24 novembre 2025
Conservazione
Nell’era digitale, una corretta gestione e conservazione dei documenti digitali è diventata una necessità operativa prima ancora che normativa. Oggi non riguarda più soltanto le grandi aziende o la Pubblica Amministrazione, ma interessa da vicino anche professionisti, PMI e privati che devono garantire accessibilità, tracciabilità e validità nel tempo dei propri documenti.
La digitalizzazione ha trasformato radicalmente il modo in cui vengono prodotti, archiviati e recuperati i file, rendendo inadeguati i vecchi sistemi cartacei basati su faldoni e archivi fisici, spesso difficili da consultare e soggetti a deterioramento o smarrimento.
Tuttavia, la conservazione digitale a norma non consiste semplicemente nel convertire i documenti cartacei in formato elettronico, ma nel costruire un sistema in cui le informazioni siano reperibili, integre, protette da alterazioni e opponibili a terzi, nel pieno rispetto della normativa italiana ed europea.
La gestione documentale digitale si articola solitamente in tre fasi fondamentali: formazione, gestione e conservazione. Nei prossimi paragrafi analizzeremo cosa prevede ciascuna fase e come impostare un processo realmente conforme. Per approfondire i requisiti normativi e comprendere cosa prevede la legislazione italiana in materia, puoi consultare anche questo contenuto dedicato alla conservazione digitale a norma e agli obblighi previsti dalla normativa italiana.
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Per la formazione dei documenti digitali si possono utilizzare diversi approcci, come la creazione del documento tramite software gestionali o servizi cloud, l’acquisizione del documento mediante canali telematici (es. PEC, portali online), oppure la memorizzazione del documento su supporto informatico in formato digitale dopo la scansione.
In ciascuno di questi casi deve essere garantita l’integrità e l’immodificabilità della documentazione mediante l’apposizione di una firma digitale o di un sigillo elettronico qualificato.
Già in fase di formazione è buona prassi definire nomenclature coerenti, metadati minimi (es. tipo documento, data, mittente, destinatario) e formati idonei alla conservazione a lungo termine (come il PDF/A per i documenti statici).
Conclusa la fase di formazione, il documento entra nel sistema di gestione documentale, dove viene protocollato, classificato, smistato e reso disponibile ai soggetti autorizzati.
Per la gestione dei documenti digitali, in particolare per le Pubbliche Amministrazioni, la figura chiave è il Responsabile della Gestione Documentale. Questa figura ha il compito di redigere e mantenere aggiornato il Manuale per la Gestione Documentale.
Il Manuale per la Gestione Documentale è uno strumento fondamentale che descrive il sistema di gestione dei documenti e fornisce le istruzioni per il suo corretto funzionamento. Il manuale include, tra le altre cose:
Una buona gestione documentale permette di avere documenti facilmente reperibili, riduce gli errori, garantisce tracciabilità delle operazioni e costituisce la “base dati” sulla quale si innesta il processo di conservazione.
La terza fase è la conservazione digitale, che ha l’obiettivo di garantire nel tempo la validità giuridica, l’integrità e l’accessibilità dei documenti informatici.
Nella conservazione dei documenti digitali, il ruolo più importante è affidato al Responsabile della Conservazione. Questo ruolo richiede una profonda conoscenza giuridica, informatica ed archivistica.
Una delle sue principali responsabilità è la creazione e l’aggiornamento del Manuale di Conservazione, che deve contenere ogni informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento del sistema di conservazione nel tempo, come:
I compiti del Responsabile della Conservazione possono, però, essere delegati anche a soggetti esterni all’organizzazione, come fornitori specializzati che operano nel rispetto delle Linee Guida e delle normative italiane.
Impostare internamente un sistema di conservazione digitale a norma è complesso e richiede competenze specifiche. Per questo sempre più realtà scelgono di affidarsi a servizi esterni specializzati, in grado di gestire in modo sicuro e conforme il patrimonio documentale.
DocuCloud è il servizio di conservazione digitale a norma di LetteraSenzaBusta che garantisce l’archiviazione sicura dei documenti per 10 anni, con una formula a consumo: si paga solo per i megabyte effettivamente utilizzati.
Non sono previsti abbonamenti, costi fissi o spese aggiuntive, offrendo quindi un pieno controllo delle spese e la massima flessibilità anche per chi parte con volumi contenuti.
Il servizio è certificato ISO 9001:2015, che attesta l’eccellenza nella gestione della qualità, e ISO/IEC 27001:2013, che certifica la protezione dei dati e la sicurezza delle informazioni, garantendo che i documenti conservati siano autentici, integri e accessibili per tutta la durata del periodo decennale previsto.
La gestione e conservazione dei documenti digitali non è semplicemente una questione tecnica, ma un pilastro strategico per la continuità operativa, la compliance normativa e la tutela del tuo patrimonio informativo.
Impostare un flusso chiaro di formazione, gestione e conservazione ti permette di ridurre i rischi (smarrimenti, errori, contestazioni), semplificare le attività quotidiane e affrontare con tranquillità verifiche, controlli e contenziosi.
Scegliere soluzioni certificate come DocuCloud significa affidarsi a un sistema automatico, sicuro e riconosciuto legalmente, pensato per privati, professionisti e imprese che vogliono fare sul serio con la gestione e la conservazione dei propri documenti digitali.
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Procedi subito all’attivazione di DocuCloud Attivazione online in pochi secondi • Conservazione garantita per 10 anni • Ideale per aziende, professionisti e privatiLa gestione documentale riguarda l’organizzazione quotidiana dei documenti (protocollazione, classificazione, fascicolazione, ricerca), mentre la conservazione digitale si occupa di garantire nel lungo periodo integrità, autenticità, leggibilità e valore legale dei documenti informatici.
Un normale servizio cloud può aiutare nell’archiviazione e nella condivisione, ma da solo non è sufficiente per garantire conservazione digitale a norma. Servono procedure specifiche, firme digitali, marche temporali, metadati strutturati e un sistema che rispetti le normative vigenti.
In molti casi i documenti vanno conservati per almeno 10 anni, ma la durata può variare in base alla tipologia (fiscale, lavorativa, contrattuale) e alla normativa di riferimento. Un sistema di conservazione digitale a norma ti aiuta a rispettare automaticamente questi tempi.
No. Il backup serve a creare copie di sicurezza per prevenire la perdita dei dati, mentre la conservazione digitale certifica valore legale, integrità e opponibilità nel tempo del documento. Le due attività sono complementari e non intercambiabili.
Il Responsabile della Conservazione è la figura che presidia l’intero sistema di conservazione digitale: redige e aggiorna il Manuale di Conservazione, definisce le procedure, controlla i flussi e garantisce che il sistema operi in conformità alle norme.
Sì. Molte organizzazioni affidano la conservazione digitale a fornitori esterni specializzati, che mettono a disposizione infrastrutture, competenze e procedure già conformi. È importante scegliere soggetti qualificati e riconosciuti, come LetteraSenzaBusta con il servizio DocuCloud.
L’immodificabilità è garantita attraverso l’uso combinato di firma digitale, marca temporale e sistemi che tracciano ogni operazione effettuata sui documenti. In questo modo è possibile dimostrare che il contenuto non è stato alterato dopo la sua conservazione.
Per le Pubbliche Amministrazioni la figura è espressamente prevista e regolamentata. Per aziende e professionisti non sempre è obbligatoria, ma identificare un referente interno per la gestione documentale aiuta a mantenere ordine, coerenza e piena tracciabilità delle attività.
È utile definire regole di naming dei file, utilizzare metadati coerenti, creare una struttura di cartelle logica, stabilire chi può fare cosa (permessi e ruoli) e collegare la gestione documentale a un sistema di conservazione a norma per i documenti più critici.
Puoi partire da una selezione dei documenti più importanti (es. fatture, bilanci, contratti, documenti del lavoro) e affidarli a un servizio come DocuCloud, che ti permette di attivare la conservazione digitale online, pagare solo lo spazio utilizzato e conservare i documenti per 10 anni senza canoni annuali.
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