Archivio e conservazione della PEC: cosa cambia

Se la conservazione della PEC è obbligatoria, quanti anni tenere i messaggi, cosa significa conservare una PEC e come si conserva una ricevuta PEC

Molte caselle PEC offrono una funzione di archivio, e per questo è diffusa l'idea che i messaggi siano già conservati a norma.

Le due cose però rispondono a esigenze diverse.

Obblighi e figure della conservazione sono descritti nella guida alla conservazione di PEC e documenti.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• Dieci anni di corrispondenza: L'art. 2220 c.c. impone di conservare per 10 anni lettere e telegrammi ricevuti e le copie di quelli spediti.
• Log per trenta mesi: Il gestore PEC conserva per 30 mesi il registro delle operazioni, i cui dati sono opponibili ai terzi se il mittente ha perso le ricevute.
• Requisiti dell'art. 44: Messaggi e ricevute conservati a norma restano autentici, integri, affidabili, leggibili e reperibili (art. 44, comma 1-ter, CAD).
• Archivio senza verifiche: L'archivio di una casella non prevede verifiche di integrità e leggibilità, che nella conservazione si fanno almeno ogni 5 anni.
• Ricevute con il messaggio: Per provare un invio contano il messaggio, gli allegati e le ricevute di accettazione e consegna, da conservare insieme.

La conservazione della PEC è obbligatoria?

Per imprese e professionisti lo è quando la PEC contiene corrispondenza commerciale: l'art. 2220 c.c. impone di conservare per dieci anni le lettere ricevute e le copie di quelle spedite. Trattandosi di documenti informatici, si conservano con un sistema a norma.

Per i privati non c'è un obbligo generale, ma una PEC può servire come prova di un invio. L'elenco dei documenti decennali è nell'articolo su scritture, fatture e lettere da tenere.

Quanti anni bisogna conservare le PEC?

Le PEC di corrispondenza commerciale si conservano per dieci anni, come le lettere dell'art. 2220 c.c. Il gestore della casella, invece, conserva per trenta mesi i log delle operazioni, secondo l'art. 11 del DPR 68/2005.

Quei log sono opponibili ai terzi se il mittente non ha più le ricevute (art. 6 DPR 68/2005), ma coprono solo trenta mesi. Il costo di una conservazione più lunga è spiegato nell'articolo sui prezzi della conservazione digitale.

Cosa significa conservazione digitale su PEC?

Conservare una PEC significa versare in un sistema di conservazione il messaggio completo, con allegati e ricevute, perché resti autentico, integro, leggibile e reperibile per tutto il periodo richiesto.

Tenerlo nella casella o in una cartella di archivio non basta, perché mancano le garanzie e le verifiche periodiche della conservazione. Gli altri documenti da versare sono elencati nell'articolo su cosa versare nel sistema di conservazione.

Come conservare una ricevuta PEC?

Una ricevuta PEC si conserva insieme al messaggio a cui si riferisce, versandola in un sistema di conservazione: salvarla come file sul computer la protegge dalle cancellazioni, ma non le dà le garanzie della conservazione a norma.

Con DocuCloud per la posta certificata, le PEC inviate e ricevute con la casella SuperPEC entrano in conservazione automatica con le ricevute di accettazione e consegna, nella classe PEC. I messaggi di altre caselle si caricano con il caricamento diretto.

Ogni versamento produce il Rapporto di Versamento, descritto nell'articolo sul rapporto di presa in carico.

Conclusione

L'archivio della casella PEC custodisce i messaggi, la conservazione a norma ne garantisce valore e leggibilità per dieci anni, ricevute comprese. Per le imprese è un obbligo quando la PEC contiene corrispondenza commerciale.

Per conservare in automatico le PEC inviate e ricevute c'è DocuCloud con SuperPEC.