16 luglio 2025
Pec
Takeaways
Della Posta Elettronica Certificata, lo sappiamo, non se ne può più fare a meno: grazie a questo strumento, inviare comunicazioni con valore legale, sia per professionisti che per privati, è molto più semplice.
La PEC garantisce l'integrità del messaggio e l'identità del mittente, ma soprattutto fornisce una prova certa dell'invio e della consegna: tuttavia, può capitare di non ricevere la tanto attesa ricevuta di avvenuta consegna, una situazione che lascia il mittente nell'incertezza. Niente panico: quasi mai è un problema irrisolvibile, più spesso è il segnale che qualcosa non ha funzionato nel processo di trasmissione o ricezione.
Vediamo insieme quali sono le cause più comuni di una PEC non consegnata e, soprattutto, come si può rimediare per assicurarsi che il messaggio arrivi a destinazione.
Quando invii una PEC, ricevi due mail in risposta, fondamentali per attestare il valore legale della tua comunicazione. La prima è la ricevuta di accettazione, che ti dà conferma della presa in carico da parte del gestore della tua PEC. La ricevuta di accettazione è emessa dal tuo provider non appena il messaggio lascia la tua casella, la prova che è stato correttamente formato e instradato verso il destinatario. In altre parole, è la prova che la tua email è partita correttamente dalla tua casella. L'assenza della ricevuta di accettazione significa che il tuo messaggio non è nemmeno stato inoltrato dal tuo gestore, spesso a causa di problemi locali o di configurazione.
La seconda, e la più importante per l'efficacia legale, è la ricevuta di avvenuta consegna, che invece ti notifica che il messaggio è arrivato con successo nella casella PEC del destinatario. A differenza della posta elettronica tradizionale, la PEC garantisce che il messaggio venga depositato nella casella del destinatario, a prescindere dal fatto che questi lo legga o meno. Solo con questa seconda ricevuta puoi avere la certezza che la tua comunicazione ha raggiunto l'interlocutore e produce i suoi effetti legali, equiparabili a quelli di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Se manca la ricevuta di avvenuta consegna, il messaggio non ha valore legale e, a tutti gli effetti, non è stato recapitato.
Una delle cause più frequenti per la mancata consegna è legata alla casella PEC del destinatario. Questo tipo di problema rientra spesso nelle segnalazioni che il sistema PEC elabora automaticamente: se l'indirizzo che hai inserito non esiste o è stato disattivato, il gestore del servizio ti invierà una notifica di errore, solitamente una notifica che riporta "non consegnabile" oppure "destinatario sconosciuto". Questo accade quando il server del destinatario non riconosce l'indirizzo a cui stai tentando di inviare la tua PEC: in questo caso, il messaggio non arriva a destinazione e la tua comunicazione non ha alcun effetto legale.
Un altro scenario comune è la casella PEC del destinatario piena. Le caselle PEC, come quelle di posta elettronica tradizionale, hanno uno spazio limitato definito dal provider: se il destinatario non elimina i messaggi non più necessari o non aumenta lo spazio disponibile tramite il suo gestore, la casella potrebbe saturarsi relativamente in fretta.
Quando provi a inviare un messaggio a una casella piena, il sistema del gestore del destinatario non riesce a depositare il tuo messaggio; di conseguenza, ti arriverà una ricevuta di mancata consegna che ti informa di questo problema. Il tuo messaggio, pur essendo stato accettato dal tuo gestore, non è stato depositato nella casella del destinatario e, pertanto, non ha valore legale. Per risolvere, il destinatario deve liberare spazio o richiedere un aumento della capienza della sua casella PEC.
Anche se meno frequenti rispetto agli errori di indirizzo o alla casella piena, possono verificarsi problemi tecnici temporanei da parte del gestore della PEC, sia il tuo che quello del destinatario. Malfunzionamenti del server, aggiornamenti della piattaforma, sovraccarichi di sistema o interruzioni del servizio, anche programmate, possono impedire la corretta trasmissione o ricezione dei messaggi. In queste situazioni, potresti non ritrovarti nessuna delle due ricevute, oppure ricevere una notifica di errore generica che indica un problema di sistema ("servizio non disponibile" o "errore temporaneo").
Questi problemi sono di solito temporanei e si risolvono in poco tempo, spesso nell'arco di pochi minuti o ore. I gestori PEC monitorano costantemente le loro infrastrutture per garantire la continuità del servizio. Se sospetti un problema tecnico, la prima cosa da fare è attendere un po' e provare a reinviare. Se l'errore persiste, è consigliabile consultare lo stato dei servizi del tuo gestore (spesso disponibile sul loro sito web) o contattare il supporto tecnico per avere maggiori informazioni sulla natura del disservizio e sui tempi di ripristino.
La PEC ha tanti usi, ma anche regole precise per il formato dei messaggi e degli allegati, pensate per garantire la sicurezza, l'integrità e l'interoperabilità del sistema. Se il tuo messaggio include allegati troppo grandi o tipi di file non consentiti (ad esempio, eseguibili o archivi compressi non standard), il sistema potrebbe bloccare la consegna. Ogni gestore PEC ha delle specifiche sulle dimensioni massime degli allegati; superare queste soglie porta a un rifiuto del messaggio.
Anche un oggetto troppo lungo, l'uso di caratteri speciali non riconosciuti dal sistema o una struttura del messaggio non standard possono creare problemi. Ad esempio, inviare una PEC con un corpo vuoto, senza rispettare determinate convenzioni, potrebbe generare errori. È fondamentale rispettare le specifiche tecniche previste per le comunicazioni PEC per assicurarsi che il messaggio venga elaborato dal sistema e consegnato al destinatario in modo corretto. Consultare le guide del proprio gestore PEC in merito alle "best practice" per l'invio è sempre il modo migliore per prevenire questi tipi di errori.
Come la posta elettronica tradizionale, anche le caselle PEC possono avere filtri anti-spam o sistemi di sicurezza avanzati, sebbene con logiche diverse e più stringenti. Anche se è raro, è possibile che una PEC venga erroneamente identificata come spam o minaccia e bloccata prima della consegna. Questo può accadere, ad esempio, se il messaggio contiene link sospetti a siti esterni, allegati con estensioni non comuni (.exe, .zip senza protezione, ecc.), o se il contenuto testuale viene rilevato come potenzialmente dannoso.
In alcuni casi, le politiche di sicurezza del gestore del destinatario possono essere molto restrittive, bloccando preventivamente comunicazioni che non rispettano determinati parametri. Sebbene il sistema PEC sia progettato per garantire la massima sicurezza e affidabilità, prevenendo la maggior parte delle minacce, è sempre bene assicurarsi che il contenuto del messaggio sia chiaro, pulito e privo di elementi che possano destare "sospetti" ai filtri automatici, sia del tuo gestore che di quello del destinatario. Evitare di inserire troppi link o allegati non strettamente necessari può ridurre il rischio di essere intercettati dai filtri.
La prima cosa da fare se non ricevi la ricevuta di avvenuta consegna è controllare la tua casella PEC e, in particolare, la cartella della posta in arrivo e quella delle ricevute. Verifica attentamente tutte le ricevute e le notifiche di errore che hai ricevuto: spesso, il problema è indicato chiaramente in questi messaggi, con codici di errore o descrizioni testuali che ti danno un'indicazione precisa della causa.
Se la casella del destinatario è piena o inesistente, non puoi fare molto se non contattare il destinatario per vie alternative (telefono, email tradizionale) e chiedergli di liberare spazio o fornirti un indirizzo PEC corretto e attivo. Senza una casella funzionante da parte sua, non potrai recapitare il tuo messaggio.
Se il problema è tecnico e temporaneo, come un momentaneo disservizio del gestore, prova a reinviare il messaggio dopo qualche ora: potrebbe bastare un piccolo ritardo per risolvere la situazione, dato che la maggior parte dei disservizi tecnici si risolve rapidamente. Assicurati inoltre che il tuo messaggio rispetti tutte le regole di formato della PEC, verificando le dimensioni degli allegati e il tipo di file. Se un allegato è troppo grande, prova a dividerlo in più invii o a ridurne le dimensioni.
Infine, se il problema persiste o non riesci a identificare la causa tramite le notifiche di errore, puoi contattare il servizio clienti del tuo gestore PEC: loro potranno fornirti assistenza tecnica dettagliata, verificare lo stato della tua casella e della trasmissione dei messaggi, e fornirti indicazioni specifiche per risolvere il problema. È utile avere a portata di mano l'ID del messaggio o la ricevuta di accettazione per facilitare la loro ricerca.
Per evitare queste spiacevoli situazioni, è bene verificare sempre la correttezza dell'indirizzo del destinatario prima dell'invio. Un semplice errore di battitura può compromettere l'intero processo. Inoltre, se invii documenti importanti o comunicazioni di rilevanza legale, considera di utilizzare servizi che offrono funzionalità avanzate o un supporto dedicato, come la soluzione SuperPEC di LetteraSenzaBusta. Ciò ti garantisce una maggiore tranquillità e la certezza che le tue comunicazioni certificate siano gestite al meglio, riducendo al minimo il rischio di mancate consegne.
In conclusione, una PEC non consegnata non è la fine del mondo. Capirne le cause è il primo passo per rimediare. Con un po' di attenzione e gli strumenti giusti, puoi assicurarti che le tue comunicazioni certificate raggiungano sempre la loro destinazione, garantendo la piena efficacia legale dei tuoi invii.
Hai bisogno di inviare una PEC con la massima sicurezza e affidabilità? Scopri il servizio SuperPEC e invia le tue comunicazioni con valore legale in modo semplice e garantito.
Cosa significa se non ricevo la ricevuta di avvenuta consegna della PEC?
La mancata ricezione della ricevuta di avvenuta consegna indica che il messaggio non è stato recapitato nella casella del destinatario e quindi non ha valore legale. Potrebbe trattarsi di un errore legato alla casella del destinatario, un problema tecnico o una non conformità del messaggio.
Quali sono le cause più comuni per cui una PEC non viene consegnata?
Le cause principali sono casella del destinatario inesistente o piena, problemi tecnici temporanei dei gestori, messaggi non conformi alle regole PEC o bloccati dai filtri di sicurezza.
Come si può rimediare a una PEC non consegnata?
È consigliabile controllare le notifiche di errore ricevute, verificare la correttezza dell’indirizzo del destinatario, attendere in caso di disservizi tecnici, adeguare il messaggio ai parametri richiesti o contattare il supporto tecnico del proprio gestore PEC.
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