Conservare i file firmati: oltre il semplice backup

Perché il backup non basta per i file firmati, come si attiva la conservazione da cheFIRMA!, quali documenti conservare e come si calcola il costo per 10 anni

Un file firmato digitalmente vale finché si può dimostrare che è integro e che la firma era valida quando è stata apposta: per questo la sua conservazione non è solo una questione di spazio, ma di garanzie mantenute nel tempo.

Chi firma contratti, atti societari o pratiche che potrebbero servire dopo anni ha bisogno di ritrovarli leggibili e verificabili, anche quando i supporti e i formati di oggi saranno superati.

Firma, verifica e valore nel tempo dei documenti sono riassunti nella guida alla firma e alla sua durata.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• Garanzie del sistema: Per le regole AgID del 2021 il sistema di conservazione assicura autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti.
• Verifiche entro 5 anni: Integrità e leggibilità dei documenti conservati si verificano periodicamente, con cadenza non superiore ai 5 anni.
• Supporti e obsolescenza: Il conservatore controlla il degrado dei supporti e duplica o copia i documenti con l'evolversi della tecnologia.
• Standard 27001: I conservatori dimostrano la conformità a ISO/IEC 27001, ISO 14721 OAIS ed ETSI TS 101 533-1.
• Prova della firma: Negli anni i servizi del prestatore sullo stato dei certificati potrebbero non rispondere: la convalida LTV mette le prove nel file.

Perché il backup non basta per i file firmati?

Il backup non basta perché custodisce una copia dei file ma non ne garantisce nel tempo autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità, le caratteristiche che le regole AgID chiedono a un sistema di conservazione.

La differenza sta nei processi: nella conservazione integrità e leggibilità si verificano periodicamente, al massimo ogni cinque anni, e i documenti si duplicano o si copiano quando i supporti invecchiano. Un disco o un cloud di backup non prevede questi controlli.

Per i file firmati c'è un secondo aspetto, la prova della firma: i servizi del prestatore sullo stato dei certificati potrebbero non essere più consultabili dopo anni, e la convalida LTV delle firme incorpora le prove nel file.

Come si attiva la conservazione automatica da cheFIRMA!?

La conservazione dei file firmati con cheFIRMA! si attiva con DocuCloud, il servizio di conservazione di LetteraSenzaBusta, affidato al conservatore Intesi Group, presente nel Marketplace AgID e certificato ISO 9001 e ISO/IEC 27001. L'attivazione è gratuita. Le modalità sono tre:

• Automatica: i documenti prodotti dai servizi di LetteraSenzaBusta, compresi quelli firmati con cheFIRMA!, entrano in conservazione se l'opzione è attiva.
• All'ordine: la conservazione si sceglie con una spunta al momento dell'ordine.
• Caricamento diretto: i file si caricano manualmente nel servizio.

Il costo è di 0,97 € per MB conservato per 10 anni, IVA inclusa, senza abbonamento e senza rinnovi annuali.

Quali documenti firmati conviene conservare a norma?

Conviene conservare a norma i documenti firmati che potrebbero servire come prova dopo anni, quando una copia qualsiasi non basterebbe a dimostrarne integrità e provenienza. Alcuni esempi:

• Contratti pluriennali: accordi con durata o effetti che si estendono per molti anni.
• Atti societari: verbali, bilanci e documenti come quelli del deposito del bilancio annuale.
• Trasferimenti: atti come la cessione di quote con firma digitale.
• Dichiarazioni e impegni: documenti firmati il cui contenuto potrebbe essere contestato.

Il criterio è il valore probatorio: un documento informatico firmato ha il valore legale della scrittura privata, e la conservazione ne mantiene le condizioni.

Quanto costa conservare i file firmati per 10 anni?

Il costo della conservazione dipende da tre fattori: lo spazio occupato dai file, la durata della conservazione e il modello di prezzo, a canone periodico o a consumo per MB.

Con un modello a consumo la stima si ottiene moltiplicando il peso dei file per il prezzo al MB del periodo scelto; con un canone conta invece la durata del contratto, anche per pochi file.

Il peso dipende dal tipo di file e dal formato di firma, come spiega l'articolo sui PDF firmati e i file .p7m.

Per confrontare le offerte si considerano anche i costi di attivazione e di rinnovo alla fine del periodo.

Conclusione

I file firmati digitalmente si conservano in un sistema di conservazione, che ne mantiene autenticità, integrità e leggibilità con verifiche periodiche: il backup da solo non basta.

Con la firma cheFIRMA! con conservazione DocuCloud i documenti firmati si conservano per 10 anni a 0,97 € per MB, IVA inclusa, senza abbonamento.