Data certa via PEC: come funziona l'autoinvio di un file

Come dare data certa a un documento via PEC, come funziona per gli allegati, se vale per altri file o per il contenuto e come funziona l'autoinvio del servizio

La PEC non serve solo a spedire: un documento allegato a un messaggio certificato riceve una data e un'ora opponibili, attestate dalle ricevute dei gestori.

Per ottenerle non serve un destinatario: basta inviare il file al proprio indirizzo, a patto di conservare le ricevute giuste e di sapere cosa provano.

Il posto della PEC tra gli strumenti della data certa è descritto nella guida alla data certa via PEC.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• Ricevute opponibili: Data e ora di trasmissione e ricezione di una PEC sono opponibili ai terzi se conformi alle regole tecniche (art. 48, comma 3, CAD).
• Due gestori: La ricevuta di accettazione la rilascia il gestore del mittente, quella di avvenuta consegna il gestore del destinatario (art. 6, DPR 68/2005).
• Ricevuta completa: La ricevuta completa di avvenuta consegna contiene i dati di certificazione e il messaggio originale (art. 1, DM 2 novembre 2005).
• Solo i file allegati: La prova riguarda i file allegati a quel messaggio: un'altra versione dello stesso documento non è coperta dalle ricevute.
• Autore escluso: Le ricevute provano quando il file è stato spedito e consegnato, non chi l'ha scritto: per l'autore serve la firma digitale.

Data certa allegati PEC: come funziona?

La data certa di un allegato PEC funziona attraverso le ricevute dei gestori: quando il messaggio parte, il gestore del mittente rilascia la ricevuta di accettazione; quando arriva, il gestore del destinatario rilascia quella di avvenuta consegna.

Se la ricevuta di consegna è completa, contiene il messaggio originale con i suoi allegati: il file resta così legato a data e ora opponibili. Quando la PEC basta da sola e quando no è spiegato nell'articolo su PEC e notaio come prova della data.

La data certa di un allegato PEC si applica anche agli altri file?

No, la data certa di una PEC vale solo per i file allegati a quel messaggio: documenti collegati, versioni successive o file inviati in un altro messaggio non sono coperti dalle stesse ricevute.

Se più documenti devono avere la stessa data, vanno allegati tutti allo stesso invio. Gli altri strumenti disponibili sono confrontati nell'articolo sui modi per rendere certa una data.

La prova di data certa di una PEC si applica al contenuto del documento allegato?

Sì, la prova si estende al contenuto dell'allegato così com'era al momento dell'invio, se si conserva la ricevuta completa di avvenuta consegna, che contiene il messaggio originale.

La PEC però non dice chi ha scritto il documento né se quanto afferma è vero: prova il quando, non l'autore. Per l'autore serve la firma, come spiega l'articolo sulla validità dei documenti informatici.

Come funziona l'autoinvio PEC della Data Certa Online?

L'autoinvio PEC si attiva come seconda data certa al momento del caricamento del file, dopo la scelta del formato della marca, tra le opzioni della procedura.

Con l'autoinvio PEC di Data Certa Online l'opzione costa 1,97 € in aggiunta alla marca da 6,99 €: a fine procedura si scaricano il file marcato e le ricevute di accettazione e consegna. Le due prove sono indipendenti, come spiega l'articolo sulle date certe multiple su un file.

Conclusione

Un documento allegato a una PEC inviata a sé stessi ottiene data e ora opponibili grazie alle ricevute dei gestori, e la ricevuta completa conserva anche il file. La prova copre solo gli allegati di quel messaggio e dice quando, non chi.

Per sommarla alla marca qualificata c'è l'invio certificato con la marca di LetteraSenzaBusta.