|---|---|---|
| Azioni nate dal trasporto | 1 anno (3 anni in caso di dolo o colpa equiparata) | Art. 32 Convenzione CMR |
| Decorrenza per avaria o ritardo | Dal giorno della riconsegna della merce | Art. 32 Convenzione CMR |
| Scritture contabili, fatture e corrispondenza | 10 anni | Art. 2220 c.c. |
| Documenti utili ai fini fiscali | Fino alla definizione degli accertamenti, anche oltre i 10 anni | Art. 22 DPR 600/1973 |
Per il mittente che fattura la merce, la scelta prudente è quindi allineare la CMR alle fatture e conservarla almeno 10 anni.
Perché la CMR serve per l'IVA nelle cessioni intracomunitarie?
La CMR serve per l'IVA perché è una delle prove del trasporto della merce in un altro Paese UE, condizione necessaria perché la cessione intracomunitaria sia non imponibile.
Dal 1° gennaio 2020 l'art. 45-bis del Regolamento UE 282/2011 presume avvenuto il trasporto quando il venditore che lo organizza dispone di almeno due documenti non contraddittori, rilasciati da soggetti diversi tra loro: tra i documenti di trasporto indicati c'è la lettera CMR riportante la firma del trasportatore.
Secondo la circolare dell'Agenzia delle Entrate n. 12/E del 2020, quando la presunzione non si applica resta valida la prassi nazionale, con una valutazione caso per caso dei documenti.
In entrambi i casi la CMR va ritrovata se arriva un controllo: perderla significa indebolire la prova della non imponibilità.
L'e-CMR ha lo stesso valore della CMR cartacea?
Sì, l'e-CMR ha lo stesso valore della CMR cartacea: la lettera di vettura elettronica conforme al Protocollo addizionale di Ginevra del 20 febbraio 2008 è considerata equivalente a quella su carta, con la stessa forza probatoria e gli stessi effetti (art. 2).
L'Italia ha aderito al Protocollo con la legge 8 marzo 2024, n. 37, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 73 del 27 marzo 2024. Secondo Unioncamere e Uniontrasporti, le e-CMR sono pienamente operative in Italia dal 26 settembre 2024.
Il Protocollo chiede che le parti autentichino l'e-CMR con una firma elettronica affidabile e che il procedimento garantisca l'integrità dei dati: ogni modifica successiva deve essere rilevabile e lasciare traccia delle indicazioni originali (artt. 3 e 4).
Le procedure concordate tra le parti devono indicare anche come sostituire l'e-CMR con una lettera di vettura cartacea (art. 5).
Cosa cambia con il regolamento eFTI dal 2027?
Con il regolamento eFTI, dal 9 luglio 2027 le autorità degli Stati membri dovranno accettare le informazioni elettroniche sul trasporto merci messe a disposizione tramite piattaforme certificate (Regolamento UE 2020/1056).
Il regolamento riguarda il trasporto su strada, ferrovia, vie navigabili interne e aereo. Tra le informazioni coperte, l'agenzia finlandese dei trasporti Traficom indica quelle richieste nelle lettere di vettura per il trasporto internazionale e nel trasporto di merci pericolose.
Per le imprese l'uso del formato elettronico resta volontario e la carta continua a essere accettata. Secondo la Commissione europea, la digitalizzazione può far risparmiare al settore fino a 1 miliardo di euro l'anno.
Il passaggio al digitale sposta il problema sull'archivio: un file su un disco o su una piattaforma non è automaticamente un documento conservato a norma.
DocuCloud: le lettere di vettura conservate a norma per 10 anni
Con DocuCloud di LetteraSenzaBusta CMR, e-CMR e altri documenti di trasporto si caricano in un archivio di conservazione digitale a norma, che li custodisce per 10 anni.
Tra le 35 classi documentali c'è il Documento di Trasporto (DDT), insieme alle fatture attive e passive e ai contratti; per la CMR non esiste una classe dedicata, e al caricamento si sceglie la classe più adatta.
Per aziende e professionisti l'attivazione si completa online con la firma digitale cheFIRMA!, con cui si firmano la delega al Responsabile della Conservazione e la nomina a responsabile del trattamento dei dati; si ottiene gratis con la CIE di livello 3 oppure con video riconoscimento a pagamento.
Il processo è gestito da Intesi Group S.p.A., conservatore iscritto al Marketplace AgID, e ogni versamento produce un Rapporto di Versamento firmato digitalmente con marca temporale. Si paga solo lo spazio usato: 0,97 euro per MB, con i 10 anni già compresi, senza canone né rinnovi.
Conclusione
La CMR non ha un termine di conservazione proprio, ma serve come prova del contratto, delle azioni contro il vettore e della non imponibilità IVA delle cessioni intracomunitarie: per questo conviene conservarla almeno 10 anni.
Con l'e-CMR, operativa in Italia dal 2024, e con l'eFTI dal 2027 la lettera di vettura diventa sempre più spesso un file, che conserva il suo valore solo se l'integrità resta dimostrabile nel tempo.
Per tenere le lettere di vettura insieme ai documenti contabili si può attivare la conservazione digitale a norma di LetteraSenzaBusta; quali altri documenti tenere per lo stesso periodo è spiegato nell'articolo sui documenti da conservare 10 anni.
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Il DDT, introdotto dal DPR 472/1996, documenta i trasferimenti di beni sul territorio nazionale, anche ai fini IVA. La CMR è la lettera di vettura dei trasporti internazionali su strada e prova il contratto di trasporto. Come si conservano i DDT è spiegato nell'articolo sulla conservazione digitale dei DDT.
Nei trasporti soggetti alla Convenzione CMR le azioni si prescrivono in un anno, che per avaria, perdita parziale o ritardo decorre dal giorno della riconsegna della merce (art. 32). Il termine sale a tre anni in caso di dolo o di colpa equiparata al dolo dalla legge del giudice.
Sì, la mancanza, l'irregolarità o la perdita della lettera di vettura non incidono sull'esistenza né sulla validità del contratto, che resta regolato dalla Convenzione CMR (art. 4). Senza CMR, però, è più difficile provare le condizioni pattuite e lo stato della merce alla partenza.
