06 novembre 2025
Conservazione
La conservazione digitale a norma è diventata una necessità imprescindibile per aziende, professionisti e privati che vogliono mettere in sicurezza i propri documenti e rispettare gli obblighi di legge.
Tuttavia, il mercato è pieno di offerte che, a prima vista vantaggiose, nascondono costi fissi e spese accessorie che finiscono per pesare più del previsto sulla sostenibilità del servizio nel tempo.
In questo articolo, ti guideremo nella scelta consapevole del servizio ideale, svelando le insidie dei canoni rigidi e presentandoti la trasparenza del modello a consumo effettivo di DocuCloud.
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Attiva ora DocuCloud Tariffa a consumo effettivo Pay per MB • Garanzia decennale di conservazione • Nessun vincolo contrattuale annualeNegli ultimi anni, sempre più persone si sono affidate alla conservazione digitale per mettere in sicurezza i propri documenti e rispettare gli obblighi normativi. È una soluzione moderna e necessaria, certo, ma solo se è davvero trasparente, sostenibile e proporzionata alle tue esigenze.
Perché dietro molte offerte che sembrano vantaggiose si nascondono costi fissi e spese accessorie che finiscono per pesare più del previsto.
In questo articolo vogliamo aiutarti a fare una scelta consapevole, mettendo in luce quegli aspetti poco visibili che spesso vengono trascurati quando valuti un servizio di conservazione.
Offriamo una soluzione di conservazione digitale a norma pensata per semplificarti la vita, non complicartela. Per questo crediamo che tu debba poter pagare solo per ciò che utilizzi, senza abbonamenti, costi nascosti o sorprese in fattura. Perché la digitalizzazione dovrebbe alleggerirti, non caricarti di vincoli.
La maggior parte dei servizi di conservazione digitale funzionano ancora con piani annuali a canone fisso, che ti offrono pacchetti predefiniti di spazio (es. 1 GB, 5 GB).
In media, per conservare 1 GB di documenti, si spendono circa 50€ + IVA all’anno, mentre piani più estesi possono tranquillamente superare i 60-70€.
Se hai a che fare quotidianamente con volumi di documenti piuttosto elevati, potrebbe anche sembrarti una soluzione comoda. Ma sei davvero sicuro di usare tutto quello spazio?
Il rischio è che tu finisca per pagare risorse che non utilizzi, semplicemente perché non puoi adattare il servizio ai tuoi reali bisogni. E quando lo spazio diventa una spesa fissa, che tu lo usi o no, allora si trasforma in un costo nascosto.
Non solo: spesso questi piani non ti offrono margini di manovra, e ogni modifica comporta ulteriori costi o il passaggio obbligato a un piano superiore. Così quello che doveva essere un vantaggio si trasforma in un impegno rigido e inefficiente.
C’è un altro aspetto che merita attenzione: i costi accessori.
Alcuni fornitori ti fanno pagare l’attivazione, altri l’assistenza, la gestione, o perfino l’accesso ai tuoi stessi documenti. E queste spese, raramente indicate in modo chiaro, compaiono nei momenti meno opportuni: quando cerchi supporto, quando vuoi recuperare dei file, o magari quando decidi di cambiare piattaforma.
Esistono anche servizi che calcolano tutto in base al numero di documenti, con costi apparentemente bassi, finché non ti ritrovi con centinaia di file e una cifra finale che non avevi previsto.
Per questo insistiamo sempre: chiedi una visione completa dei costi, fin da subito. Solo così puoi evitare di scoprire troppo tardi che hai firmato un contratto che ti vincola più del necessario.
Per offrirti un’alternativa concreta a tutti questi limiti, abbiamo creato DocuCloud, il nostro servizio di conservazione digitale a norma per 10 anni. Con DocuCloud non hai canoni fissi, sostieni un costo di attivazione una tantum di 8,98€ iva inclusa e non sei costretto ad acquistare pacchetti rigidi o sovradimensionati. Paghi solo in base a quanti MB effettivamente ti servono, senza sprechi.
La particolarità del nostro servizio è che puoi decidere tu la quantita esatta di spazio da acquistare, anche un solo MB alla volta. Nessun taglio preimpostato, nessun vincolo: sei tu a stabilire di quanto spazio hai bisogno, in base alla quantità e al tipo di documenti che vuoi conservare. E quando hai bisogno di più spazio per caricare altri documenti, lo aggiungi in qualsiasi momento, con la stessa flessibilità.
Con DocuCloud non paghi nulla se non lo usi, e ogni MB acquistato resta a tua disposizione per 10 anni. Questo garantisce la massima tranquillità.
Conservare digitalmente non dovrebbe essere un peso né un rebus contrattuale: per questo abbiamo scelto un modello che ti permette di spendere solo ciò che serve, solo quando serve, con la massima libertà.
Quando scegli un servizio di conservazione digitale, non fermarti al prezzo sulla carta. Chiediti sempre quanto ti costa davvero, se stai pagando solo ciò che usi, o se stai sostenendo spese inutili. I canoni fissi possono sembrare comodi, ma nella pratica rischiano di trasformarsi in zavorre. E le spese accessorie, se non le conosci in anticipo, ti possono cogliere di sorpresa.
Con Letterasenzabusta hai accesso a un’alternativa trasparente: niente abbonamenti, niente costi ricorrenti, solo ciò che ti serve. Semplice, chiaro e senza sorprese. Perché crediamo che conservare digitalmente i tuoi documenti non debba essere complicato, e soprattutto non debba costarti più del necessario.
Pronto a conservare i tuoi documenti personali o aziendali in modo sicuro e economico?
Procedi all’attivazione di DocuCloud Attivazione gratuita • Conformità eIADS • Ideale per ditte individuali, professionisti, piccole imprese (e anche per privati cittadini)I canoni fissi spesso includono pacchetti predefiniti di spazio (es. Gigabyte) che l'utente non utilizza completamente. Questo obbliga a pagare per risorse sprecate e inutilizzate, trasformando lo spazio non consumato in una spesa fissa non necessaria.
Il rischio principale è il mancato controllo della spesa e il vincolo del rinnovo annuale. Anche se il volume dei tuoi documenti non aumenta, sei costretto a rinnovare il pacchetto, rendendo il servizio rigido e poco scalabile in base ai tuoi bisogni reali.
È fondamentale monitorare i costi di attivazione (spesso una tantum), i costi per l'assistenza tecnica, le tariffe per la gestione o l'accesso/estrazione dei documenti conservati, e le spese legate al calcolo per numero di file anziché per volume (MB/GB).
DocuCloud elimina gli sprechi offrendo un modello **Pay per Megabyte** a consumo effettivo. Pagando solo lo spazio (MB) che si decide di conservare per 10 anni, si evitano i costi di abbonamenti e pacchetti sovradimensionati.
L'attivazione del servizio DocuCloud ha un costo una tantum di soli **€ 8,98 IVA inclusa**. Questo costo copre la firma digitale e la marca temporale necessarie per sottoscrivere la delega alla conservazione a norma.
No. Uno dei vantaggi del modello a consumo è l'eliminazione di spese accessorie. Una volta attivi, gli utenti possono accedere e consultare i propri documenti 24/7 dalla loro area riservata senza costi aggiuntivi o nascosti.
Significa che ogni Megabyte di spazio acquistato è garantito per la conservazione a norma per un intero decennio. A differenza dei servizi annuali, non c'è la necessità di effettuare pagamenti o rinnovi ogni anno per mantenere i documenti in stato di conservazione legale.
Il calcolo "per documento" può essere ingannevole. Sebbene i costi unitari possano sembrare bassi, il numero elevato di file (es. centinaia di piccole ricevute) può far lievitare rapidamente e in modo imprevisto la spesa finale, anche se il volume totale in MB è ridotto.
Sì, è estremamente scalabile. Poiché l'utente decide esattamente quanto spazio acquistare in MB, il servizio si adatta perfettamente sia al privato che al piccolo volume di documenti, sia alle aziende che necessitano di aggiungere grandi quantità di spazio in modo flessibile.
La trasparenza è cruciale per la conformità e la pianificazione finanziaria. Solo conoscendo l'intera struttura dei costi (consumo e accessori) è possibile assicurarsi che il servizio sia conforme alla legge e che non si incorra in sanzioni o spese inattese che ne compromettano la sostenibilità a lungo termine.
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