Come si conservano i documenti digitali: l'attivazione di un servizio a norma di legge

Perché serve la firma digitale, come funziona la conservazione in cloud, come si inseriscono classi e metadati e quanto richiede l'attivazione

Passare dalla teoria alla pratica della conservazione richiede meno di quanto si pensi: un servizio online, una classe per ogni documento e pochi dati descrittivi.

Cambia qualcosa, però, tra un'impresa e un privato.

Regole e figure del processo sono descritte nella guida per iniziare con la conservazione digitale.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• Forma scritta con firma: Per l'art. 20 del CAD il documento con firma digitale soddisfa la forma scritta e ha l'efficacia dell'art. 2702 c.c.
• Metadati permanenti: I metadati di un documento informatico si generano e si associano in modo permanente quando il documento viene formato.
• Presa in carico documentata: Il responsabile della conservazione genera e sottoscrive il rapporto di versamento, secondo le modalità del manuale di conservazione.
• Requisiti anche online: Anche in cloud il sistema deve assicurare autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità (art. 44, comma 1-ter, CAD).
• Verifica quinquennale: Il sistema controlla integrità e leggibilità dei documenti conservati con una cadenza non superiore a 5 anni.

Perché serve la firma digitale per attivare la conservazione?

Per un'impresa l'attivazione di un servizio di conservazione può comportare atti formali: accettare le condizioni, delegare le attività di conservazione e nominare il fornitore responsabile del trattamento dei dati. Firmarli digitalmente dà loro la forma scritta.

Per l'art. 20 del CAD un documento con firma digitale soddisfa la forma scritta e ha l'efficacia dell'art. 2702 del Codice civile. Il legame tra firma e conservazione è spiegato nell'articolo sui file firmati e la loro durata.

Come funziona la conservazione dei documenti in cloud?

La conservazione in cloud funziona via web: il titolare carica i documenti su una piattaforma online e il conservatore li custodisce nei propri sistemi, senza software o server da gestire in azienda.

Lo spazio online da solo però non basta: il sistema deve assicurare le caratteristiche dell'art. 44 del CAD e documentare ogni versamento. La prova della presa in carico è descritta nell'articolo su rapporto di versamento e pacchetti di archiviazione.

Come si inseriscono classi e metadati al caricamento?

Al caricamento si associa ogni file alla sua classe, per esempio fattura passiva o libro unico del lavoro, e si compilano i metadati richiesti per quella classe, come l'identificativo e la data del documento.

Classi e metadati permettono di ritrovare il documento e di applicare nel tempo le regole corrette. L'elenco completo delle classi è nell'articolo su metadati e classificazione documentale.

Quanto tempo richiede l'attivazione?

Per i privati l'attivazione di DocuCloud, la conservazione in 10 passi, è gratuita e immediata, anche senza firma digitale. Aziende e professionisti devono prima ottenere cheFIRMA!, gratis con CIE di livello 3 o con video riconoscimento a pagamento.

I dieci passi indicati dalla pagina del servizio:

1. Accesso alla pagina di attivazione di DocuCloud.
2. Registrazione o login su LetteraSenzaBusta.com.
3. Firma digitale cheFIRMA! con CIE di livello 3 o video riconoscimento, solo per aziende e professionisti.
4. Attivazione gratuita: le aziende firmano la delega come Responsabile della Conservazione, i privati accettano termini e condizioni.
5. Manuale di Conservazione facoltativo per le aziende, da compilare, firmare e conservare online.
6. Scelta dei file degli altri servizi di LetteraSenzaBusta da mettere in conservazione automatica.
7. Caricamento diretto, scelta della classe documentale e inserimento dei metadati mancanti.
8. Pagamento con carta in base ai MB caricati, oppure con il credito prepagato.
9. Controllo dei dati e dei documenti messi in conservazione.
10. Download del Rapporto di Versamento, firmato e marcato dal conservatore, nell'area riservata.

Il Manuale di Conservazione per le aziende costa 98,00 €. Chi lo redige è spiegato nell'articolo su manuale: obbligo e redazione.

Conclusione

Conservare i documenti digitali significa attivare un servizio, classificare ogni file, inserirne i metadati e ottenere il rapporto di versamento. Alle imprese serve una firma digitale per delega e nomine, ai privati basta registrarsi.

Per iniziare in 10 passi c'è l'attivazione gratuita di DocuCloud.