07 novembre 2025
Conservazione
La gestione documentale digitale è oggi una delle sfide più importanti per aziende, professionisti e Pubbliche Amministrazioni. La scelta tra conservazione cloud e conservazione fisica non è più solo una questione di spazio o di comodità, ma di sicurezza, conformità normativa e sostenibilità. Comprendere le differenze tra questi due approcci è fondamentale per adottare una strategia documentale efficiente e orientata al futuro.
In questo articolo analizzeremo nel dettaglio i vantaggi, i limiti e le differenze tra le due modalità di conservazione, con esempi pratici e consigli utili per scegliere la soluzione più adatta alle tue esigenze operative e legali.
Scopri come passare dalla carta al digitale in modo sicuro e conforme
Attiva la conservazione digitale con DocuCloud Conservazione decennale a norma • Pay per MB • Senza vincoli né spese annualiLa conservazione fisica consiste nel mantenere documenti in formato cartaceo in un luogo fisico come archivi aziendali o depositi esterni. È stata per decenni lo standard nelle imprese, ma oggi mostra limiti evidenti: gestione complessa, costi elevati e vulnerabilità a eventi esterni come incendi, allagamenti o furti.
Inoltre, il recupero di documenti cartacei è spesso lento e inefficiente, soprattutto per archivi voluminosi o distribuiti su più sedi. L’assenza di automazione comporta un notevole dispendio di tempo e risorse, rendendo la conservazione fisica sempre meno sostenibile dal punto di vista operativo ed economico.
La conservazione cloud prevede la custodia dei documenti digitali su server remoti tramite piattaforme online sicure e certificate. Si tratta di una modalità conforme al Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e alle Linee Guida AgID, che garantisce integrità, autenticità e leggibilità nel tempo.
Un sistema di conservazione cloud come DocuCloud di LetteraSenzaBusta assicura piena validità legale dei documenti e un accesso immediato 24/7 da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, mantenendo sempre la conformità normativa.
La differenza più evidente è il supporto utilizzato: carta per la conservazione fisica, file digitali per la conservazione in cloud. Ma la distinzione va oltre il formato: riguarda modalità operative, costi, sicurezza, reperibilità e sostenibilità.
In termini di conformità legale, entrambe le modalità possono coesistere, ma solo la conservazione digitale consente di garantire una validità probatoria nel tempo con strumenti di firma e marca temporale qualificata.
La conservazione cloud riduce i costi operativi e semplifica la gestione grazie all’automazione dei flussi documentali. Non serve più stampare, spedire o archiviare manualmente: tutto avviene online, in modo sicuro e tracciabile.
Dal punto di vista della sicurezza, i dati sono protetti da crittografia avanzata, sistemi di backup e piani di disaster recovery. Questo garantisce una protezione nettamente superiore rispetto a quella dei supporti fisici.
Inoltre, la conservazione digitale contribuisce alla sostenibilità ambientale: eliminando la carta si riduce l’impatto ecologico e si favorisce un modello di gestione più moderno e responsabile.
Oggi, la conservazione fisica ha senso solo in casi specifici: documenti originali non digitalizzabili, atti notarili o scritture che richiedono la forma cartacea per obbligo di legge. Tuttavia, questi casi rappresentano un’eccezione sempre più rara.
Per la maggior parte dei documenti, la conservazione cloud rappresenta una scelta più efficiente, economica e conforme. Molte organizzazioni optano per un approccio ibrido: digitale per la gestione ordinaria, fisico per gli archivi storici o vincolati.
La conservazione cloud è oggi la soluzione più sicura, efficiente e conforme per garantire valore legale e integrità ai documenti. La conservazione fisica, pur mantenendo un ruolo limitato in ambiti specifici, è destinata progressivamente a ridursi.
Affidarsi a servizi certificati come DocuCloud consente di eliminare sprechi di spazio e tempo, assicurando la tutela legale e tecnologica dei propri archivi in modo semplice e immediato.
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Procedi all’attivazione di DocuCloud Attivazione gratuita • Riconosciuto a livello UE • Adatto a provati e impreseLa conservazione fisica si basa su documenti cartacei conservati in luoghi fisici, mentre la conservazione cloud archivia file digitali in server sicuri e certificati, garantendo maggiore accessibilità e sicurezza.
Sì, se la conservazione avviene tramite servizi conformi al CAD e alle Linee Guida AgID, come DocuCloud, i documenti digitali hanno pieno valore legale e probatorio.
Assolutamente sì. I dati sono cifrati, archiviati in infrastrutture ridondate e protetti da backup periodici e controlli di accesso, offrendo maggiore sicurezza rispetto alla carta.
In molti casi sì. Tuttavia, alcuni documenti originali o soggetti a specifiche normative devono ancora essere conservati in formato cartaceo. L’approccio ibrido è spesso la soluzione ideale.
Riduce i costi di stampa, spazio e gestione logistica. Inoltre, il modello Pay per MB di DocuCloud consente di pagare solo per lo spazio realmente utilizzato, senza canoni fissi.
Con servizi certificati, la conservazione è garantita per almeno 10 anni, in piena conformità alla normativa italiana ed europea.
Accedendo alla piattaforma online del conservatore digitale con le tue credenziali. Con DocuCloud, puoi consultare i tuoi file 24 ore su 24 da qualsiasi dispositivo connesso a Internet.
Sì, i servizi accreditati rispettano pienamente il Regolamento Europeo sulla protezione dei dati personali, garantendo sicurezza e privacy.
Certo. È possibile digitalizzare e conservare in cloud gran parte dei documenti cartacei, rispettando i requisiti tecnici previsti dalle Linee Guida AgID.
Perché è una soluzione semplice, economica e certificata, che garantisce conservazione a norma per 10 anni, pagamento a consumo e totale integrazione con gli altri servizi fiduciari di LetteraSenzaBusta.
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