07 maggio 2025
Conservazione
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In questo articolo parleremo di...
La gestione documentale, oggi molto più complessa rispetto al passato, passa anche dalla scelta tra conservazione cloud e conservazione fisica dei documenti, una questione fondamentale per aziende, professionisti e Pubbliche Amministrazioni. Entrambe le soluzioni hanno caratteristiche, potenzialità e vincoli, ma capire le differenze è fondamentale per adottare una strategia efficiente, sicura e conforme alla normativa.
In questo articolo analizzeremo nel dettaglio cosa si intende per conservazione cloud e conservazione fisica, quali sono i principali vantaggi e limiti di ciascun metodo e in quali casi conviene preferire l’uno rispetto all’altro.
Per conservazione fisica si intende l’archiviazione dei documenti in formato cartaceo presso un luogo fisico, che può essere un archivio interno all’azienda oppure uno spazio esterno appositamente dedicato alla custodia documentale.
Questo tipo di conservazione è stato lo standard per decenni, ma comporta una serie di oneri: dalla gestione degli spazi all’organizzazione dei documenti, fino alla protezione da fattori esterni come umidità, incendi, furti o deterioramento. In più, il recupero delle informazioni può risultare lento e poco efficiente, soprattutto quando si ha a che fare con grandi volumi di dati o con archivi storici.
La conservazione cloud prevede che i documenti digitali vengano archiviati su server remoti attraverso piattaforme online. Questi sistemi garantiscono la corretta conservazione, l’autenticità, l’integrità e la reperibilità del documento nel tempo, secondo quanto stabilito dalla normativa vigente (tra cui il Codice dell’Amministrazione Digitale e le linee guida AgID).
La conservazione cloud è oggi una delle soluzioni più avanzate per garantire la sicurezza e la conformità dei documenti informatici. I provider certificati – come LetteraSenzaBusta – offrono servizi che rispettano tutti i requisiti legali, rendendo la gestione documentale più snella ed efficiente.
La differenza principale tra conservazione fisica e in cloud sta nel supporto utilizzato: carta per la conservazione fisica, file digitali per quella cloud. La distinzione si riflette anche su tempi, costi, sicurezza e accessibilità.
Dal punto di vista della gestione, la conservazione fisica richiede personale dedicato, spazio fisico e spesso procedure complesse di catalogazione. Al contrario, quella in cloud permette l’accesso ai documenti in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo, semplificando notevolmente le attività quotidiane.
Un’altra differenza riguarda la scalabilità: l’archiviazione fisica è limitata dallo spazio disponibile, mentre il cloud può essere adattato alle esigenze dell’utente.
Ricordiamo che i documenti conservati digitalmente con strumenti certificati mantengono piena validità legale, senza necessità di supporto cartaceo, secondo i requisiti stabiliti da AgID e dalla normativa europea e nazionale: ecco perché la conservazione cloud sta diventando uno standard.
In primo luogo, la conservazione cloud consente di risparmiare tempo e risorse grazie alla possibilità di gestire i flussi documentali in modo automatizzato, senza ricorrere a stampe, spedizioni o archiviazioni manuali.
Sul piano della sicurezza, i dati sono protetti da sistemi avanzati di crittografia, backup periodici e accessi controllati. A differenza degli archivi fisici, vulnerabili a danni materiali e furti, il cloud offre dunque un livello di protezione più elevato, a patto di scegliere servizi certificati e a norma come DocuCloud.
La reperibilità immediata dei documenti è un altro elemento distintivo: basta una ricerca per recuperare file anche datati: si evitano così le lunghe attese tipiche delle consultazioni d’archivio cartacee.
Dal punto di vista ambientale e logistico, infine, il cloud favorisce la dematerializzazione dei documenti, dando un contributo concreto alla sostenibilità dei processi aziendali.
Nonostante i limiti evidenziati, la conservazione fisica può essere ancora necessaria in alcuni contesti. Ad esempio, quando si tratta di documenti originali non digitalizzabili, come alcuni certificati o scritture private senza copia informatica.
Anche in presenza di normative settoriali particolari o in ambiti dove il valore legale del documento cartaceo è insostituibile, la conservazione fisica può restare obbligatoria. Si tratta però di casi sempre più rari; il quadro normativo va sempre più a favore della digitalizzazione.
In realtà la conservazione fisica continua a essere adottata per abitudine o per resistenza al cambiamento, nonostante tutti i vantaggi della conservazione in cloud.
La risposta a questa domanda dipende dal tipo di documenti da conservare, dal volume e dalla frequenza di accesso, dagli obiettivi organizzativi dell’ente o dell’impresa. In linea generale, la conservazione cloud rappresenta oggi la soluzione più efficiente, sicura e in linea con la normativa italiana ed europea.
L'ideale per molte realtà è adottare un approccio ibrido, che preveda il cloud per tutti i documenti digitalizzabili e la conservazione dei soli documenti per cui è obbligatoria la forma cartacea.
La trasformazione digitale sta cambiando il modo in cui aziende e professionisti gestiscono i documenti. Scegliere la conservazione cloud rispetto a quella fisica, quando possibile, è il primo passo verso una gestione più efficiente, sicura e sostenibile.
Se stai cercando un servizio di conservazione digitale in cloud a norma, certificato e semplice da utilizzare, LetteraSenzaBusta ti offre una soluzione in grado di rispondere alle esigenze di aziende, professionisti e PA: attivala ora.
Quali sono le principali differenze operative tra la conservazione cloud e quella fisica dei documenti?
La conservazione fisica comporta l’archiviazione manuale dei documenti cartacei in spazi fisici dedicati, con necessità di gestione logistica e protezione da danni materiali. Il recupero delle informazioni può essere lento e complicato, specialmente per archivi storici o molto voluminosi. La conservazione cloud, invece, consente l’accesso immediato ai file digitali da qualsiasi dispositivo, automatizza i flussi documentali, riduce i tempi operativi e non richiede spazio fisico, offrendo una maggiore agilità nella gestione.
In termini di sicurezza, cosa cambia tra conservazione digitale e conservazione fisica?
I documenti conservati fisicamente sono esposti a rischi concreti come deterioramento, incendi o smarrimenti. La sicurezza dipende fortemente dalle condizioni ambientali e dalle misure di protezione adottate nei locali. La conservazione digitale in cloud, quando gestita da provider certificati, offre un livello di sicurezza superiore grazie a crittografia, backup regolari e sistemi di accesso controllato. Inoltre, la conformità normativa garantita da servizi accreditati assicura integrità e autenticità dei documenti nel tempo.
Ci sono casi in cui è ancora necessario conservare i documenti in formato fisico?
Sì, in alcune situazioni specifiche la conservazione fisica resta obbligatoria. Questo accade per esempio quando si ha a che fare con documenti originali non digitalizzabili o soggetti a particolari normative di settore che ne impongono la custodia in formato cartaceo. Tuttavia, si tratta di casi sempre più rari. In generale, l’approccio più efficiente consiste nell’adozione di un sistema ibrido: si conserva digitalmente tutto ciò che è consentito e si mantiene il supporto fisico solo dove richiesto dalla legge.
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