Come si firma un documento con la firma digitale

Che cosa succede quando si firma un file, come si sceglie fra PAdES e CAdES, come si firma un documento già firmato e come si procede dal telefono.

Chi firma per la prima volta si aspetta una procedura complicata e trova invece quattro passaggi: caricare il file, scegliere il formato, confermare con un codice, scaricare il documento firmato. La parte complessa la fa il sistema, e chi firma, se possiede una firma digitale remota, non deve installare programmi né collegare dispositivi.

Le uniche due scelte che si presentano riguardano il formato del file firmato e, nel caso dei PDF, se la firma debba essere visibile nel documento. Nessuna delle due cambia il valore legale, ma la prima decide chi potrà aprire il file senza strumenti particolari.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• Sono 4 passaggi: Si carica il file, si sceglie il formato, si conferma con il codice OTP e si scarica: nessun lettore e nessuna chiavetta.
• Il formato non è una scelta estetica: PAdES lascia il PDF apribile da chiunque, CAdES produce il file .p7m che molti portali pubblici richiedono.
• L'OTP è la firma vera: Il codice usa e getta autorizza il sistema remoto a firmare con la tua chiave: per questo nessuno può firmare al posto tuo.
• Le firme multiple non rompono il file: Un contratto si può firmare in sequenza da più parti, e ogni firma sigilla lo stato del documento in quel momento.
• L'errore più comune: Riaprire il PDF firmato e salvarlo con nome da un editor può invalidare la firma: il file firmato si conserva com'è.

Come funziona tecnicamente la firma digitale?

Dietro i quattro passaggi visibili accadono altrettanti passaggi tecnici, e conoscerli serve a capire perché la firma regge in una contestazione: nessuno di essi richiede che il documento esca dal controllo di chi firma.

Questo è quello che avviene quando si conferma con il codice.

• 1. Si calcola l'impronta: il sistema riduce il documento a una stringa che lo identifica in modo univoco.
• 2. Si autorizza con l'OTP: il codice usa e getta sblocca l'uso della chiave privata, custodita in un dispositivo sicuro.
• 3. Si cifra l'impronta con la chiave privata: il risultato è la firma, che vale solo per quel documento e per nessun altro.
• 4. Si allega il certificato: chi riceve il file trova dentro anche i dati che permettono di verificare chi ha firmato.

Come si appone la firma digitale su un documento PDF?

Sui PDF si usa il formato PAdES, che inserisce la firma dentro il documento lasciandolo un PDF a tutti gli effetti: chi lo riceve lo apre con il lettore che ha già, e i programmi più diffusi mostrano da soli un avviso con l'esito della verifica.

Si può scegliere se rendere la firma visibile, cioè far comparire un riquadro nella pagina con il nome del firmatario e la data, oppure lasciarla invisibile. È una differenza estetica: il valore giuridico è identico nei due casi, e la verifica funziona comunque.

Il riquadro visibile conviene quando il documento verrà letto da persone che si aspettano di vedere una firma in fondo al foglio, per esempio in un contratto fra privati. Per le pratiche telematiche non serve, perché è il sistema a leggere la firma e non una persona.

Come firmare un documento già firmato digitalmente?

Si firma di nuovo, e il file non si rompe. Un documento può contenere più firme apposte in momenti diversi: ogni firma si aggiunge alle precedenti e attesta lo stato del documento nel momento in cui è stata apposta, senza cancellare quelle che ci sono già.

È il caso normale dei contratti: la prima parte firma, invia il file all'altra, che firma a sua volta sullo stesso documento. Alla fine il file porta entrambe le firme, e la verifica le mostra tutte con i rispettivi firmatari e le rispettive date.

L'accortezza è non modificare il documento fra una firma e l'altra. Aggiungere una pagina, cambiare una parola o riesportare il file da un programma di scrittura produce un contenuto diverso: le firme già apposte risultano non più valide, e il lavoro va rifatto da capo.

Come si firma dal cellulare con la firma remota?

Con la firma remota il telefono basta e avanza, perché non c'è nulla di fisico da collegare: la chiave privata non sta nel dispositivo di chi firma, sta in un sistema sicuro remoto, e il telefono serve solo per accedere e ricevere il codice di conferma.

La procedura è la stessa del computer: si apre il servizio dal browser, si carica il file, si sceglie il formato, si inserisce il codice ricevuto e si scarica il documento firmato. Non serve installare applicazioni di terze parti.

È la ragione per cui questa forma di firma si è diffusa: chi la usa può firmare mentre è fuori, senza il vincolo di avere con sé un lettore e una tessera. Come si attiva è descritto sulla pagina di cheFIRMA!.

Conclusione

Firmare un documento richiede quattro passaggi e nessuna attrezzatura: file, formato, codice di conferma, scarico. Le due scelte che contano sono il formato, che decide chi potrà aprire il file senza strumenti particolari, e la firma visibile, che è solo una questione di aspetto.

Due accortezze evitano quasi tutti i problemi: non modificare il documento dopo la firma e conservarlo così come è stato scaricato. Come si attiva la firma è descritto sulla pagina di cheFIRMA!.