Firma digitale obbligatoria: per chi lo è e quando

Quali adempimenti rendono obbligatoria la firma digitale, che cosa si può firmare con un certificato qualificato e quali alternative restano a chi non ce l'ha.

Molti cercano la norma che dice chi deve avere la firma digitale e non la trovano, perché non esiste: nessuna legge la impone a una categoria di persone in quanto tale.

L'obbligo compare all'ingresso di un adempimento, quando il portale o il registro davanti al quale ci si presenta accetta soltanto documenti sottoscritti in forma qualificata.

Il risultato è che la stessa persona può passare anni senza averne bisogno e trovarsi obbligata dall'oggi al domani: il giorno in cui entra nel consiglio di amministrazione di una società, oppure quello in cui decide di partecipare a un concorso pubblico.

Conviene quindi ragionare per adempimenti e non per categorie, perché è l'adempimento a dire se la firma digitale serve e in che forma.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• Obbligo per adempimento: Nessuna norma generale impone la firma digitale a una categoria: è il canale telematico davanti al quale ci si presenta a pretenderla.
• Il processo civile la esige: Dal 1 gennaio 2023 l'art. 196-quater delle disposizioni di attuazione del codice di procedura civile impone il deposito degli atti solo per via telematica.
• Si firma qualsiasi file: Il formato di firma si adatta al documento: PAdES per i PDF, XAdES per gli XML, CAdES per tutto il resto, con estensione .p7m.
• L'obbligo è della persona: Le società non ricevono certificati: al Registro delle imprese deposita l'amministratore o il professionista incaricato, ciascuno con la propria firma.
• Restare senza costa tempo: Dove il canale impone la firma non esistono alternative accettate, e l'attivazione con la carta d'identità elettronica richiede circa 5 secondi.

Quali documenti si possono firmare con la firma digitale?

Con la firma digitale si può firmare qualsiasi file informatico, indipendentemente dal formato: il certificato agisce sui dati del file, non sul tipo di documento. A cambiare non è la possibilità di firmare, ma il formato di firma che si applica.

La scelta del formato non è libera in tutti i casi: alcuni canali ne impongono uno preciso, come la fatturazione verso la pubblica amministrazione, dove il file da sottoscrivere è un XML.

Quando è necessaria la firma digitale?

La firma digitale è necessaria quando è il canale a pretenderla: un portale telematico, un registro pubblico o un ufficio giudiziario che non accetta documenti privi di sottoscrizione qualificata. In questi casi un documento firmato a mano e poi scansionato viene respinto, perché la scansione non porta con sé nessuna prova di chi ha firmato.

• Atti al Registro delle imprese: Il deposito del bilancio e le pratiche camerali si trasmettono per via telematica e richiedono la firma digitale del soggetto obbligato.
• Processo civile telematico: L'art. 196-quater delle disposizioni di attuazione del codice di procedura civile, in vigore dal 1 gennaio 2023, prevede che il deposito degli atti avvenga esclusivamente con modalità telematiche, nel rispetto della normativa sulla sottoscrizione dei documenti informatici.
• Fatture verso la pubblica amministrazione: Il file XML della fattura destinata a un ente pubblico va sottoscritto prima dell'invio al Sistema di Interscambio.
• Bandi, concorsi e aste telematiche: La domanda o l'offerta si presenta firmata digitalmente, e una sottoscrizione mancante o non valida comporta l'esclusione.

Cosa posso fare se non ho la firma digitale?

Chi non ha la firma digitale ha alternative solo dove il canale non la impone. In quei casi resta la sottoscrizione autografa su carta con successiva scansione, che però non ha lo stesso valore probatorio del documento firmato digitalmente, oppure la firma con SPID per moduli e istanze verso la pubblica amministrazione, utilizzabile soltanto dove il servizio l'ha implementata.

Dove invece il documento va depositato su un portale telematico non esiste una via alternativa e si attiva un certificato. Il riconoscimento con la carta d'identità elettronica richiede circa cinque secondi, quindi non avere la firma si traduce quasi sempre in un ritardo di poche ore e non in un impedimento.

La firma digitale è obbligatoria per le imprese?

Per le imprese la firma digitale non è obbligatoria in quanto tali, ma lo diventa nei fatti per chi le rappresenta: l'ecosistema del Registro delle imprese è interamente telematico e ogni pratica va sottoscritta da una persona fisica con un certificato valido.

L'obbligo ricade quindi sull'amministratore, sul legale rappresentante o sul professionista incaricato, non sulla società, perché il certificato di firma è sempre personale. Una società che non abbia nessuna persona munita di firma digitale non riesce a depositare il bilancio né a comunicare le variazioni al registro, e resta bloccata sugli adempimenti ordinari.

Conclusione

L'obbligo di firma digitale non è generale ma pratico: riguarda chi deposita atti al Registro delle imprese, chi opera nei processi telematici, chi fattura alla pubblica amministrazione e chi partecipa a bandi, concorsi e aste.

Per tutti gli altri resta uno strumento facoltativo, che però risolve in pochi minuti situazioni altrimenti bloccate, e il costo si paga solo quando si firma. Chi si trova in uno di questi casi può attivare gratis un certificato qualificato e firmare digitalmente dopo pochi minuti.