La raccomandata elettronica non è solo la PEC

Cos'è la raccomandata elettronica, come funziona la raccomandata digitale, chi la invia, come si ritira e quando scegliere la raccomandata digitale o la PEC

Con l'espressione «raccomandata elettronica» si indicano due strumenti diversi: la PEC, che viaggia tra caselle certificate, e la raccomandata digitale, che arriva sul cellulare o sull'email ordinaria del destinatario.

Confonderli ha conseguenze pratiche. Una PEC inviata a un indirizzo email ordinario produce soltanto la ricevuta di accettazione, mentre la raccomandata digitale non chiede al destinatario alcun indirizzo certificato.

Gli strumenti che danno valore legale a un invio sono messi a confronto nella guida agli strumenti con valore legale.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• Non solo PEC: «Raccomandata elettronica» indica due strumenti: la PEC, regolata dall'art. 48 CAD, e la raccomandata digitale, recapito certificato definito dall'art. 3 eIDAS.
• Effetti della PEC: Tra domicili digitali la PEC produce gli effetti di una raccomandata con ricevuta di ritorno (art. 6 CAD); verso un'email ordinaria dà solo l'accettazione.
• Prove ammesse: Le attestazioni di un servizio di recapito certificato non possono essere escluse in giudizio per la sola forma elettronica (art. 43, par. 1, eIDAS).
• Notifiche SEND: Chi riceve un avviso di cortesia di SEND e accede con SPID o CIE entro 5 giorni (120 ore) evita la raccomandata cartacea.
• Nessuno sportello: Una raccomandata elettronica non si ritira in posta: la PEC si legge nella casella, la raccomandata digitale si apre dal cellulare o dall'email.

Che cos'è la raccomandata elettronica?

La raccomandata elettronica è un invio digitale che documenta spedizione e consegna come una raccomandata, ma non coincide con la PEC: l'espressione comprende due strumenti con regole diverse.

La PEC è disciplinata dal Codice dell'amministrazione digitale (art. 48 CAD) e funziona tra caselle certificate. La raccomandata digitale è un servizio elettronico di recapito certificato, definito dal regolamento eIDAS (art. 3, n. 36), e raggiunge cellulari ed email ordinarie.

Le differenze tra i due strumenti:

Quando la PEC basta al posto della carta è spiegato nell'articolo su PEC e raccomandata cartacea a confronto.

Come funziona la raccomandata digitale?

La raccomandata digitale funziona come un messaggio WhatsApp, SMS o email che passa da un servizio di recapito certificato, il quale registra ogni passaggio con prove datate.

1. Destinatario: il mittente indica il numero di cellulare o l'email ordinaria e sceglie il canale.
2. Messaggio: scrive il testo e può allegare un documento, per esempio in PDF.
3. Invio: il servizio accetta il messaggio, lo trasmette sul canale scelto e registra accettazione e invio.
4. Consegna: il gestore attesta l'esito della consegna al dispositivo e, se avviene, l'apertura del messaggio.
5. Prove: il mittente scarica le attestazioni e le conserva per un'eventuale contestazione.

Le attestazioni le rilascia il gestore del servizio, non il mittente. Il regolamento eIDAS vieta di negare a questi dati effetti giuridici e valore di prova solo perché sono elettronici (art. 43, par. 1).

Quali documenti dimostrano spedizione e arrivo è spiegato nell'articolo su come si dimostrano invio e consegna.

Chi manda le raccomandate digitali?

Le raccomandate digitali le mandano amministrazioni pubbliche, imprese, professionisti e privati, ognuno con lo strumento adatto al destinatario.

• Amministrazioni pubbliche: gli enti che aderiscono a SEND, la piattaforma gestita da PagoPA, notificano atti come multe, avvisi di accertamento tributario e rimborsi.
• Imprese e professionisti: hanno l'obbligo di un domicilio digitale (art. 3-bis CAD), cioè una PEC o un recapito certificato qualificato, da cui possono inviare comunicazioni con valore legale.
• Privati e imprese verso chi non ha la PEC: usano un servizio di recapito certificato, che arriva sul cellulare o sull'email ordinaria.

SEND recapita la notifica alla PEC del destinatario o, in mancanza, invia un avviso di cortesia su app IO, email o SMS. Come si muove una notifica dall'ente al cittadino è spiegato nell'articolo sul percorso di una notifica SEND.

Come si ritira una raccomandata elettronica?

Una raccomandata elettronica non si ritira allo sportello: si apre dal canale su cui arriva, e cambia solo il modo di accesso.

• PEC: si legge nella casella certificata e si considera consegnata quando è disponibile nel domicilio digitale del destinatario (art. 6 CAD).
• Raccomandata digitale: arriva come messaggio WhatsApp, SMS o email e si apre dal dispositivo, senza passaggi in posta.
• Notifica SEND: si legge con SPID o CIE; chi accede entro 5 giorni (120 ore) dall'avviso di cortesia evita la raccomandata cartacea.
• Raccomandata cartacea con ritiro digitale: alcune raccomandate e atti giudiziari generati elettronicamente, se il mittente lo consente, si scaricano in PDF dal servizio online dell'operatore postale.

Il ritiro digitale delle raccomandate cartacee riguarda le persone fisiche e richiede un'identità digitale e una firma digitale remota, che è gratuita. Dove arrivano gli avvisi della piattaforma pubblica è spiegato nell'articolo sui canali di recapito delle notifiche SEND.

NotificaTo e SuperPEC: quale raccomandata elettronica scegliere

La scelta dipende dall'indirizzo che si conosce: con la casella PEC del destinatario serve una PEC, con il solo cellulare o la sola email ordinaria serve una raccomandata digitale.

NotificaTo, la raccomandata digitale di LetteraSenzaBusta, invia via WhatsApp, SMS o email a 9,97 € a invio, IVA inclusa, senza abbonamento. Genera fino a 8 prove certificate, secondo il canale, con sigillo elettronico e marca temporale qualificati.

Tra le prove di NotificaTo ci sono l'esito della consegna e l'eventuale apertura del messaggio. Per inviare serve la firma digitale cheFIRMA!, che si attiva gratis con la CIE di livello 3.

Per scrivere a una casella certificata c'è SuperPEC, la PEC senza canone, con invio a 1,97 € per destinatario, IVA inclusa, e il valore legale di una raccomandata A/R tra caselle PEC.

Per le istanze a un ufficio pubblico si usa la PEC: l'art. 65 CAD considera valide quelle inviate dal proprio domicilio digitale.

Conclusione

La raccomandata elettronica vale come prova in due forme: la PEC, con gli effetti della raccomandata A/R tra domicili digitali, e la raccomandata digitale, con attestazioni ammesse in giudizio anche verso chi non ha una casella certificata.

Per raggiungere un cellulare o un'email ordinaria c'è la raccomandata digitale con prove sigillate, mentre per scrivere a un indirizzo certificato basta una PEC con invii a consumo.