PEC, notaio e firma digitale: chi dà la data certa

Se la PEC ha data certa, se la firma digitale basta, cosa prova un documento inviato via PEC, quanto costa il notaio e quando basta la data certa

PEC, firma digitale, notaio e marca temporale vengono spesso messi sullo stesso piano, ma provano cose diverse: l'invio, l'autore, la fede pubblica o il momento in cui un file esisteva.

Scegliere lo strumento giusto dipende da cosa si dovrà dimostrare e a chi.

Le differenze tra le prove della data sono descritte nella guida agli strumenti a confronto.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• PEC opponibile: Data e ora di trasmissione e ricezione di una PEC sono opponibili ai terzi se conformi alle regole tecniche (art. 48, comma 3, CAD).
• Cosa prova la PEC: Le ricevute provano invio e consegna; la ricevuta completa contiene anche il messaggio originale con gli allegati.
• Firma senza data certa: Per il TAR Campania (n. 7139/2024) la data di un file firmato può dipendere dall'orologio del computer di chi firma.
• Notaio per trascrivere: La trascrizione si esegue solo in forza di sentenza, atto pubblico o scrittura privata con firma autenticata o accertata (art. 2657 c.c.).
• Donazione per atto pubblico: La donazione deve essere fatta per atto pubblico, a pena di nullità, salvo quella di modico valore (art. 782 c.c.).

Firma digitale o marca temporale: quale dà la data certa?

Tra firma digitale e marca temporale, è la marca temporale a dare la data certa: la firma prova l'autore e l'integrità del file, ma il suo orario può dipendere dalle impostazioni del computer di chi firma (TAR Campania, n. 7139/2024).

I due strumenti si sommano: prima la firma, poi la marca sul file firmato. Il valore di un file firmato come prova è spiegato nell'articolo sul valore dei file firmati.

Cosa prova, e cosa no, un documento inviato via PEC?

Un documento inviato via PEC prova quando è stato spedito e consegnato, con data e ora opponibili; se si conserva la ricevuta completa di avvenuta consegna, prova anche il contenuto degli allegati trasmessi.

Non prova invece chi ha scritto il documento né la verità di ciò che afferma: per l'autore serve la firma. Come usare la PEC per datare un file è spiegato nell'articolo sull'invio via PEC per la data certa.

Quanto costa apporre la data certa a un documento notarile?

Un atto pubblico notarile non ha bisogno di una data certa ulteriore: fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza dal notaio e dei fatti che questi attesta avvenuti in sua presenza (art. 2700 c.c.).

Il costo dell'atto dipende dal compenso concordato con il notaio, perché le tariffe professionali sono state abrogate (art. 9 DL 1/2012), più le imposte dovute. Il confronto con gli altri strumenti è nell'articolo sui costi di notaio e registrazione.

Quando serve il notaio e quando basta la data certa?

Il notaio serve quando la legge richiede l'atto pubblico o la firma autenticata: per esempio per la donazione (art. 782 c.c.) o per trascrivere un atto nei registri immobiliari (art. 2657 c.c.). Negli altri casi, se serve solo provare quando un documento esisteva, basta la data certa.

Con la marca qualificata di Data Certa Online la data si applica al file senza appuntamenti, e si può aggiungere l'autoinvio PEC come seconda prova. Gli altri strumenti sono confrontati nell'articolo sugli strumenti per la data certa.

Conclusione

La PEC dà data certa alla trasmissione, la firma digitale prova l'autore, il notaio serve quando la legge chiede atto pubblico o firma autenticata. Per provare quando un file esisteva lo strumento diretto è la marca temporale qualificata.

Per datare un documento senza sportelli c'è la marca qualificata online di LetteraSenzaBusta.