Firma digitale di un documento: passaggi da PC e cellulare

I passaggi per firmare un documento con la firma digitale, il funzionamento tecnico, i PDF in PAdES, le firme multiple e la firma remota da cellulare

Firmare digitalmente significa applicare al file una firma elettronica qualificata con il proprio certificato: il documento non si stampa né si scansiona, e dopo la firma ogni modifica diventa rilevabile.

Il formato scelto conta: un PDF firmato in PAdES resta un PDF, il CAdES produce un file .p7m, e alcuni uffici accettano solo uno dei due, come il Registro delle imprese, che per i bilanci richiede il CAdES.

Per un quadro su valore legale, tipi di firma e costi c'è la guida all'uso pratico della firma digitale.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• Quattro passaggi: In 4 passaggi si carica il file, si sceglie il formato, si conferma con PIN o codice OTP e si scarica il documento firmato.
• PAdES resta PDF: Firmato in PAdES, un PDF mantiene l'estensione .pdf; con il CAdES qualsiasi file, PDF compresi, diventa un file con estensione .p7m.
• Impronta e chiave privata: La firma si genera sull'impronta del file con la chiave privata; chi verifica ricalcola l'impronta e la controlla con la chiave pubblica.
• Più firme sullo stesso file: Un PDF firmato in PAdES accetta altre firme senza invalidare le precedenti; in CAdES si aggiungono firme parallele o nuove buste.
• Registro imprese solo CAdES: Per il deposito dei bilanci il manuale Unioncamere 2026 ammette solo la firma CAdES con estensione .p7m, non il PAdES.

Come funziona tecnicamente la firma digitale?

Tecnicamente la firma digitale funziona con due chiavi crittografiche correlate: la chiave privata del titolare genera la firma, la chiave pubblica contenuta nel certificato qualificato permette a chiunque di verificarla (art. 1, lett. s, CAD).

Il processo segue quattro fasi:

1. il programma calcola l'impronta del file, una sequenza di bit di lunghezza fissa ottenuta con una funzione di hash;
2. la chiave privata, custodita in un dispositivo sicuro come smart card, token o server HSM del prestatore, elabora l'impronta e produce la firma;
3. firma e certificato qualificato vengono associati al file, dentro il PDF (PAdES) o in una busta .p7m (CAdES);
4. chi verifica ricalcola l'impronta e, con la chiave pubblica del certificato, controlla che corrisponda: se il file è stato modificato, la verifica fallisce.

La verifica controlla anche che il certificato fosse valido al momento della firma, cioè non scaduto, revocato o sospeso: è il punto di partenza per capire come si verifica una firma digitale.

Come si appone la firma digitale su un documento PDF?

Su un documento PDF la firma digitale si appone di solito in formato PAdES, che inserisce la firma nel file e lo lascia un normale PDF, apribile con qualsiasi lettore.

1. Si apre il software o il servizio di firma e si sceglie il formato PAdES.
2. Si carica il PDF da firmare.
3. Si conferma con il PIN del dispositivo o, nella firma remota, con il codice OTP.
4. Si scarica il PDF firmato, che mantiene l'estensione .pdf.

Un PDF si può firmare anche in CAdES: il file diventa .pdf.p7m e per leggerlo serve un software che gestisca le buste .p7m. Il confronto tra i formati PAdES, CAdES e XAdES aiuta a scegliere caso per caso.

Come si aggiunge una firma a un file già firmato?

Una firma si aggiunge a un file già firmato digitalmente senza modificarne il contenuto: la nuova firma si affianca a quelle precedenti, che restano valide e verificabili.

Il modo dipende dal formato, secondo le indicazioni di AgID:

• PAdES: ogni nuova firma si aggiunge al PDF come versione successiva che contiene integralmente la precedente, quindi non invalida le firme già apposte.
• CAdES, firma parallela: nella stessa busta .p7m si aggiungono altre firme, ciascuna con il proprio certificato.
• CAdES, firma a matrioska: la busta già firmata viene inserita in una nuova busta, e il file diventa .p7m.p7m.

Il file firmato non va aperto e salvato di nuovo con programmi che lo modificano: ogni modifica al contenuto fa fallire la verifica delle firme già apposte. Lo stesso vale per un atto di cessione di quote SRL, che venditore e acquirente firmano in sequenza.

Come si firma dal cellulare con la firma remota?

Dal cellulare si firma con la firma remota perché la chiave privata non è nel telefono, ma in un dispositivo sicuro del prestatore: lo smartphone serve a caricare il file e a ricevere il codice OTP che autorizza la firma, come nella firma remota senza smart card.

Con cheFIRMA!, una volta attivata, si firma dallo smartphone senza chiavette, lettori o software da installare:

1. si apre la pagina di apposizione della firma digitale e si sceglie PAdES, CAdES o XAdES;
2. si carica il file e si decide se aggiungere la convalida LTV o il contrassegno elettronico;
3. si paga la firma, 7,99 € IVA inclusa, con carta di credito o prepagata;
4. si inserisce il codice OTP ricevuto via SMS e si scarica il file firmato dall'area riservata.

Chi non ha ancora la firma la attiva gratis con CIE livello 3 in 5 secondi, oppure con video riconoscimento a pagamento: tempi e passaggi sono quelli dell'attivazione con CIE o videochiamata.

Conclusione

Firmare un documento con la firma digitale richiede un certificato attivo e pochi passaggi: caricare il file, scegliere tra PAdES, CAdES e XAdES, confermare con PIN o OTP e salvare il documento firmato, che da quel momento non si modifica senza invalidare la firma.

Più persone possono firmare lo stesso file senza annullare le firme precedenti. Chi ha già attivato cheFIRMA! firma dalla pagina per firmare un documento online e, con la ControFirma per le firme di più persone, invita via email gli altri firmatari, che firmano gratis.