Obbligo di firma digitale: gli adempimenti che la richiedono

Chi deve avere la firma digitale, quali documenti si firmano, i casi in cui è necessaria, le alternative per chi non ce l'ha e le regole per le imprese

La firma digitale non è un obbligo generale per cittadini e imprese: diventa necessaria quando il canale o la norma la richiedono, come un portale pubblico che controlla la firma o un contratto che la legge vuole sottoscritto con firma qualificata.

Scoprirlo all'ultimo momento può costare caro, perché un documento senza la firma richiesta viene scartato o non produce effetti: una fattura alla PA non firmata non arriva al destinatario, un'offerta d'asta non firmata non si presenta.

I diversi usi della firma e il loro valore legale sono riassunti nella guida agli obblighi di firma.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• Nessun obbligo generale: Non esiste una norma che imponga a tutti la firma digitale: la richiedono singoli adempimenti, come fatture alla PA, bilanci e aste.
• Fattura alla PA: Per il DM 55/2013 la fattura elettronica alla PA va firmata con firma qualificata o digitale, dal fornitore o da un terzo delegato.
• Bilanci in CAdES: Il manuale Unioncamere 2026 prevede per il deposito dei bilanci la firma digitale in formato CAdES dell'amministratore o del professionista incaricato.
• Istanze alla PA: Per l'art. 65 del CAD le istanze online valgono anche senza firma digitale, se presentate con SPID, CIE o CNS.
• Concorsi su inPA: Per l'art. 4 del DPR 487/1994 ai concorsi su inPA ci si registra con SPID, CIE, CNS o eIDAS, senza firma digitale.

Quali documenti si possono firmare con la firma digitale?

Con la firma digitale si può firmare qualsiasi documento informatico: PDF, documenti di testo, fogli di calcolo, immagini, file XML e archivi, perché il formato di firma si adatta al file.

• PDF: si firmano in PAdES e restano PDF, oppure in CAdES.
• XML: si firmano in XAdES, come le fatture elettroniche, oppure in CAdES.
• Ogni altro file: si firma in CAdES e diventa una busta con estensione .p7m.

Il limite è giuridico: gli atti pubblici informatici li firma il pubblico ufficiale con firma qualificata o digitale (art. 21, c. 2-ter, CAD), e una scrittura privata non ne prende il posto. La scelta tra i formati di firma PAdES, CAdES e XAdES dipende dal destinatario.

Quando è necessaria la firma digitale?

La firma digitale è necessaria quando una norma o una procedura la indicano espressamente. I casi più frequenti:

• Contratti immobiliari informatici: le scritture dell'art. 1350, nn. 1-12, c.c. fatte con documento informatico richiedono a pena di nullità una firma qualificata o digitale, salvo sottoscrizione autenticata (art. 21, c. 2-bis, CAD).
• Fatture alla PA: la FatturaPA firmata digitalmente è prevista dal DM 55/2013.
• Bilanci e pratiche societarie: il deposito del bilancio al Registro imprese si firma digitalmente in CAdES.
• Aste giudiziarie: l'offerta telematica d'asta va firmata digitalmente prima dell'invio.
• Terzo settore: le istanze al RUNTS si firmano digitalmente, come spiega l'articolo sull'iscrizione degli enti al RUNTS.
• Processo telematico: gli atti redatti come documenti informatici si sottoscrivono con firma digitale.

Cosa posso fare se non ho la firma digitale?

Chi non ha la firma digitale può usare le alternative ammesse dalla procedura, e per le istanze alla PA l'art. 65 del CAD ne prevede diverse:

• Identità digitale: l'istanza presentata dopo l'accesso con SPID, CIE o CNS equivale a una domanda con firma autografa.
• Firma autografa: la domanda firmata a mano e inviata con la copia del documento d'identità è valida.
• Domicilio digitale: l'istanza trasmessa dal proprio domicilio digitale iscritto negli elenchi è valida.

Per le pratiche al Registro delle imprese si può incaricare un professionista, che firma con la propria firma. Dove invece serve una firma digitale propria, come per l'offerta d'asta presentata di persona o la FatturaPA emessa senza delegati, conviene attivarla.

Con la firma remota cheFIRMA! attivabile in 5 secondi tramite CIE livello 3, gratis, non ci sono attese; senza CIE il video riconoscimento urgente la attiva entro 15 minuti. I passaggi sono quelli dell'attivazione rapida della firma.

La firma digitale è obbligatoria per le imprese?

La firma digitale non è un obbligo generale per le imprese, ma serve a chi le rappresenta per molti adempimenti: le pratiche al Registro delle imprese si firmano digitalmente dal legale rappresentante o dall'amministratore, oppure da un notaio o da un professionista incaricato.

Lo stesso vale per il deposito del bilancio, che l'amministratore o il liquidatore firma in CAdES, salvo incarico a un commercialista iscritto all'Albo, e per le fatture alla PA, firmate dal fornitore o da un terzo delegato.

Per le società, quindi, almeno una persona, interna o esterna, deve avere la firma digitale per gli adempimenti ricorrenti: l'amministratore che ne è titolare non dipende dai tempi di un intermediario.

Conclusione

Nessuno è obbligato per legge ad avere la firma digitale, ma molti adempimenti la richiedono: fatture alla PA, bilanci, aste e RUNTS non si chiudono senza. Per le istanze alla PA bastano spesso SPID, CIE o CNS, e per le pratiche societarie si può incaricare un professionista.

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